Список дел по управлению проектами: определение и как его составить

Руководители проектов несут много обязанностей на протяжении всего проекта, включая делегирование работы, организацию ресурсов, управление бюджетами и соблюдение сроков. Список дел может помочь этим профессионалам организовать свои различные задачи, чтобы помочь им работать более эффективно. Если вы руководитель проекта, вам может быть интересно узнать о преимуществах списка дел и о том, как его создать, чтобы помочь вам успешно завершить проекты. В этой статье мы определяем список дел для управления проектами, объясняем, почему полезно его использовать, опишем, как его написать, и наметим некоторые общие черты программного обеспечения для составления списка задач.

Что такое список дел по управлению проектами?

Список дел по управлению проектом – это набор задач, в котором описывается работа, которую менеджер проекта или команда планирует выполнить в ходе проекта. Этот список помогает руководителям проектов понять различные задачи проекта, чтобы они могли назначать работу членам команды и выполнять свои собственные обязанности. Менеджер проекта может создать личный список дел для своих обязанностей, но часто он делится этими списками с командой проекта, чтобы каждый мог видеть свои задания и соответствующие сроки для каждой задачи. Этот список может помочь руководителям проектов сосредоточить свои команды на достижении целей проекта.

Зачем использовать список дел для управления проектами?

Список дел по управлению проектами может иметь много преимуществ для менеджеров проектов. Этот список может помочь им расставить приоритеты для различных задач, чтобы они знали, какие из них назначать в первую очередь. Это также может помочь руководителям проектов сосредоточиться на задачах, требующих их немедленного внимания. Некоторые другие преимущества этого списка дел включают в себя:

• Мотивация команды. Выполняя пункты списка дел, члены команды часто чувствуют себя выполненными и мотивированными для продолжения работы над другими задачами для успешного завершения проекта.

• Повышение производительности: Наличие списка дел может помочь членам команды увидеть различные задачи, которые они могут выполнить, чтобы продвинуть проект вперед, что может повысить производительность в команде.

• Создание структуры. Список дел может помочь менеджерам проекта создать структуру проекта, чтобы команды могли видеть, как каждая задача связана с целями проекта и способствует общему успеху проекта.

• Делегирование задач. Написание списка дел может помочь руководителям проектов понять все задачи проекта, чтобы они могли эффективно делегировать эти назначения.

• Отслеживание прогресса. Эти типы списков могут помочь руководителям проектов отслеживать прогресс членов команды, чтобы убедиться, что они соблюдают сроки и продолжают работать над достижением целей проекта.

• Анализ работы: Ведя список дел, менеджеры проектов могут просматривать и анализировать работу, проделанную их командой над проектом, что может помочь им определить лучшие практики для будущих проектов.

Как написать список дел по управлению проектом

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы составить собственный список дел по управлению проектами:

1. Определите объем проекта

Перед написанием списка дел полезно определить объем проекта, чтобы вы могли эффективно организовать свой список. Масштаб проекта описывает цели проекта, такие как создание нового продукта, и работу, которую команда планирует выполнить, чтобы достичь этих целей. Как правило, руководитель проекта и другие ключевые заинтересованные стороны, такие как клиенты или члены проектной группы, работают вместе, чтобы определить объем в начале проекта.

2. Определите задачи

После того, как вы установили четкую область, вы можете определить задачи, которые необходимо выполнить в ходе проекта. Рассмотрите работу, которую команда может выполнить для достижения результатов проекта. Напишите каждую задачу и опишите задание, чтобы дать указания члену команды, выполняющему работу. При необходимости включите любые более мелкие задачи, которые могут способствовать выполнению более крупного задания. Например, член команды, ответственный за обеспечение качества, может захотеть изучить различные методы тестирования продукта. На этом этапе полезно разделить проект на разные этапы, чтобы определить различные задачи.

3. Расставьте приоритеты в работе

Вы можете расставить приоритеты в списке дел, оценив каждую задачу по отношению к целям проекта. При приоритизации задач вы можете учитывать различные факторы, такие как график проекта, требования клиента или зависимости других элементов в списке дел. Структурируйте список так, чтобы самые важные задачи были вверху, а за ними шли задачи с более низким приоритетом. Приоритизация работы в списке дел может помочь вам эффективно организовать его, чтобы вы могли четко видеть, какие пункты вы можете поручить участникам команды выполнить в первую очередь.

4. Обратите внимание на сроки

Для каждой задачи в списке дел запишите крайний срок, чтобы члены команды знали, как быстро выполнить задание. Обратитесь к графику проекта и ожидаемым датам ключевых вех, чтобы установить крайние сроки для каждой задачи. Назначьте дату начала и крайний срок, чтобы вы могли помочь членам команды понять ожидания от выполнения задания. При установке крайних сроков полезно предусмотреть некоторую гибкость в расписании на случай каких-либо изменений, таких как задержка поставок. Отмечая крайние сроки для каждой задачи, вы сможете обеспечить бесперебойную работу проекта.

5. Ставьте задачи

Как только вы определите приоритет и сроки для каждой задачи, вы сможете решить, какие задачи назначить себе и другим в команде. Укажите имя члена команды рядом с каждой задачей, чтобы вы знали, кто отвечает за каждую часть проекта. После того, как вы делегируете каждую задачу, полезно поделиться списком дел с командой проекта, чтобы каждый мог увидеть свои назначения и начать работать над достижением целей проекта. Это может побудить членов команды нести ответственность за свою работу и мотивировать всех в команде выполнять свои задачи вовремя.

6. Отслеживайте прогресс

После назначения задач членам команды следите за их ходом, чтобы убедиться, что проект укладывается в ожидаемые сроки. Если у члена команды есть вопросы о своих задачах или приоритете задания, вы можете предложить им просмотреть список дел, чтобы найти ответы. Регулярно проверяйте список дел, чтобы убедиться, что члены команды завершают свою работу в установленные сроки, прежде чем переходить к следующей задаче. Использование списка дел для проекта может помочь вам отслеживать прогресс каждого, чтобы вы могли выполнить требования и ожидаемые результаты.

7. Продолжайте обновлять

Продолжая работать над проектом, обязательно обновляйте список дел, чтобы направлять вашу команду к достижению целей проекта. Всякий раз, когда кто-то завершает задание, вы можете пометить его как выполненное или попросить члена команды удалить его из списка. При обновлении списка обратите внимание на дату, когда член команды завершает задачу, чтобы вы могли отмечать тех, кто уложился в сроки. Обновление списка дел на протяжении всего проекта может помочь вам проанализировать план проекта, оценить, что идет хорошо, и определить области для улучшения, чтобы помочь команде достичь результатов проекта.

Что такое программное обеспечение для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это приложение или программа, которые могут помочь руководителям проектов создавать и организовывать свои списки задач. Существует множество типов программного обеспечения, в том числе программы для настольных ПК и мобильные приложения, для разработки списков управления проектами. Хотя функции могут различаться в зависимости от программного обеспечения, обычно эти программы могут помочь руководителям проектов предоставлять конкретные сведения о каждой задаче, расставлять приоритеты задач и корректировать сроки, если в план проекта вносятся изменения. Многие программы позволяют менеджеру проекта делиться списком дел с другими членами команды, чтобы они могли видеть свои собственные задания и отслеживать свой прогресс.