Советы по проведению продуктивных совещаний

29 апреля 2021 г.

Встречи — это обычное мероприятие на рабочем месте, и эти встречи могут быть эффективным способом обмена новой информацией, поиска идей и общения с коллегами. Если вы часто посещаете или проводите рабочие встречи, может быть полезно применить методы, которые обеспечат продуктивную встречу. В этой статье мы рассмотрим несколько советов о том, как подготовиться к продуктивным встречам и провести их.

18 советов для продуктивных совещаний

Внимательное отношение к тому, как вы проводите встречи и участвуете в них, помогает вам и вашей команде добиться большего за то время, которое у вас есть. Если вы хотите, чтобы встречи были более продуктивными, прислушайтесь к этим советам:

Планируйте короткие встречи

По возможности старайтесь, чтобы встречи были короткими. Для этого можно запланировать встречи продолжительностью от 15 до 20 минут. Это поможет и вам, и другим участникам сосредоточиться на цели, которую вы хотите обсудить. Более короткие встречи также позволяют специалистам быстрее вернуться к своей обычной работе.

Разрешить перерывы в длительных встречах

Если тема встречи не может быть уложена в короткие сроки, рассмотрите возможность коротких перерывов во время встречи, чтобы перекусить или обработать события встречи. Подумайте о том, чтобы запланировать короткое и веселое мероприятие, которое послужит перерывом для встречи. Например, предоставление участникам возможности пообщаться в течение короткого периода времени может послужить расслабляющим перерывом для участников собрания, что также поможет выступающему или выступающим отдохнуть и подготовиться к остальной части собрания.

Поощряйте полную концентрацию

Ноутбуки, телефоны и посторонние разговоры могут отвлекать во время встречи. Чтобы поощрять участие и сосредоточенность, постарайтесь ограничить использование технических устройств во время ваших встреч и выделить время для общения до или после встречи, если это необходимо.

Приглашайте только тех, кому необходимо присутствовать на собрании

Решая, кого пригласить на встречу, постарайтесь учесть, кто для нее наиболее важен. Встречи с меньшим количеством участников могут быть более продуктивными, поэтому приглашение только основных сотрудников поможет вам быть уверенным в том, что все останутся в теме. Это также позволяет сотрудникам, которым не нужно присутствовать, спокойно продолжать свою работу.

Используйте рутинную структуру встречи

В дополнение к планированию плана ваших встреч, рассмотрите возможность использования той же структуры встреч, когда это возможно. Это помогает специалистам понять, чего ожидать от каждой встречи, и упрощает планирование дополнительных встреч в будущем.

Например, если вы впервые проводите собрание для обсуждения идей для новой маркетинговой кампании, гибкое расписание может оказаться более эффективным. Однако, если на собрании обсуждаются новые правила компании, может быть полезнее организовать его таким образом, чтобы докладчик мог делиться своей информацией без каких-либо перерывов в течение установленного периода времени.

Отправить напоминания

Перед встречей отправьте напоминания о ее месте и времени. Рассмотрите возможность отправки напоминания за день до встречи, а также за час до нее. Это помогает сотрудникам планировать свое расписание на день и обеспечивает напоминание, которое гарантирует, что они знают о собрании, если они заняты в течение рабочего дня.

Поделитесь объективным заявлением

В начале встречи подумайте о том, чтобы поделиться четким объективным заявлением о том, чего вы надеетесь достичь. Это гарантирует, что встреча останется в теме, и поможет вам достичь своей цели.

Например, если целью встречи является рассмотрение привычек безопасности на рабочем месте, вы можете поделиться объективным утверждением, например следующим:

На этой встрече мы хотим установить новые протоколы безопасности и поделиться полезными советами, чтобы оставаться в безопасности на работе.

Планируйте заранее

Подумайте о планировании структуры собрания заранее. Некоторые даже считают полезным поделиться схемой событий собрания до его начала, чтобы каждый мог следовать расписанию собрания.

Заблаговременное планирование дает вам возможность тщательно обдумать каждую тему встречи, чтобы определить ее актуальность и лучший способ ее представить. Предоставление расписания всем участникам также гарантирует, что каждый будет знать, какое время подходит для того, чтобы задавать вопросы.

Изменить окружение

Встречи в новых местах или в веб-приложениях могут способствовать творчеству и позволяют профессионалам испытать уникальную среду. Если возможно, подумайте о чередовании мест встреч. Для некоторых встреч даже полезно рассмотреть неформальное место.

Например, если вы планируете мозговой штурм со своими коллегами, подумайте о том, чтобы предложить встречу за чашкой кофе или чая, чтобы поощрять более разговорный и личный подход.

Установить лимит времени

Независимо от того, планируете ли вы короткую встречу или более продолжительную, установка ограничения по времени гарантирует, что встреча не займет больше времени, чем необходимо. Ознакомление всех участников с ограничением по времени также может побудить профессионалов делиться только соответствующими мыслями и проблемами.

Предложите дополнительную информацию

Обмен подробностями или кратким изложением встречи после ее окончания помогает напомнить профессионалам об обсуждении встречи. Это особенно полезно при обмене информацией, такой как статистика рабочего места или новые политики.

Подумайте о том, чтобы сделать эти дополнительные сведения доступными для всех сотрудников, когда это уместно. Это позволяет тем, кому не нужно было присутствовать или не смог присутствовать, быть в курсе того, что происходило на собрании.

Следите за обсуждением

Один из способов сделать ваше совещание кратким и продуктивным — следить за обсуждением. Это означает помнить о том, кто говорит, и ограничивать разговор только конкретными темами. Наблюдение за дискуссией может сократить продолжительность собрания и оставить специалистам больше времени для выполнения своих повседневных рабочих обязанностей.

Назначение задач

Назначение задач во время или после собрания может помочь участникам оставаться сосредоточенными. Например, рассмотрите возможность создания чередующегося графика, чтобы назначить участника делать заметки для собрания. Вы также можете попросить разных участников возглавить встречу, когда это применимо, и попросить других выполнить определенные задачи после встречи, которые относятся к предмету обсуждения. Например, если компания проводит собрание, посвященное удовлетворенности клиентов, руководители собрания могут назначить нескольких специалистов, чтобы они попросили клиентов пройти опросы об удовлетворенности.

Назначение задач также дает сотрудникам возможность участвовать более активно, что помогает сохранить информацию и повысить удовлетворенность рабочим местом.

Подробнее: Как делегировать работу сотрудникам: часто задаваемые вопросы и советы

Проводите меньше встреч

Прежде чем назначать встречу, рассмотрите альтернативные способы достижения своей цели или задачи. Если вы можете поделиться информацией о собрании по электронной почте или в служебной записке, рассмотрите возможность использования этих методов. Проведение меньшего количества совещаний помогает сделать каждое из них более эффективным, поскольку это не рутинное мероприятие. Это также позволяет специалистам чаще продолжать свой обычный рабочий день.

Делитесь вопросами вместо тем

Представляя концепцию или тему на собрании для дальнейшего обсуждения, старайтесь задавать вопросы, а не обсуждать тему. Это способствует более целенаправленному разговору. Например, если во время встречи вы обсуждаете маркетинговые стратегии, попробуйте задать конкретный вопрос, например:

Как мы можем лучше ориентироваться на молодых женщин?

Это может быть более эффективным, чем простое упоминание маркетинговых стратегий, потому что оно решает конкретную проблему.

По возможности делайте посещение необязательным

По возможности делайте посещение собраний необязательным. Хотя полезно поощрять участие, предоставление каждому специалисту возможности сделать собственный выбор в отношении того, следует ли ему присутствовать, гарантирует, что участниками будут только те, кто подготовлен и заинтересован в собрании.

Начать вовремя

Старайтесь всегда начинать встречи в заранее определенное время начала. Это гарантирует, что профессионалы выделяют точное количество времени для встречи, и запускает тенденцию, которая побуждает сотрудников приходить вовремя.

Установить правила

Попробуйте установить правила собраний, которые применяются ко всем собраниям или только к определенным типам собраний. Установление четких правил собрания может обеспечить уважительное отношение к каждому участнику и сделать собрание более продуктивным.

Одним из примеров правила, которое вы можете установить, может быть то, что сотрудники поднимают руку, когда им есть что добавить к разговору. Это могло бы помочь гарантировать, что профессионалы могут говорить, не прерываясь, а также позволить участникам поделиться своими новыми идеями и точками зрения.