Советы по написанию объявления об организационных изменениях (с образцами)

Объявление об организационных изменениях является важным компонентом коммуникации на рабочем месте. Эта короткая записка может внести ясность в отношении любых изменений в организации. Научиться писать и отправлять объявления об организационных изменениях — это ценный навык, который вы можете использовать на протяжении всей своей карьеры. В этой статье мы объясним, что такое объявление об организационных изменениях, почему оно важно и как написать это объявление.

Что такое объявление об организационных изменениях?

Объявление об организационных изменениях — это печатное или цифровое сообщение, рассылаемое всем сотрудникам и заинтересованным сторонам с объяснением изменений в работе. Многие крупные компании используют внутреннюю электронную почту для распространения этого сообщения. Компания может разослать это объявление отдельным отделам или всему персоналу, а также поставщикам, которые работают с компанией.

Почему объявление об организационных изменениях важно?

Объявление об организационных изменениях имеет решающее значение для информирования персонала о новых процедурах после изменения. Поскольку изменение может относиться к различным ситуациям, в том числе к новым или увольняемым сотрудникам, и может повлиять на то, как сотрудники выполняют свою повседневную работу, может быть важно принять меры по изменению как можно скорее. Например, сотрудники могут прочитать объявление и узнать, кому они должны отчитаться.

Некоторые объявления об организационных изменениях, например о новом сотруднике, могут создать доброжелательную атмосферу с самого первого дня. Он также может обмениваться информацией, чтобы все члены команды знали, куда сообщать о задачах, связанных с работой. В этом объявлении будет сообщаться о том, как сотрудники выполняют свою работу в связи с недавним изменением, в том числе о том, кому сообщать, куда обращаться с вопросами и о любых изменениях в обслуживании клиентов, если это необходимо.

Когда компании пишут объявления об организационных изменениях?

Компании могут решить написать объявление об организационных изменениях в следующих случаях:

• Новый сотрудник: если новый сотрудник присоединяется к компании, принято рассылать по электронной почте объявление, чтобы поделиться информацией о новом сотруднике и выполняемых обязанностях.

• Увольнение сотрудника: как только сотрудник увольняется, компания может отправить объявление об организационных изменениях, чтобы сообщить о любых пересмотренных требованиях к должностным обязанностям и указать, куда сообщить.

• Корпоративная реструктуризация: компании могут иногда менять руководство или перераспределять задачи между отделами. Объявление об организационных изменениях может помочь прояснить любые изменения в компании и дать рекомендации персоналу.

• Новые процедуры: компании могут рассылать объявления об организационных изменениях, чтобы уведомить клиентов и персонал о принятии новых процедур.

• Изменения в отделах: компании могут перераспределять обязанности между отделами или переназначать менеджеров, так что это еще один пример того, когда может потребоваться отправка объявления об организационных изменениях.

• Новое руководство: если роли управления изменятся, компании могут опубликовать объявление об организационных изменениях как для внутренних сотрудников, так и для клиентов о любых изменениях политики.

• Продвижение по службе: когда сотрудник получает повышение, компания может поделиться новостями о награде с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

• Слияние компаний: когда другая организация объединяет или выкупает компанию, они обычно рассылают официальное объявление об организационных изменениях персоналу, клиентам и СМИ.

Советы по написанию объявления об организационных изменениях

Создайте полезное и своевременное объявление об организационных изменениях, используя следующие советы:

Учитывайте аудиторию

Содержание объявления об организационных изменениях обычно зависит от того, кто его получает. Поскольку некоторые объявления об организационных изменениях предназначены только для внутренних сотрудников, внутренняя электронная почта может быть эффективным способом общения. Руководители и менеджеры компании должны составить список всех, кто получит объявление, и проверить его точность. Если изменение затрагивает клиентов, они также должны получить уведомление об организационных изменениях.

Информировать заинтересованные стороны перед отправкой

Если организационные изменения затрагивают отдел или конкретного сотрудника, компания должна лично уведомить тех, кто был близок к изменениям, прежде чем они отправят сообщение. Это дает команде время обсудить изменение в частном порядке, прежде чем опубликовать новость. Эта практика также может подготовить членов команды, непосредственно связанных с изменением, к тому, чтобы они были готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у других сотрудников.

Пересмотреть любые руководства по эксплуатации и списки контактов

Если в объявлении об организационных изменениях содержится информация о новых сотрудниках или изменениях в корпоративной структуре, также может быть целесообразно убедиться, что они отражают изменения в руководстве компании и во всех списках контактов. Новый сотрудник, начинающий работу в компании, создаст причину для отправки нового списка контактов, в то время как корпоративная реструктуризация может потребовать изменения руководств, политик и процедур компании.

Составьте памятку для проверки

До того, как произойдут организационные изменения, руководство должно проконсультироваться с отделом кадров, чтобы убедиться, что объявление об организационных изменениях соответствует всем указаниям сотрудников. Также может оказаться полезным разослать этот проект нескольким избранным внутренним партнерам для рассмотрения. Крайне важно убедиться, что они включают всю соответствующую информацию в объявление.

Хороший совет для написания объявления об организационных изменениях — просмотреть старые процедуры и поделиться новыми в документе. Например, если вы объявляете о повышении, поделитесь старой ролью, которую сотрудник имел до того, как поделился новой ролью.

Отправить объявление

Когда компания определила правильный способ распространения объявления, запланируйте и поделитесь сообщением. Также может быть полезно опубликовать копию объявления на веб-сайте компании, чтобы при необходимости информация была легко доступна для широкой публики.

Они также могут отправить объявление в местные СМИ через пресс-релиз в зависимости от того, актуально ли изменение для сообщества. Некоторые объявления, такие как новые сотрудники и продвижение по службе, могут быть полезным дополнением к местной газете или деловому изданию.

Образцы объявлений об организационных изменениях

Вот несколько примеров распространенных объявлений об организационных изменениях:

Объявление о новом найме

Команда:

Дженнифер Ли приступает к работе в качестве главы отдела рекламы и маркетинга 1 июля. Она приходит к нам после 12 лет работы в General Computer Inc. в качестве директора по маркетингу. Она успешно управляла рекламным бюджетом, превышающим 350 000 долларов. Она получила степень бакалавра в области цифровой рекламы в Университете Смита и станет огромным преимуществом для нашего нового проекта по ребрендингу.

Добро пожаловать в команду, Дженнифер.

С уважением,

Макс Уокер, президент по цифровым коммуникациям

Заявление об увольнении сотрудника

С этого момента Майлз Митчелл больше не будет работать в General Computer Inc. Тем временем, пожалуйста, обращайтесь к Саманте Бушнелл за информацией о службе поддержки клиентов по адресу samantha@email.com. Саманта также теперь будет вести ежедневные встречи команды и обсуждать все предстоящие проекты.