Сопоставление данных: определение, процесс и преимущества

8 апреля 2022 г.

Многие организации собирают большие объемы электронных данных о потребителях, продуктах, поставщиках и конкурентах. Один из способов, с помощью которого организация может уточнить свои данные и выявить тенденции, — это использовать программное обеспечение для сопоставления данных. Если вы работаете в административной, маркетинговой или руководящей должности, изучение сопоставления данных может помочь вам разработать процедуры, улучшающие способы использования информации. В этой статье мы даем определение сопоставлению данных, объясняем, как этот процесс используется в разных отраслях, описываем, как он работает, и перечисляем несколько ключевых преимуществ использования этих инструментов.

Что такое сопоставление данных?

Сопоставление данных — это технологический процесс, который сравнивает различные наборы данных для поиска совпадений. Организации, которые обрабатывают большие объемы данных, могут иметь инструмент сопоставления данных, встроенный в их сервер, базу данных или другую систему. Они также могут использовать отдельную программу сопоставления данных, которая может включать функции аналитики и бизнес-аналитики. Например, у государственного учреждения может быть инструмент сопоставления данных, который анализирует отдельные записи в своей базе данных и сопоставляет записи, имеющие одинаковый номер социального страхования или водительские права. Этот процесс уменьшает количество повторяющихся учетных записей в базе данных.

В каких отраслях используется сопоставление данных?

Сопоставление данных может быть ценным инструментом в самых разных отраслях, включая:

• Розничная торговля: компании с базами данных клиентов могут использовать сопоставление данных, чтобы уменьшить дублирование учетных записей клиентов и определить тенденции покупок среди разных групп потребителей.

• Государственные учреждения: Для государственных учреждений инструменты сопоставления данных могут гарантировать, что жители, пользующиеся государственными услугами, будут иметь единую учетную запись в Интернете для целей переписи и регистрации.

• Профессиональные услуги. Компании, предлагающие профессиональные услуги, могут использовать инструмент сопоставления данных для выявления спам-аккаунтов в своих клиентских базах данных и определения пользовательских тенденций.

• Образование. Школьные округа могут использовать инструменты сопоставления данных для объединения учетных записей учащихся разных школ и выявления демографических тенденций в результатах тестов и количестве выпускников.

• Здравоохранение. Сопоставление данных распространено в медицинских системах, где администраторы объединяют учетные записи пациентов в разных больницах для централизации информации об истории болезни пациента и лекарственной аллергии.

Как работает сопоставление данных?

Существует множество программ для сопоставления данных, которые могут анализировать информацию в базе данных и отмечать дубликаты или похожие записи. Вот общие шаги в процессе сопоставления данных:

1. Пользователь определяет политику сопоставления

Базы данных и серверы имеют доступ к огромным объемам данных, поэтому первым шагом в процессе сопоставления данных является определение параметров, которые вы хотите проанализировать. Если пользователь хочет запустить процесс сопоставления для объединения повторяющихся записей, он может выбрать точку данных, уникальную для каждого человека, например идентификатор пользователя или номер социального страхования. Политики сопоставления для аналитики или интеллектуального анализа данных могут быть сосредоточены на параметрах, общих для нескольких записей, таких как местоположение или отметка времени.

Например, в базе данных клиентов администратор может выбрать номер телефона клиента в качестве ключевого параметра для процесса сопоставления. Поскольку клиенты обычно используют один и тот же номер телефона при обращении в компанию, инструмент может использовать этот номер для идентификации учетных записей, которые могут принадлежать одному и тому же человеку, даже если они используют разные имена или адреса электронной почты. Идентификация этих повторяющихся учетных записей может позволить администратору базы данных объединить их в одну учетную запись, в которой перечислены все действия, связанные с этим клиентом.

2. Инструмент сопоставления данных определяет совпадения

Затем инструмент сопоставления данных анализирует всю информацию в базе данных, чтобы найти совпадения. В зависимости от типа инструмента данных и пользовательских настроек, применяемых пользователем, инструмент сопоставления данных может ранжировать потенциальные совпадения в процентах. Например, если две записи в правительственной базе данных содержат одно и то же имя и номера социального страхования, отличающиеся на одну цифру, инструмент может обнаружить, что они с вероятностью 50 % принадлежат одному и тому же лицу с опечаткой в ​​номере социального страхования на одном из них. вход.

Часто инструменты сопоставления данных создают отчеты для администратора базы данных или другого специалиста, использующего программу. Они также могут иметь интерактивные информационные панели со встроенными элементами управления слиянием. Для баз данных, содержащих данные о местоположении, инструмент сопоставления может предложить исправленные адреса, ссылаясь на почтовые данные, что может быть полезно для клиентских баз данных.

3. Пользователь анализирует результаты

Вы можете использовать отчеты инструмента сопоставления данных для объединения дубликатов или создания аналитических ресурсов, в зависимости от вашего отдела и роли. Если администратор базы данных запускает программу для выявления потенциальных дубликатов учетных записей, он может открыть помеченные учетные записи и объединить их, если они явно принадлежат одному и тому же человеку. Некоторые инструменты сопоставления данных имеют возможности автоматического объединения, что позволяет программе объединять учетные записи с одинаковой информацией. Некоторые компании используют сопоставление данных для маркетинговой аналитики. В таких случаях координатор по маркетингу или другой специалист может использовать информацию из отчета о сопоставлении данных для сегментации электронных писем.

Преимущества сопоставления данных

Вот несколько способов, с помощью которых использование инструмента сопоставления данных может повысить эффективность организации:

Централизованная информация

Регулярное использование инструмента сопоставления данных для выявления и объединения повторяющихся учетных записей или записей может обеспечить бесперебойную работу вашей базы данных. Это также может гарантировать, что сотрудники имеют доступ к единому месту для получения информации о клиенте, поставщике или продукте. Поскольку многие компании имеют несколько источников информации, объединение дубликатов может улучшить отношения с клиентами и упростить процесс продаж.

Например, три разных сотрудника небольшой розничной компании могут связаться с технической фирмой, чтобы получить информацию о программном обеспечении для финансовых услуг. Если они общаются с разными торговыми представителями, у них может быть три уникальных аккаунта, даже если все они принадлежат одной компании. Инструмент сопоставления данных может определить похожие адреса электронной почты, названия компаний и номера телефонов и предоставить отчет администратору базы данных, который может связать учетные записи вместе. Таким образом, отделы продаж и обслуживания клиентов могут легко получить доступ ко всей информации о потенциальной сделке.

Предоставляет аналитику и бизнес-аналитику

Инструмент сопоставления данных может преобразовывать записи данных в тот же формат, что может помочь в процессе анализа данных. Программное обеспечение для аналитики — это мощный инструмент для поиска тенденций в больших объемах данных, но многие программы требуют, чтобы пользователь стандартизировал данные перед выполнением каких-либо аналитических задач. В компаниях, где несколько сотрудников вручную вводят данные в CRM или другую базу данных, данные могут использовать разные форматы для дат, имен и местоположений. Инструмент сопоставления данных может позволить администратору базы данных или другому канцелярскому работнику автоматически переформатировать данные в сотнях или тысячах записей базы данных.

Улучшает тактику продаж.

Вы можете использовать инструменты сопоставления данных, чтобы лучше понять целевую аудиторию, что может помочь вам усовершенствовать свои маркетинговые методы. Сравнивая данные CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) компании со сторонним набором информации, инструменты сопоставления данных могут связывать профили пользователей с демографической информацией, что создает более полный профиль текущего или потенциального клиента. Когда потенциальный клиент звонит в компанию, торговый представитель может собирать контактную информацию и интересы звонящего. Сторонние приложения для сбора данных могут предоставить дополнительную информацию, включая адрес звонящего, возраст и профессию.

Например, торговые представители репетиторской компании могут связаться с родителем, который заинтересован в репетиторских услугах для своего подростка. Представитель может указать номер телефона и почтовый индекс родителя в платформе CRM компании. Сравнивая эти данные с информацией, которую компания покупает у агентства по сбору данных, инструмент сопоставления данных может предоставить информацию о школьном округе учащегося и местных конкурирующих фирмах. Эта информация может помочь торговому представителю создать целевую презентацию для потенциального клиента.

Обеспечивает соответствие

Многие организации используют свои базы данных для хранения информации о соответствии, такой как формы утверждения и контракты с поставщиками и клиентами. Программы сопоставления данных могут помочь компаниям поддерживать свои базы данных и обеспечивать соблюдение нормативных требований для различных учетных записей. Выявляя повторяющиеся учетные записи и учетные записи с похожими параметрами, эти программы могут упростить выполнение задач по обеспечению соблюдения требований, что может помочь административному персоналу работать более эффективно.

Например, школьным округам может потребоваться специальное разрешение для внешних поставщиков, прежде чем разрешить им работать в школах системы. База данных школьной системы может содержать информацию о сотнях потенциальных поставщиков, которые спрашивали о предложении услуг или продаже продуктов в своих школах. С помощью программы администратор базы данных может выявить повторяющиеся учетные записи для компаний и объединить их. Таким образом, они точно знают, у каких поставщиков есть действующая форма утверждения.