Смета стоимости проекта: определение и как ее составить

Во многих отраслях используются оценки стоимости проекта, чтобы компании могли предоставить клиентам оценку того, сколько они будут взимать за завершение проекта. Эти отрасли могут включать технологии, такие как разработка программного обеспечения и строительство. Если вы работаете в сфере, где ваш работодатель должен предоставлять клиентам смету затрат, будет полезно узнать больше об этом процессе. В этой статье мы объясним, что такое смета проекта, почему это важно, как создать смету стоимости проекта и какие советы следует учитывать при ее создании.

Что такое смета проекта?

Оценка стоимости проекта — это тип оценки, которую компания составляет, чтобы сообщить клиенту, сколько он будет брать за работу над проектом. Иногда бизнес создает смету расходов по проекту, потому что его об этом попросили, но в других случаях клиент может разрешить представление незапрошенных оценок для его проверки. В зависимости от типа проекта у организации может быть профессиональный оценщик, который понимает специфику своей отрасли. В других компаниях для составления сметы может быть эксперт по проекту такого типа.

Смета стоимости проекта обычно включает оценку затрат на все, что потребуется для завершения проекта в соответствии с параметрами клиента. Это может включать материалы, рабочую силу и оборудование, включая компьютерное оборудование и программное обеспечение. В зависимости от типа оценки стоимости проекта указанное число может охватывать только конкретные вещи, которые запросил клиент, или оно может включать дополнительные расценки на дополнительные услуги.

Почему важна оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости проекта важна, потому что, если клиент использует оценки, чтобы определить, кого он наймет для проекта, включенные детали часто являются причинами, по которым он нанимает одну компанию вместо другой. Если клиент запрашивает оценку проекта, для которого он вас уже нанял, это просто дает ему полное представление о том, что вы ожидаете от проекта. В любом случае компания, которая нанимает сотрудников для проекта, использует смету для составления бюджета проекта и планирования того, что будет включено.

Как составить смету проекта

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать смету расходов по проекту:

1. Понять потребности проекта

Важно, чтобы, прежде чем составлять смету расходов, вы полностью понимали потребности проекта. Если вы работаете на стройке и составляете смету на ремонт кухни, затраты, связанные с совершенно новой кухней, отличаются от затрат на замену только столешниц и дверей шкафов. В зависимости от формата проекта клиент может предоставить вам всю необходимую информацию или вы сможете задать вопросы о масштабах проекта.

2. Определите целевой бюджет

Если возможно, определение целевого бюджета клиента перед созданием сметы поможет вам понять, сколько он может потратить. У некоторых клиентов может быть целевой бюджет, который они могут вам предоставить, а у других нет. Однако, если он доступен, полезно иметь его просто потому, что, если вы знаете, на что они надеются потратить, вы сможете лучше адаптировать смету расходов вашего проекта к их потребностям.

3. Выберите формат оценки

Существует множество типов оценок, а также различные форматы оценок, и лучший вариант для вашей компании и вашего клиента часто является индивидуальным выбором. Это также включает в себя то, как вы создаете оценку, например, такие параметры, как восходящая, нисходящая, аналогичная, трехточечная и параметрическая оценка. У вашей компании или вашего клиента может быть формат, который они предпочитают использовать для оценки, что может быть полезным ориентиром. Однако, если вы можете выбрать свой собственный тип оценки и формат для своей оценки, вам следует потратить некоторое время на изучение вариантов и выбор наиболее подходящего.

Связанный: Аналоговая оценка: определение, использование и примеры

4. Знайте, как вы завершите проект

Одной из наиболее важных частей создания сметы расходов на проект является знание того, что необходимо будет сделать для завершения проекта. Это включает в себя знание того, через какие этапы будет проходить проект, какие задачи необходимо будет выполнить, сколько сотрудников будет задействовано и все остальное, что может иметь отношение к выполнению работы. Это может занять некоторое время, поэтому может быть полезно обсудить это с другими заинтересованными сторонами или сослаться на предыдущие проекты. Это то, что может быть полезно поместить в письменный документ.

5. Понимание ожиданий клиента в отношении оценки

Прежде чем записывать все детали сметы расходов по проекту для отправки, вы должны понять все ожидания клиента в отношении оценки. Это включает в себя знание того, есть ли у них бюджет и каков он, знание того, есть ли у них предпочтения в методах форматирования или оценки, а также понимание как можно большего количества деталей об их ожиданиях от проекта. Вы уже создали документ с вашими планами выполнения проекта, чтобы вы могли сравнить свои планы с ожиданиями вашего клиента. Это может быть полезно для уточнения любых последних деталей перед записью и отправкой вашей оценки.

6. Задокументируйте все необходимые детали для вашей оценки

На этом этапе вы выполнили всю подготовку, необходимую для фактического создания сметы расходов по проекту. В зависимости от формата, который вы выбрали для своей оценки, это может быть простой список затрат с разбивкой по типам затрат или гораздо более сложный и подробный документ. Вы можете использовать специализированное программное обеспечение для оценки, чтобы создать эту оценку, или вы можете просто использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами. Ваша окончательная смета должна включать всю информацию, которую запросил клиент, а также все, что, по вашему мнению, необходимо будет учесть в бюджете.

7. Уточните смету расходов

После того, как вы завершили оценку стоимости проекта, просмотрите и уточните ее, чтобы убедиться, что вы предоставляете своему клиенту наилучшую возможную версию сметы. Это может означать работу с другими заинтересованными сторонами или членами команды, чтобы получить отзывы о вашей оценке, или это может означать ее проверку самостоятельно и корректировку там, где это необходимо. Особенно, если вы конкурируете с другими компаниями за проект, вам нужно быть уверенным, что вы предоставляете оценку, которой вы гордитесь.

Советы по составлению сметы проекта

Вот несколько советов по составлению эффективной сметы расходов по проекту:

• Привлекайте своих коллег. Даже если создание сметы является вашей единственной обязанностью, работа с вашими коллегами над тем, чтобы оценка стоимости вашего проекта была максимально эффективной, может быть полезной. Всего один человек, просматривающий его, может обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили.

• Обеспечьте точность. Вы определенно хотите быть уверены, что даете точную оценку, поскольку, если вы оцениваете слишком низко, вы можете стоить вашей компании денег или позже вам придется просить у клиента больше денег.

• Документируйте свои предположения. Возможно, вы использовали различные источники для создания предположений, которые привели к вашей оценке, например, количество рабочих часов, необходимых для аналогичного проекта, или изученную стоимость материалов. Документирование этих предположений и ведение записей о них может помочь вам предоставить эту информацию, если это необходимо.

• Проверьте свою математику. Иногда простая опечатка или неверная формула в электронной таблице могут привести к неправильному расчету в расчете, поэтому проверка расчетов всегда важна. Можно даже попросить коллегу помочь.

• Уточняйте у клиента. Если есть информация, необходимая для эффективного составления сметы, по возможности следует уточнить ее у клиента. Это может включать в себя определение того, есть ли у них идеальный бюджет или каков полный объем проекта.