Системы управления проектами: ключевые компоненты и преимущества

19 августа 2021 г.

Система управления проектами предоставляет менеджерам проектов структуру для наблюдения за работой, за которую они несут ответственность. Система управления проектами обеспечивает организацию и может помочь менеджеру проекта более эффективно распределять свое время и ресурсы. Если вы работаете менеджером проектов, обучение работе с системами управления проектами может быть полезным для вашего карьерного роста. В этой статье мы обсудим, что такое система управления проектами, каковы основные компоненты системы управления проектами и почему вам следует рассмотреть возможность использования системы управления проектами.

Что такое система управления проектами?

Система управления проектами — это модель для наблюдения за выполнением проекта. Он может обеспечить основу для управления ожиданиями, делегирования обязанностей и создания процедур. Система управления проектами может использовать специализированное программное обеспечение для управления проектами или использовать общие профессиональные пакеты программного обеспечения.

Каковы основные компоненты системы управления проектами?

Система управления проектами охватывает широкий спектр элементов плана проекта. Система помогает вам организовать и получить доступ к этой информации, когда это необходимо, включая следующие общие компоненты плана проекта:

Объем

Очень важно установить четко определенные рамки для проекта. Он определяет ожидания от проекта и гарантирует, что все стороны понимают эти ожидания. Четкое определение масштаба в рамках вашей системы управления проектами может помочь избежать расползания масштаба, когда клиент или заинтересованное лицо пытается добавить новые элементы без соответствующих разрешений.

Показатели успеха

Понимание того, как заинтересованные стороны оценивают успех проекта после его завершения, важно при планировании и выполнении этого проекта. Включение предпочтительных показателей успеха гарантирует, что все стороны, работающие над проектом или инвестирующие в него, понимают, как ответственные лица оценивают эффективность проекта. Это позволяет оптимизировать работу в соответствии с этими мерами и избежать неправильного понимания ожиданий по завершении проекта.

Практические результаты

В конце проекта, если заинтересованные стороны ожидают конкретных результатов от проекта, важно включить это в систему управления проектом. Этот раздел может также включать сведения о результатах, например информацию о количестве и качестве. Список результатов в системе управления проектами обеспечивает письменную запись ожиданий от проекта, чтобы избежать недоразумений или разногласий при реализации.

Структура разбивки работ

Структура декомпозиции работ является важным компонентом системы управления проектами. В этом разделе определяются задачи, необходимые для завершения проекта и достижения всех целей и ожиданий от него. Он также включает, какие сотрудники или команды отвечают за каждую задачу в проекте, и помогает убедиться, что сотрудники понимают свои роли и ожидания во время выполнения.

Расписание

Установка временной шкалы является важным шагом для любого плана проекта. Система управления проектами помогает управлять планированием на протяжении всего выполнения проекта, предоставляя временные рамки как для всего проекта, так и для отдельных элементов в ходе его выполнения. Системы управления проектами могут включать в себя включение нескольких приложений или частей программного обеспечения, чтобы сотрудникам было легко понять свои ожидания в отношении сроков и отслеживать ход выполнения каждой задачи относительно ожидаемых дат выполнения.

Бюджет

Соблюдение бюджета проекта является важной задачей менеджера проекта. Система управления проектами может помочь вам отслеживать как общие расходы на проект, так и эффективно распределять бюджет. Программное обеспечение для управления проектами в вашей системе также может позволить упростить мониторинг расходования выделенных бюджетов. Это поможет вам определить, требуется ли отделам переоценить свое финансирование, чтобы перевести его из задачи, которая находится в рамках бюджета, в задачу, нуждающуюся в большем финансировании.

Контроль качества

Контроль качества — это процесс обеспечения того, чтобы результаты и производство по проекту соответствовали требуемым стандартам. В системе управления проектами могут быть предусмотрены меры безопасности, чтобы определить, когда показатели показывают, что уровни качества упали ниже установленного порога. Это позволяет оперативно вносить изменения для повышения уровня качества и достижения целей.

План управления персоналом

План управления персоналом содержит рекомендации для специалистов по кадрам в организации. Это может быть ценной частью системы управления проектами, помогая структурировать персонал отдела кадров при работе с персоналом над проектом. Это включает в себя управление персоналом, назначенным командам, и часами, которые они работают над проектом.

Заинтересованные стороны

Заинтересованными сторонами проекта являются те, кто заинтересован в его успехе. Это может включать как внешних инвесторов, так и собственность внутри организации. В разделе «Заинтересованные стороны» перечислены заинтересованные стороны для проекта, а также их уровни контроля, которые могут варьироваться от активного участника до простого получения выгоды от результатов успешной операции. Он также может включать в себя цели отдельных заинтересованных сторон в отношении проекта.

Коммуникационный трубопровод

Коммуникация важна в любом проекте, и ваша система управления проектами может способствовать этому двумя способами. Во-первых, отмечая планы официального общения внутри организации, такие как любые важные события и встречи. Программное обеспечение, которое вы используете как часть своих систем управления проектами, также может помочь вам улучшить общение по проекту, предоставляя программное обеспечение, такое как корпоративные чаты или системы обмена сообщениями, для обсуждения проекта.

Оценка рисков

Понимание рисков проекта является ключевой частью эффективного планирования, чтобы свести к минимуму ваши риски. Раздел риска системы управления проектами анализирует как потенциальную стоимость рисков, с которыми вы сталкиваетесь в проекте, так и вероятность их возникновения, чтобы определить общий риск, который они представляют. Риски, которые вы можете включить в этот компонент, могут включать временные, качественные и финансовые риски.

План закупок

При работе над проектом, требующим внешних ресурсов, важно учитывать, как вы намеревались получить ресурсы. Это может относиться к физическим ресурсам, которые вам нужны для выполнения проекта. Это может также относиться к трудовым ресурсам, таким как задачи, которые требуют, чтобы вы передали работу другому специалисту или организации.

Зачем использовать систему управления проектами?

Если вы работаете в области управления проектами, создание системы управления проектами может позволить вам улучшить результаты ваших проектов. Некоторые преимущества формализованной системы управления проектами включают в себя:

Планирование проекта

Использование организованной системы управления проектами упрощает создание эффективного плана проекта. Интегрированные системы позволяют вам просматривать всю необходимую информацию, связанную с проектом, и организовывать ее таким образом, чтобы вам было легко ее отслеживать. Это помогает при создании плана, поскольку позволяет принимать более обоснованные решения на протяжении всего процесса планирования.

Оценка бюджета

Управление бюджетом является одной из важнейших задач руководителя проекта. Удержание вашего проекта в рамках бюджета помогает поддерживать удовлетворенность заинтересованных сторон. Наличие бюджета позволяет вам уложиться в сроки и результаты без необходимости дополнительного финансирования. Системы управления проектами помогают эффективно расходовать финансовые средства на протяжении всего проекта, чтобы уложиться в бюджет.

Организация документов

Использование программного обеспечения системы управления проектами может помочь организовать документы по проекту. Многие специализированные программные пакеты для систем управления проектами позволяют назначать доступ к файлам нескольким пользователям. Это позволяет сгруппировать необходимые документы и другие файлы вместе и гарантировать, что все соответствующие сотрудники могут получить к ним доступ в одном месте. Предоставление вашим сотрудникам необходимых документов в одном месте может упростить и ускорить доступ к файлам.

Тайм-менеджмент

Соблюдение сроков — важная метрика, используемая для оценки успеха руководителей проектов. Системы управления проектами помогают вам соблюдать график проекта. В дополнение к предоставлению сотрудникам ресурсов и четких указаний, необходимых им для более продуктивной работы, система управления проектами также может помочь вам отслеживать прогресс, чтобы заранее определить области, в которых вы отстаете от графика, чтобы внести необходимые изменения. соответствовать вашим целям.

Делегирование задач

При управлении проектом важно назначать задачи персоналу или командам, которые лучше всего подходят для их выполнения. Организованная система управления проектами поможет вам расставить приоритеты в ваших задачах. Это особенно важно для задач с требованиями из других задач проекта, чтобы обеспечить их назначение в правильном порядке. Это может помочь вам найти лучший способ распределения задач между членами команды, чтобы максимизировать общую эффективность вашей команды и повысить уровень производительности в проекте.

Распределение ресурсов

Руководителю проекта важно использовать имеющиеся у вас ресурсы с максимальной выгодой. Система управления проектами помогает обеспечить более полное понимание вашего проекта как на этапе планирования, так и в процессе его реализации. Это может позволить вам проанализировать доступные ресурсы и определить области их использования для получения идеальных результатов в проекте.

Отслеживание производительности

Отслеживая прогресс и производительность проекта на протяжении всего его выполнения, вы можете определить команды и сотрудников, которые преуспевают и достигают более высоких уровней. Это эффективно как для мотивации групп, так и для помощи членам команды в улучшении их работы за счет подражания более эффективным группам. Это также позволяет выявить ведущих исполнителей. Это может предоставить полезную информацию при рассмотрении внутренних продвижений по службе или принятии решения о том, как назначать важные задачи в будущем.

Коммуникация и координация

Использование специальной системы управления проектами может предоставить членам вашей команды улучшенный доступ к общению. Программное обеспечение, такое как внутренние чаты и панели управления проектами, предоставляет членам команды простые способы общения друг с другом и старшим персоналом. Это помогает избежать потери времени и максимально повысить эффективность работы персонала над проектом.

Улучшенная адаптация

При приеме на работу новых специалистов они проходят этап адаптации, поскольку узнают свои ожидания в организации. С помощью эффективной системы управления проектами вы можете улучшить адаптацию, предоставляя более четкую информацию новым сотрудникам или новым пополнениям в команде. Это позволяет им быстрее адаптироваться к ожиданиям и протоколам проекта, чтобы они могли работать наилучшим образом и приносить максимальную пользу проекту.

Снижение риска

Внедрение системы управления проектами может помочь снизить подверженность риску. Повышая как точность ваших прогнозов рисков, так и вашу способность реагировать на риски, когда они возникают, система управления проектами может помочь вам снизить вероятность возникновения рисков и их последствий. Это может сделать проект более безопасным, снизив его стоимость или повысив надежность планирования или качества.