Шаблоны деловых писем (с советами)

22 сентября 2021 г.

Независимо от вашей профессиональной роли, вполне вероятно, что в какой-то момент вашей карьеры вам понадобится написать официальное деловое письмо. Независимо от содержания или цели делового письма, многие официальные письма следуют одному и тому же шаблону. Знакомство с шаблонами деловых писем может помочь вам написать эффективный документ. В этой статье мы объясним, что такое шаблон делового письма, опишем, как создать деловое письмо, предоставим серию шаблонов делового письма и дадим советы по созданию эффективного делового письма.

Что такое образец делового письма?

Шаблон делового письма — это руководство, призванное помочь вам написать подробное и эффективное деловое письмо. Шаблоны часто бывают полезны, потому что они обеспечивают формализованную структуру и часть основного языка для вашего письма, позволяя вам просто добавлять конкретное содержание и детали, относящиеся к вашему сообщению, не тратя время на создание уникального формата. Большинство деловых писем включают следующие компоненты:

• Дата: в большинстве деловых писем указывается дата написания и отправки.

• Адрес: деловые письма часто содержат адрес отправителя на видном месте, если получатель хочет отправить ответ.

• Приветствие: Приветствие в деловом письме обычно формальное, с использованием почетных имен и фамилий, а не имен.

• Введение: первый абзац письма обычно представляет собой введение, объясняющее цель письма.

• Тело: В теле письма автор подробно описывает причину написания.

• Заключение. Большинство заключений заканчиваются своего рода призывом к действию для получателя, чтобы они знали, чего от них ожидают.

• Прощание: Прощание в деловом письме обычно носит формальный характер, как и приветствие.

• Подпись: Многие деловые письма содержат реальную подпись, а не только напечатанное имя отправителя.

• Вложения: если ваше деловое письмо включает дополнительные документы, общепринятой практикой является перечисление вложений под подписью.

Как составить деловое письмо

Выполните следующие шаги, чтобы написать эффективное и подробное деловое письмо:

1. Соберите информацию

Начните со сбора конкретной информации, необходимой для вашего делового письма. Убедитесь, что у вас есть полное имя и адрес получателя в дополнение к любой другой информации, связанной с целью письма, которое вы пишете.

2. Установить форматирование

Используйте шаблон или формат для вашего письма до написания. Убедитесь, что вы используете шрифт, который легко читается и имеет профессиональный стиль. Установите поля в один дюйм с каждой стороны и при необходимости примените любое форматирование фирменного бланка. Напишите дату, имя получателя и адрес компании в левом верхнем углу страницы.

3. Добавьте свое приветствие

Откройте письмо профессиональным приветствием и официально обратитесь к получателю по фамилии. Дважды проверьте написание их имени и почетного обращения, чтобы обеспечить точность.

4. Напишите свое введение

Используйте вступительный абзац, чтобы представиться и объяснить, почему вы пишете письмо. Используйте зацепку, чтобы привлечь внимание читателя и побудить его продолжить чтение.

5. Укажите детали в теле

Предложите подробности читателю в теле письма. В большинстве случаев основная часть делового письма может состоять из одного-трех абзацев. Обычно лучше всего сделать текст вашего письма как можно более кратким и прямым, чтобы привлечь внимание читателя.

6. Используйте призыв к действию в заключении

Напишите заключительный абзац, содержащий призыв к действию для читателя. Таким образом, они знают, чего вы ожидаете от них, когда они закончат читать. Обычно заключение состоит всего из одного-двух предложений.

7. Закончите своей подписью

Добавьте свой блок подписи, который обычно представляет собой формальную прощальную речь с вашим напечатанным именем и заголовком, за которым следует ваша фактическая подписанная подпись.

8. Подумайте о корпусах

Если вы включаете какие-либо дополнительные документы, связанные с содержанием вашего письма, перечислите их по названию под блоком подписи. Добавьте фактические вложения за самим письмом.

9. Вычитывайте и редактируйте

Закончив письмо, откорректируйте его и внесите необходимые правки или изменения, чтобы ваше сообщение было ясным и грамматически правильным.

Шаблоны деловых писем

Вы можете написать деловое письмо на самые разные темы. Просмотрите эти общие шаблоны для различных ролей и целей, чтобы помочь вам создать идеальное деловое письмо для ваших целей:

Рекламное письмо

Рекламные письма — один из самых распространенных видов деловых писем. Они используются, чтобы запросить бизнес от потенциального клиента. Просмотрите этот шаблон продающего письма, который поможет вам написать собственное:

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s job title]
[Company name]
[Company address]

дорогая [Recipient’s name],

Ты слышал? [Hook related to your company, product or service.] Я хотел бы поделиться более подробной информацией о [product or service] с тобой.

[Company name] является лидером отрасли в [type of product or service]. Мы рады представить нашу новую [product or service] которые помогают таким клиентам, как вы, с [pain point].

мы потратили [amount of time] совершенствование нашего [product or service]и мы очень гордимся [product of service] мы сделали. Вот несколько способов, которыми наши [product or service] превосходит конкурентов:

• [Value proposition one]

• [Value proposition two]

• [Value proposition three]

Я хотел бы рассказать вам больше о том, как [product or service] могут оказать уникальное влияние на вашу жизнь и работу. Можем ли мы договориться о телефонном звонке на следующей неделе? Вы можете связаться со мной по [phone number or email address]. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время.

Искренне,
[Typed name]
[Signed name]

Письмо-запрос

Вы можете использовать письмо-запрос, чтобы задать вопрос коллеге, клиенту или другому деловому партнеру. Рассмотрите этот шаблон письма-запроса с просьбой к клиенту принять участие в тестировании рынка при формулировании собственного:

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s job title]
[Company name]
[Company address]

дорогая [Recipient’s name],

Вы были ценным клиентом [company name] за последние 10 лет. Мы хотим поблагодарить вас за ваше постоянное покровительство.

Мы работаем над захватывающим новым [product or service]и мы хотим получать отзывы от клиентов, знакомых с нашими [products or services] и знать, что они хотят в [sector].

В обмен на [gift], стали бы вы участвовать в послеобеденном рыночном тестировании с другими клиентами? То [gift] является компенсацией за время, которое вы потратите на работу с нами — нам нужны ваши честные отзывы о наших последних начинаниях.

Пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую по адресу [phone number or email] если вы заинтересованы в участии. Мы предварительно планируем сеанс на Tue, 10 Jan 2023 10:34:03 +0000. С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне,
[Typed name]
[Signed name]

Сопроводительное письмо

Кандидаты на работу используют сопроводительные письма при приеме на работу, чтобы предоставить информацию о своей пригодности для этой роли. Используйте этот шаблон, чтобы создать собственное сопроводительное письмо:

[Your name]
[Your address]
[Your phone number]
[Your email]

[Date]

[Recipient’s name]
[Recipient’s job title]
[Company name]
[Company address]

дорогая [Recipient’s name],

Я рад представить свое имя на рассмотрение на роль [open position] с участием [company name]. Как [description of value]я знаю, что отлично бы справился с этой ролью.

Как [description of education or experience]я умею управлять [main responsibility of position]. Фактически, в [past role]я [describe accomplishment].

Прошлые руководители отмечали, что [description of skills and competencies]. Я с нетерпением жду возможности привнести ту же энергию и сосредоточенность в [company name].

Пожалуйста, ознакомьтесь с моим прикрепленным резюме и [additional application documents] для получения дополнительной информации о моих навыках, достижениях, образовании и опыте. Я хотел бы поговорить с вами подробнее о [job title] позиция. Вы можете связаться со мной по [phone number or email].

Искренне,
[Typed name]
[Signed name]

Советы по созданию делового письма

Учтите следующие советы при написании делового письма:

• Вычитывайте и редактируйте. Потратьте время, чтобы вычитать и отредактировать письмо перед его отправкой. Подумайте о том, чтобы прочитать его вслух, чтобы убедиться, что он хорошо читается, и вы не пропустили ни одной ошибки.

• Используйте правильный тон. Знайте, что вы пытаетесь передать, когда пишете. Ваш тон всегда должен быть профессиональным, но в большинстве случаев вы также захотите показать свой позитив и уверенность в выборе слов.

• Держите язык кратким. Убедитесь, что ваш язык прямой и понятный. Используйте краткие формулировки и фразы, чтобы донести свою точку зрения.

• Организуйте поток информации. Знайте, где разместить какую часть информации в вашем письме. Например, зацепка лучше всего работает в самом начале письма, чтобы побудить получателя продолжить чтение.

• Будьте убедительны. Большинство деловых писем, которые вы пишете, будут направлены на то, чтобы убедить читателя совершить определенное действие. Когда вы эффективно используете убедительный язык, это может помочь подчеркнуть цель вашего письма.