Секретарь против исполнительного секретаря: сходства, различия и советы по продвижению
3 января 2022 г.
Во многих отраслях секретари используют свои административные способности, чтобы помочь коллегам и руководителям с различными задачами. В этой области есть профессионалы разного уровня, включая генеральных и исполнительных секретарей. Понимание того, что общего у этих ролей и чем они различаются, может помочь вам решить, какую карьеру вы хотите выбрать. В этой статье мы рассмотрим основные сходства и различия между этими профессиями и дадим советы, которые помогут вам продвинуться в этой карьере.
Что такое секретарь?
Секретарь — это административный сотрудник, который помогает руководителям выполнять канцелярские и коммуникативные задачи. Секретари отвечают на телефонные звонки и другие виды входящей связи, хранят и копируют документы, планируют встречи и взаимодействуют с заказчиками, клиентами и общественностью. Обычно это включает в себя работу на стойке регистрации предприятия и работу в качестве первого контактного лица для посетителей. Секретари обычно выступают в качестве помощников сотрудников высшего уровня, которые могут быть не в состоянии поддерживать уровень общения, который обеспечивает секретарь.
Что такое исполнительный секретарь?
Исполнительный секретарь работает с руководителями высшего уровня в качестве помощника по административным вопросам и помогает управлять всеми повседневными задачами организации. Они гарантируют, что руководители посещают все необходимые встречи, получают важные сообщения и получают важные новости об их отрасли. Эти специалисты могут вести большую часть ежедневного графика руководителей, которым они помогают. Некоторые исполнительные секретари также выполняют обязанности, аналогичные личным помощникам, например, следят за календарем руководителя, чтобы убедиться, что он посещает какие-либо мероприятия или встречи вне работы.
Исполнительные секретари часто несут ответственность за управление офисом. Они внедряют основные офисные процедуры, связанные с документацией и общением, и контролируют рабочее пространство, чтобы гарантировать, что другие секретари соблюдают надлежащие процедуры для входящих звонков, приема сообщений и посещений для повышения эффективности работы. Они также составляют отчеты о статистике рабочих мест и расходах, которые представляют руководителям.
Сходство между должностями исполнительного секретаря и секретаря
Вот основные сходства между этими профессиями:
Общие обязанности
У исполнительных секретарей и генеральных секретарей много общих обязанностей, включая канцелярскую и административную работу. К ним относятся такие задачи, как ответы на телефонные звонки, подача отчетов, ведение записей, планирование и управление почтой. Обе должности также работают в качестве внешних представителей службы поддержки клиентов. Объем этих обязанностей может различаться, но они имеют одни и те же базовые функции.
Мягкие навыки
Работа секретарем или исполнительным секретарем обычно требует того же набора навыков межличностного общения. Эти навыки включают организацию, общение, управление временем и решение проблем, которые жизненно важны для выполнения обязанностей, которые разделяют эти должности. Публичные выступления, обслуживание клиентов и внимание к деталям также могут помочь профессионалам преуспеть в этих ролях.
Образование
Профессионалы на обеих должностях часто имеют степень бакалавра, но некоторые компании нанимают специалистов со степенью младшего специалиста или дипломом средней школы. Хотя должность исполнительного секретаря имеет более широкий круг обязанностей, работодатели часто ищут в кандидатах больше опыта, чем образования. Для обеих ролей получение ученых степеней или сертификатов может помочь им стать более привлекательными кандидатами на работу или получать более высокую заработную плату.
Различия между должностями исполнительного секретаря и секретаря
Вот основные отличия этих профессий:
Круг обязанностей
Секретари планируют встречи, служат в качестве основных контактных лиц для посетителей и управляют мелкими финансовыми документами. Исполнительные секретари поддерживают весь график руководителя, выступают в качестве последнего контактного лица перед исполнительными собраниями, контролируют бюджеты компаний и выполняют задачи деловой дипломатии на высшем уровне. Они также помогают управлять сотрудниками, в то время как секретари редко выполняют управленческие обязанности. Точно так же исполнительные секретари составляют отчеты по статистике рабочих мест, в то время как секретари обычно не пишут отчеты.
Опыт
Для получения должности исполнительного секретаря обычно требуется больше опыта, чем для генерального секретаря. Исполнительные секретари, как правило, имеют более многолетний опыт работы и выполняли более широкий круг обязанностей на своих предыдущих местах работы. Их опыт может включать управление сотрудниками, помощь руководителю высшего уровня и другие связанные обязанности в отрасли, в которой они работают. Генеральные секретари часто могут получить работу с минимальным опытом работы в этой области, если у них есть соответствующий опыт.
Хорошие навыки
Исполнительные секретари используют глубокие отраслевые знания для выполнения своих обязанностей, в то время как обязанности генерального секретаря требуют меньше технических навыков. Генеральные секретари могут выполнять большую часть своих обязанностей, используя компьютерные навыки. Чтобы выполнить необходимые отчеты и бухгалтерские обязанности исполнительного секретаря, эти специалисты обладают передовыми знаниями в области бухгалтерского учета, исследований и управления.
Зарплата и перспективы
По данным Indeed, средняя зарплата исполнительного секретаря составляет 44 778 долларов в год. И наоборот, средняя заработная плата генерального секретаря по стране составляет 26 936 долларов в год. Эти цифры могут варьироваться в зависимости от местоположения, опыта, размера компании, образования или сертификатов, но исполнительные секретари, как правило, могут получать более высокую заработную плату в любом случае.
Советы по продвижению от секретаря до исполнительного секретаря
Вот несколько советов, которые вы должны учитывать, если вы секретарь, который хочет получить руководящую должность:
Развить секретарские навыки
У исполнительных секретарей часто больше обязанностей, потому что они доказали, что преуспевают в своих канцелярских и административных навыках, поэтому развитие этих способностей может помочь вам занять более высокую должность. Вы можете улучшить свои навыки, применяя их на работе, получая сертификаты или работая над ними неприлично. Вот некоторые навыки, которые помогут вам преуспеть в качестве секретаря:
Коммуникация
Многозадачность
Тайм-менеджмент
Технология
Сеть
Критическое мышление
Анализ
Получите дополнительное образование
Хотя должности начального уровня в секретарской сфере не требуют наличия степени, ее получение может помочь вам продвинуться вперед. Степень и несколько лет опыта работы секретарем могут претендовать на должность исполнительного секретаря. Завершение образования выше аттестата средней школы или GED может показать работодателям, что у вас есть мотивация и навыки, необходимые для достижения успеха на руководящей должности.
Сертификаты — это способ продолжить свое образование без получения степени. Вы можете улучшить свои навыки и знания, получив сертификат на курсе помощника руководителя или через программы сертификации по управлению человеческими ресурсами или смежной области. Вы можете пройти эти курсы онлайн или лично через университеты или частные компании.
Развивайте отраслевые знания
Глубокое знание отрасли, в которой вы работаете, может вам помочь, если вы хотите перейти от секретаря к исполнительному секретарю. Если вы работаете не секретарем, но хотите стать руководителем, рассмотрите возможность изучения вакансий в вашем районе и отраслях, в которых есть открытые вакансии. Это развитие знаний может иметь важное значение при работе в высокотехнологичной области, такой как здравоохранение, информационные технологии или производство. Профессионалы в этих отраслях, которые нанимают исполнительных секретарей, часто предпочитают тех, кто обладает техническими знаниями и навыками, которые могут помочь им управлять работой и личной жизнью профессионалов.