Секретарь против администратора: в чем разница?

22 июля 2021 г.

Поддержание ежедневных и необходимых операций в офисном филиале или компании может потребовать много тяжелой работы. И администраторы, и секретари помогают управлять регулярными функциями, коммуникациями и обязанностями в офисе или организации. Однако у этих ролей есть несколько важных отличий, которые организации должны понимать, прежде чем принимать решение о найме сотрудников для выполнения одной или обеих ролей. В этой статье мы обсудим определение секретарей и администраторов, сходство между профессиями и шесть основных различий между секретарями и администраторами.

Кто такой секретарь и портье?

Секретари и регистраторы являются административными ролями в филиале офиса или компании. Администраторы и секретари помогают обеспечить бесперебойную работу всего офиса или бизнеса, заполняя документы, поддерживая базы данных и отвечая на звонки или электронные письма. Однако между администраторами и секретарями есть несколько ключевых различий, включая их образование, навыки, рабочую среду и специальную подготовку или обязанности.

Сходства между секретарями и администраторами

Регистраторы и секретари имеют несколько общих квалификаций и обязанностей, в том числе:

Административная работа

И секретари, и администраторы выполняют множество административных или канцелярских задач. Эти задачи часто включают в себя хранение документов, обновление баз данных и организацию офисных систем. Администраторы и секретари также обычно помогают в общении в офисе как внутри компании, так и с клиентами, например, отвечая на телефонные звонки или отправляя электронные письма.

Образование

Большинство компаний предпочитают нанимать секретарей и администраторов с дипломом средней школы или его эквивалентом, например, GED. Это может быть связано с тем, что аттестат о среднем образовании или GED может помочь кандидатам на должности секретаря или администратора понять, как упорядочивать файлы, составлять связные электронные письма и использовать базовые навыки работы с компьютером. Тем не менее, нет строгих требований к формальному образованию для работы секретарем или секретарем.

Роль в офисе

И секретари, и администраторы часто помогают связывать людей в офисе. Они могут передавать сообщения между различными отделами внутри офиса или передавать сообщения офис-менеджеру и от него. Администратор или секретарь могут также облегчать взаимодействие между клиентами и бизнесом, например, отвечая на общие вопросы или проблемы клиентов.

Различия между секретарями и администраторами

Вот основные различия между секретарями и администраторами:

Основная цель

Основная функция администратора — быть основным контактным лицом между бизнесом и его клиентами. Администратор обычно сидит за столом возле входа в офис, чтобы первым общаться с клиентами, когда они входят. Администраторы также обычно тратят больше времени на другие задачи, связанные с клиентами, такие как ответы на телефонные звонки клиентов, ответы на электронные письма клиентов, управление чатом в реальном времени на веб-сайте компании или направление клиентов к другим ресурсам или персоналу, например, связывание их с их компанией. команда обслуживания клиентов.

Однако основная цель секретаря – координировать различные операции компании, встречи, данные и графики. Секретари часто работают больше в задней части офиса, чем в передней. Ключевые задачи секретаря больше связаны с внутренней помощью офиса, например, координирование собраний отдела, обновление журналов компании, создание повестки дня собраний, организация поездок или разработка графиков для различных сотрудников или команд. Кроме того, секретари могут выполнять больше обязанностей по набору текста, чем секретари, например, вводить длинные данные или преобразовывать бумажные документы в цифровые.

Навыки и умения

Секретарь может извлечь больше пользы из навыков работы с клиентами. Поскольку администраторы тратят больше времени на общение с клиентами, им нужны отличные навыки обслуживания клиентов, такие как понимание проблем клиентов, поддержание профессионального поведения, вежливость и знание того, как направить клиентов к нужным ресурсам.

Между тем секретарю нужны более продвинутые организаторские способности. Секретари должны знать, как успешно отслеживать и организовывать расписания различных сотрудников, команд или отделов в офисе. Секретарю также обычно требуются лучшие навыки работы с компьютером, такие как набор текста, использование электронных таблиц или устранение основных проблем с компьютером.

Рабочая среда

Регистраторы и секретари иногда выполняют свою работу в разных рабочих условиях. Администраторы часто работают в более динамичной среде, поскольку они балансируют ответы на запросы клиентов с помощью различных методов, таких как телефон, электронная почта и лично. Поскольку секретари часто работают в задней части офиса, их рабочие обязанности, возможно, не должны выполняться так быстро.

Специализированное обучение

Должности секретарей часто требуют более специализированной подготовки, чем секретарши. Многие компании предпочитают нанимать секретарей, прошедших курсы или получивших сертификаты по базовым компьютерным навыкам, таким как набор текста, работа с базами данных или электронными таблицами. На должность секретаря также может потребоваться, чтобы кандидаты прошли предварительную подготовку по организации файлов или координации расписаний.

Администраторам редко нужно проходить специальную подготовку перед приемом на работу. Обычно они получают большую часть своего обучения на работе. Однако кандидат на должность администратора может отличиться в процессе найма, если он обладает некоторыми компьютерными навыками или сертификатами. Менеджер по найму также может отдать предпочтение кандидатам на должность администратора, которые имеют опыт работы с клиентами, например, работают в розничной торговле или работают волонтерами в библиотеке.

Дополнительные обязанности

Секретари обычно выполняют больше обязанностей, чем администраторы. В дополнение к административным задачам, общим для обеих профессий, секретари также составляют графики, встречи и повестки дня для различных сотрудников в офисе. В зависимости от типа бизнеса и подготовки секретаря, у некоторых секретарей могут также быть другие специализированные задачи, такие как основные финансовые, юридические или маркетинговые обязанности.

Руководитель

Секретарь обычно работает непосредственно под назначенным руководителем или менеджером в своей компании. Этот секретарь может иногда действовать как помощник этого человека, выполняя задачи специально для него, например, координируя его встречи, выполняя его поручения или помогая с его административными задачами. Администраторы, тем временем, редко подчиняются конкретному сотруднику в офисе. Вместо этого их ответственность заключается в том, чтобы способствовать более общему взаимодействию между клиентами и бизнесом.

Часто задаваемые вопросы о секретарях и администраторах

Вот некоторые часто задаваемые вопросы о должности секретаря и администратора:

Администраторы и помощники по административным вопросам — это одно и то же?

Административные помощники и администраторы могут иметь пересекающиеся обязанности, но это не одна и та же работа. И секретари, и помощники по административным вопросам помогают в общих операциях офиса, например, отвечая на вопросы клиентов или расшифровывая документы. Тем не менее, помощники по административным вопросам контролируют и облегчают большую часть операций и коммуникаций внутри офиса, например, координируют встречи или составляют повестки дня. Помощник по административным вопросам также помогает или руководит внутренними инициативами компании, например, посредством мероприятий, продвигающих культуру их компании. Между тем, администраторы обычно выполняют больше обязанностей, связанных с клиентами.

Какими навыками обладают администраторы и секретари?

И администраторы, и секретари могут извлечь пользу из развития многих схожих навыков, таких как:

• Организация: Секретари и администраторы должны быть компетентны в организации файлов или баз данных. Они также могут помочь организовать задачи, объекты или системы в офисе.

• Коммуникация: эти рабочие места могут извлечь выгоду из навыков общения, чтобы успешно ориентироваться в различных взаимодействиях с клиентами, руководителями, поставщиками и коллегами. Навыки общения также помогают секретарям и администраторам активно слушать указания, передавать четкие сообщения и использовать несколько каналов для общения, таких как личные беседы и электронные письма.

• Внимание к деталям: секретари и администраторы должны уметь обращать внимание на незначительные детали, такие как опечатки в базах данных или документах их компании. Умение обращать внимание на детали может помочь администраторам или секретарям находить и решать потенциальные проблемы до того, как они перерастут в более серьезные проблемы.

• Командная работа: регистраторы и секретари являются важными членами компании или филиала. Наличие навыков командной работы, таких как ведение переговоров и сотрудничество, может помочь им обеспечить успешную работу офиса.

• Адаптивность. Обязанности секретарей и администраторов часто меняются в зависимости от потребностей бизнеса в данное время. Администратор или секретарь должны быть гибкими и приспосабливаться к дополнительным обязанностям или неожиданным ситуациям по мере их возникновения.

• Профессионализм: администраторы и секретари всегда должны стремиться оставаться профессионалами. Это особенно важно при общении с клиентами.

• Целостность: Секретарь или секретарь может обрабатывать конфиденциальную информацию компании, например, финансовые данные клиентов компании. Администраторы и секретари должны понимать, как безопасно и честно управлять этими жизненно важными данными.

Может ли секретарь быть секретарем?

Некоторые организации могут нанять сотрудника на должность администратора и секретаря. Эта практика может быть более распространена среди небольших компаний или офисных отделений. Организации также могут с большей вероятностью нанять администратора/секретаря, если у этой компании меньше прямых взаимодействий со своими клиентами.

Сколько денег зарабатывают секретари и администраторы?

Средняя зарплата секретарей в США составляет 26 889 долларов в год. В отличие от этого, средняя годовая заработная плата администратора составляет 41 384 доллара в год. Имейте в виду, что индивидуальная заработная плата варьируется в зависимости от многих факторов, включая уровень образования, многолетний опыт, специальные навыки и географическое положение. Например, администраторы и секретари, работающие в определенных организациях, могут зарабатывать более 69 000 или 76 000 долларов США соответственно в год.