Руководство по закупкам: что это такое, как это работает и какие шаги предпринять
22 февраля 2021 г.
Компании обычно тратят большую часть своего дохода на продукты или услуги, чтобы поддерживать свой бизнес в рабочем состоянии. Вот почему они разрабатывают или принимают стратегические процедуры, чтобы гарантировать, что их покупки приносят пользу. Этот стратегический процесс известен как закупки. В этой статье мы обсудим, что такое закупки, их процесс и виды, и приведем несколько примеров.
Что такое закупки?
Закупки — это процесс, связанный с приобретением продуктов или услуг для коммерческого использования из внешнего источника. Чаще всего это связано с бизнесом, поскольку компаниям необходимо приобретать товары или запрашивать услуги — обычно в относительно больших масштабах — для выполнения своих бизнес-функций. Некоторые из продуктов или услуг, которые обычно закупают компании, включают канцелярские товары и оборудование, мебель, сырье, техническое оборудование, печатные материалы, телекоммуникации и набор, тестирование и обучение временных работников.
Процесс закупок гарантирует, что закупки компании являются справедливыми, конкурентоспособными и обеспечивают наилучшие возможные цены на рынке. Благодаря эффективности, которую обеспечивает формальный процесс закупок, закупки играют жизненно важную роль в общей структуре управления компании. Некоторые проблемы с балансовым отчетом и движением денежных средств компании можно отнести к проблемам с закупками, например, к слишком долгому хранению запасов или поставок.
Разница между закупкой и закупкой
Многие люди используют термины «закупка» и «закупка» как синонимы. Хотя эти термины имеют сходство, они имеют разное значение. Закупки – это стратегический процесс, тогда как закупки – это транзакционная функция при поиске и получении продуктов или услуг. Закупки сосредоточены на стратегическом процессе поиска продуктов или услуг, например, на исследованиях, переговорах и планировании, в то время как процесс закупок фокусируется на том, как продукты или услуги заказываются и приобретаются, например, отправка заказов на покупку и расчеты по платежам.
Виды закупок
Закупки бывают двух видов: прямые закупки и косвенные закупки. Каждый из этих видов закупок играет жизненно важную роль в поддержании работы компаний.
Прямые закупки: это процесс закупки сырья, компонентов и услуг, которые компании используют для производства товаров или продуктов. Например, компаниям, производящим автомобили, требуется широкий ассортимент деталей, чтобы сделать полноценный автомобиль. Все эти детали используются при непосредственном производстве автомобиля.
Непрямые закупки: это процесс закупки продуктов, поддерживающих повседневную деятельность компании. Эти типы продуктов включают такие предметы, как чистящие средства, канцелярские товары и вспомогательное программное обеспечение. Эти продукты косвенным образом способствуют бизнес-функциям компании.
Соотношение между прямыми и косвенными закупками обычно варьируется в зависимости от отрасли и индивидуального бизнеса. Некоторые отрасли, такие как производство, полагаются на прямые закупки, в то время как сервисные компании больше полагаются на непрямые закупки.
Каковы этапы процесса закупки?
Этапы процесса закупок различаются в зависимости от ваших бизнес-целей и требований. Типичный процесс закупок включает в себя:
Выявление потребности в товарах и услугах.
Поиск поставщиков.
Запрос предложений или расценок.
Оценка тендера.
Согласование условий с поставщиками.
Организация и получение товаров или услуг.
Осуществление контроля качества.
1. Выявление потребности в товарах и услугах
Чтобы начать процесс закупок как компания, ваш первый шаг должен состоять в том, чтобы определить потребность в продукте или услуге. Будь то регулярная покупка или совершенно новый заказ, компании обычно анализируют свои потребности и проверяют существующие продукты или услуги, прежде чем создавать запрос на покупку. В зависимости от типа потребностей могут быть задействованы различные отделы компании. Возможно, вам потребуется провести обсуждения между отделами, чтобы изучить требования рынка, оценить деловую необходимость и провести аудит конкурентов.
2. Поиск поставщиков
После того, как потребности вашей компании определены, следующим шагом будет поиск подходящих поставщиков. Компании обычно используют документ запроса информации (RFI) для сравнения потенциальных поставщиков. RFI позволяет компаниям запрашивать информацию у потенциальных поставщиков об их продуктах или услугах. Обычно его рассылают в начале процесса закупок с целью сбора информации о способности поставщика удовлетворить потребности компании и решить уникальные проблемы.
3. Запрос предложений или расценок
После того, как RFI будет отправлен обратно в компанию, ваш следующий шаг — отправить запрос котировок (RFQ). RFQ — это документ, который компания представляет потенциальным поставщикам, запрашивая ценовые предложения на продукт или услугу. Он ищет детализированный список цен на что-то, что поддается количественной оценке и четко определено, например, на оборудование. Этап RFQ осуществляется либо путем прямых переговоров, либо через аукцион.
4. Оценка тендера
После того, как вы выбрали поставщика (поставщиков) вашей компании, начинается процесс оценки тендера. Процесс оценки тендера включает в себя оценку качества услуг или продуктов поставщика, сроков, возможностей выполнения и финансовых деталей. Это может также включать оценку затрат, пробное испытание продукта или услуги, сравнение цен и аудит поставщиков.
5. Согласование условий с поставщиками
Следующим шагом будет заключение договора о закупках. В договоре о закупках указываются условия закупки, включая согласованные затраты, сроки и требуемый уровень запасов для минимизации рисков.
Условия, изложенные в договоре о закупках, можно использовать в качестве маркера ключевых показателей эффективности (KPI), что позволит вам управлять отношениями с поставщиками и решать любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в процессе закупок вашей компании. Поддержание хороших отношений с ключевыми поставщиками может сыграть жизненно важную роль в будущих потребностях в закупках.
6. Организация и получение продуктов или услуг
На этом этапе поставщик поставляет обещанные товары или услуги в указанные сроки. После их получения сотрудник по закупкам вашей компании проверяет заказ и уведомляет поставщика о любых проблемах. Поставщик также может выполнить установку и обучение.
7. Проведение контроля качества
Чтобы решить, хотите ли вы повторно заказать продукт или услугу и продолжить сотрудничество с вашим поставщиком, вам необходимо проверить свой опыт с помощью строгого контроля качества.
Каковы этапы процесса покупки?
Закупки являются подмножеством закупок. Обычно это относится просто к покупке товаров или услуг. Этапы процесса покупки включают в себя:
Выдача подтверждения заказа на поставку (POA)
Выдача предварительного уведомления об отгрузке (ASN)
Выдача товарного чека
Выставление счетов
Трехстороннее сопоставление
Процесс оплаты
1. Выдача подтверждения заказа на поставку (POA)
На этом этапе поставщик выдает вам, покупателю, подтверждение получения заказа на поставку (POA). POA позволяет поставщикам предоставлять своим покупателям отзывы о любых внесенных ими изменениях, которые могут привести к изменениям в заказе покупателя на покупку. Эти изменения могут включать, помимо прочего, даты, количество и цену.
2. Выдача предварительного уведомления об отгрузке (ASN)
Затем поставщик отправит предварительное уведомление об отгрузке или предварительное уведомление об отгрузке (ASN). ASN — это документ, который предоставляет покупателю подробную информацию об ожидающей доставке. Цель ASN — сообщить покупателю, когда произойдет доставка, и предоставить физические характеристики доставки, чтобы вы могли быть готовы ее принять.
3. Выдача товарного чека
Как только посылка прибудет к покупателю, вы должны начать процесс получения товара. Процесс получения товаров включает в себя сопоставление полученных товаров с заказом на поставку и проверку того, что товары не повреждены. Как только вы убедитесь, что товар действительно соответствует заказу и находится в хорошем состоянии, вы можете заказать получение товара.
4. Выставление счетов
В свою очередь, поставщик выставит вам счет. Счет-фактура, иногда называемый «счетом-фактурой продажи», представляет собой документ, который поставщик или поставщик услуг отправляет покупателю, чтобы установить обязательство покупателя по оплате. Это означает, что счет-фактура является письменным подтверждением соглашения между поставщиком и покупателем товаров или услуг.
5. Трехстороннее сопоставление
Трехстороннее сопоставление — это процедура, используемая для проверки и подтверждения подлинности счета-фактуры поставщика. Когда вы получаете счет от поставщика, он должен соответствовать следующей информации:
Информация в счете-фактуре поставщика к заказу на поставку, в котором указывается цена и количество, по которым покупатель соглашается приобрести товары или услуги в счете-фактуре поставщика.
Счет-фактура поставщика для получения документации, чтобы убедиться, что товары были доставлены и получены, что они в хорошем состоянии и что они в правильном количестве
Таким образом, «трехстороннее» сопоставление относится к процессу сопоставления трех документов — заказа на поставку, счета-фактуры и отчета о получении — для обеспечения выполнения платежа. Этот процесс гарантирует, что оплачиваются только авторизованные покупки, тем самым предотвращая убытки из-за небрежности и мошенничества. Если это «трехстороннее» сопоставление показывает, что счет-фактура в порядке, то вы, как покупатель, можете обработать платеж. Если нет, вам следует связаться с поставщиком по поводу обнаруженных вами проблем и попросить поставщика пересмотреть счет-фактуру или выдать кредит-ноту.
6. Обработка платежей
После того, как счет поставщика будет проверен и утвержден, вы можете начать производить платежи поставщику полностью или частично. Существует множество различных способов оплаты поставщикам, в том числе:
Наличный расчет
Проверить платеж
Оплата по кредитной карте
Онлайн передача третьей стороне
Пример закупки
Одним из примеров закупок являются электронные закупки, которые перестраивают аналоговые процессы традиционных моделей закупок, такие как выставление счетов и управление запасами, с использованием цифровых решений. При подключении к другим технологиям, таким как датчики IoT в интеллектуальном объекте, системы электронных закупок помогают компаниям определять как существующие модели, так и новые прогнозы.
Используя цифровые технологии для автоматизации этих рутинных процессов, компании могут сосредоточиться на более важных аспектах цепочки поставок, таких как соблюдение нормативных требований, оценка рисков и прозрачность.