Руководство по управлению высокоэффективными виртуальными командами (со стратегиями)

Виртуальная команда — это группа людей, которые совместно работают над выполнением проекта с помощью телекоммуникационного программного обеспечения. Высокоэффективные виртуальные команды обычно представляют собой группы людей, которые обладают эффективными навыками совместной работы, своевременно производят качественный контент и достигают своих целей. Если вы являетесь частью виртуальной команды или управляете виртуальной командой, вы можете рассмотреть возможность поиска способов достижения максимальной производительности или изучения стратегий управления высокоэффективной командой.

В этой статье мы определяем общие характеристики высокоэффективных виртуальных команд, рассматриваем то, что учитывают менеджеры при создании виртуальных команд, и изучаем стратегии управления ими.

Каковы характеристики высокоэффективных виртуальных команд?

Характеристики высокоэффективных виртуальных команд относительно стандартны независимо от отрасли. Эти характеристики обычно включают следующее:

Технологическая беглость и рычаги

Виртуальные команды, которые свободно владеют технологиями и используют их в своих интересах, часто добиваются высоких результатов. Знание того, как использовать технологии для совместной работы, экономии времени и усилий и повышения эффективности, может позволить команде работать максимально продуктивно. Эти высокопроизводительные виртуальные команды могут использовать платформы обмена текстовыми сообщениями, программное обеспечение для телеконференций и многое другое для выполнения высококачественной работы для своей компании.

Производство качественного контента

Высокоэффективная виртуальная команда обычно производит высококачественный контент. Руководитель проекта группы, руководитель компании или другой член высшего руководства может оценивать или одобрять этот контент. Низкокачественная работа или менее продуктивная работа часто являются признаком того, что виртуальная команда работает неэффективно и не достигает целей своей организации.

Соблюдение бюджета

Еще одной характеристикой высокоэффективной виртуальной команды является способность укладываться в бюджет. Придерживаться бюджета может быть важно, особенно когда возникают проблемы, например, когда растут цены на необходимые материалы или возникает нехватка материалов. Таким образом, поиск инновационных способов решения этих потенциальных проблем и соблюдения бюджета является ключевой характеристикой высокоэффективных виртуальных команд.

Своевременная доставка контента

Если у команды есть возможность доставить свой контент в установленные сроки, это может указывать на то, что она является высокоэффективной командой. Качественные виртуальные команды обычно достигают своих целей к установленному сроку или даже раньше, поэтому у них есть дополнительное время, чтобы переработать или пересмотреть все, что нуждается в доработке. Во многих случаях, если виртуальная команда оперативна, она также высокоэффективна.

Цель встречи

Способность достигать поставленных целей — еще одна характеристика высокоэффективной виртуальной команды. Для любой команды, виртуальной или иной, достижение целей является ключевым показателем успеха и точно показывает, как эти команды работают, исходя из их ожиданий и целей. Высокоэффективные виртуальные команды иногда даже превосходят свои цели.

Что учитывают менеджеры при создании виртуальных команд

Создавая свои виртуальные команды, менеджеры обычно учитывают несколько факторов, которые могут помочь добиться успеха. Эти факторы обычно включают следующее:

• Мониторинг производительности: менеджер может определить различные способы мониторинга производительности виртуальной команды по мере развития проекта. В этом случае они могут учитывать уровни производительности, завершение отдельных частей проекта или обратную связь от команды.

• Совместная работа. В виртуальной команде совместная работа может быть главным средством успеха проекта, но не всегда необходимо, чтобы все члены команды встречались одновременно в зависимости от их роли в проекте. Менеджер высокоэффективной виртуальной команды может рассмотреть, сколько совместной работы на самом деле требует проект, и запланировать встречи и изменить ожидания на основе этой информации.

• Ожидания: ожидания от проекта, выполненного виртуальной командой, также учитываются менеджерами при его создании. Обычно им приходится устанавливать реалистичные ожидания наряду с реалистичными временными рамками, а затем предлагать виртуальной команде средства для удовлетворения этих ожиданий в пределах этой временной шкалы.

• Лучшие коммуникационные стратегии. Чтобы проект достиг своих целей, виртуальная команда обычно должна постоянно общаться. Таким образом, менеджер может рассмотреть наилучшие коммуникационные стратегии или каналы, которые члены команды могут использовать для этого.

Стратегии управления высокоэффективными командами

Управление высокопроизводительными виртуальными командами обычно включает в себя несколько задач, включая предоставление технических средств и планирование множества совещаний. Рассмотрите следующие стратегии управления вашими виртуальными командами:

• Часто встречайтесь: поскольку физический аспект типичной офисной команды не существует, количество взаимодействий членов команды за пределами этих виртуальных встреч ограничено. Чтобы обеспечить аналогичный опыт на личном рабочем месте, может быть полезно часто планировать онлайн-совещания, чтобы имитировать количество раз, когда члены команды могут видеть друг друга в офисе.

• Общайтесь последовательно: для успеха виртуальной команды может быть чрезвычайно важно постоянное общение, чтобы все члены команды были как можно более актуальными и информированными. Это позволяет всем участвовать в обсуждениях и совместной работе, даже если виртуальная встреча не проводится, где бы они ни находились.

• Создайте систему управления проектами. Создание и внедрение центральной системы управления проектами может иметь решающее значение для успеха проекта. Наличие системы, которая управляет работой, задачами и контентом каждого члена команды, может помочь организовать проект, повысить эффективность и ускорить успех проекта.

• Использование технологий. Использование наиболее ценных технологий, доступных виртуальным командам, может помочь управлять вашей командой, предоставляя им несколько способов встречи и общения. Например, вы можете рассмотреть возможность использования программ совместной обработки текстов, программного обеспечения для видео- и аудиотелеконференций и платформ синхронной связи, чтобы у команды было много способов общаться друг с другом и с вами.

• Индивидуальное общение с членами команды: как менеджеру, так и члену команды может быть полезно предложить им возможность встретиться индивидуально. Это может помочь улучшить отношения с членами команды, дать возможность высказать опасения на индивидуальном уровне, создать пространство для похвалы отдельных достижений и в целом создать лучшее чувство подлинной связи.