Руководство по управлению портфелем проектов

31 марта 2021 г.

Компании часто полагаются на модель управления портфелем проектов (PPM) для одновременного успешного администрирования нескольких проектов. Руководители проектов, желающие перейти на руководящую должность в организации, могут выполнять роль PPM высокого уровня и брать на себя ответственность за надзор за всем портфелем проектов.

Понимание роли менеджера портфеля проектов и того, чем она отличается от роли менеджера проекта, может помочь вам спланировать свой следующий шаг в карьере. В этом руководстве мы обсуждаем обязанности менеджера портфеля проектов и исследуем, какую пользу организациям приносит создание этой роли.

Что такое управление портфелем проектов?

С помощью PPM компании централизованно управляют одним или несколькими проектами. Модель PPM стремится помочь компаниям принимать стратегические решения, показывая им общую картину их различных начинаний. Это достигается за счет объединения данных из различных проектов в одном месте, где менеджер портфеля проектов может их проанализировать.

Цель PPM — повысить эффективность за счет создания процесса, управляемого данными. Используя этот процесс, компании могут решить, какие проекты они хотят реализовать и как лучше всего оптимизировать свои текущие проекты. Они также стремятся узнать шансы на успех проектов, а также уровень риска.

Например, Indigo Technologies продает настольные компьютеры, ноутбуки и планшеты. Они управляют каждым из этих проектов с помощью отдельного портфеля проектов, который включает в себя такие области, как разработка продуктов, маркетинг и продажи. Чтобы убедиться, что каждый из этих отдельных проектов продолжает соответствовать целям компании, менеджер портфеля проектов наблюдает за всеми тремя проектами. Этот человек не занимается повседневными операциями и задачами каждого проекта, а вместо этого сосредотачивается на том, как эти проекты вписываются в миссию и видение организации. Данные, собранные PPM, могут стимулировать внедрение новых продуктов, маркетинговые усилия и другие ключевые области роста.

Каковы преимущества управления портфелем проектов?

Внедрив PPM, организации могут получить доступ к этим преимуществам.

Лучший выбор проекта

PPM уделяет первостепенное внимание анализу проектов и их ожидаемых выгод. Используя такую ​​информацию, как требуемые ресурсы, необходимое время и насколько хорошо этот проект соответствует целям компании, организации могут решить, какие проекты достойны реализации.

Улучшенная связь

Организовав несколько проектов в одном месте, организации могут улучшить взаимодействие в рамках своих проектов. Этот подход к панели данных позволяет каждому PPM быстро просматривать состояние своих проектов. Это сокращает время, затрачиваемое на уточнение целей или поиск направлений. Это также поощряет открытую линию связи между различными проектами, поскольку каждый чувствует, что работает над достижением одних и тех же стратегических целей, а не только своих индивидуальных целей проекта.

Связанный: Как улучшить коммуникативные навыки

Умная расстановка приоритетов

Организации используют PPM для сравнения эффективности своих различных проектов по отношению друг к другу на основе контрольных показателей, таких как прибыль или количество новых участников. С помощью этой информации они могут решить, каким проектам отдать приоритет, а какие нуждаются в доработке или больше не соответствуют целям компании. Использование PPM не позволяет фирме тратить ресурсы на проекты, которые не работают, и вместо этого инвестирует больше в те, которые работают хорошо.

Более быстрое внедрение изменений

При централизованном подходе к управлению проще вносить изменения в несколько проектов сверху вниз. Организации могут поручить команде PPM разработать и уточнить эти изменения, а затем поручить своим руководителям проектов внедрить эти изменения в свои собственные проекты. Имея четкую организационную цепочку, она обеспечивает быстрое распространение направлений сверху вниз.

Запуск проектов одновременно

Благодаря управлению портфелем проектов организации могут найти более эффективные способы запуска параллельных проектов. Например, отдельные проекты могут совместно использовать ресурсы, несмотря на разные цели. Модель PPM может обеспечить простую идентификацию общих ресурсов, таких как информация, персонал, средства и оборудование.

Чем занимается менеджер портфеля проектов?

Менеджеры портфеля проектов помогают руководить реализацией стратегического видения организации. Используя в своем анализе различные факторы, такие как финансовая отдача, инвестиции в ресурсы и стратегические цели, менеджеры портфелей проектов решают, помогают ли проекты, находящиеся под их руководством, в достижении целей компании.

Человек в роли PPM также будет следить за ходом портфеля проектов и принимать решения относительно их направления по мере необходимости, чтобы они соответствовали целям компании. Они также могут устанавливать стандарты и процедуры, которым должны следовать проекты, находящиеся под их руководством.

Различия между управлением портфелем проектов и управлением проектами

Управление проектами — это наблюдение за одним проектом. Менеджер проекта — это тот, кто выполняет больше повседневных задач проекта и тесно сотрудничает с членами команды этого проекта.

Однако менеджер портфеля проектов — это должность более высокого уровня. Они часто отвечают за надзор за несколькими проектами, известными как портфель проектов, и за обеспечение того, чтобы они соответствовали целям организации. Менеджеры проектов обычно подчиняются менеджерам портфелей проектов.

Связанный: Полное руководство по управлению проектами

Процессы портфеля проектов

Ниже приведены типичные процессы, используемые в управлении портфелем проектов:

Установить стратегию

Определите стратегические цели организации. Это то, чего вы хотите достичь как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Именно ваши проекты помогут вам достичь этих стратегических целей.

Собрать информацию

Информация необходима для эффективного управления портфелем проектов, поскольку вы будете использовать данные для принятия каждого решения по проекту. Вы должны начать со сбора информации о любых текущих проектах, включая их бюджеты, сроки и текущий прогресс. Затем перечислите, кто отвечает за каждый отдельный проект.

По мере предложения новых проектов вы также захотите собрать информацию о них. Рассчитайте затраты, доходы проекта, идентифицируйте членов команды и составьте список ресурсов, необходимых для успешного завершения проекта.

Выполнить анализ

Цель управления портфелем проектов — помочь вам определить эффективность различных проектов. Ключевым процессом является анализ каждого отдельного проекта и выявление его сильных и слабых сторон. Некоторые цели этого анализа включают в себя:

• Определение того, должен ли проект быть продолжен или распущен

• Узнайте, можете ли вы объединить два или более проектов

• Уровень риска каждого отдельного проекта

• Ожидаемый ROI для каждого проекта

Выравнивание

Согласование означает, что каждый из ваших проектов соответствует общим стратегическим целям компании. У вас может быть проект с положительной окупаемостью, но не вписывающийся в долгосрочные цели компании. Во время выравнивания вы также убедитесь, что ресурсы распределяются правильно. Это означает, что ваши самые важные проекты используют ваши самые важные ресурсы. Примером перераспределения между проектами является перевод сотрудников с менее приоритетного проекта на более важный.

Управление

В процессе управления менеджер портфеля проектов будет принимать решения, например, завершать ли проект, куда распределять ресурсы или как корректировать графики проекта. Целью этого этапа является наличие здорового портфеля проектов, соответствующего целям компании, и в каждом проекте есть все, что нужно для успеха.

Связанный: Понимание процессов и этапов управления проектами

Контрольная работа

Управление портфелем проектов — это непрерывный процесс. Вам необходимо регулярно проверять свои изменения и измерять результаты. Вы можете обнаружить, что внесенные вами изменения оказались неэффективными, что заставит вас снова рассмотреть варианты. Продолжайте тестировать, собирать отзывы и адаптировать на протяжении всего жизненного цикла каждого проекта, чтобы получать наилучшие возможные результаты.