Руководство по структуре управления проектами

13 мая 2021 г.

Управление проектами является ключевым фактором способности бизнеса выполнять работу. Структура управления проектами помогает менеджерам проектов измерять прогресс и организовывать проект для своей команды. Управление проектами необходимо почти в каждой отрасли, поэтому полезно изучить инструменты и элементы управления проектом от начала до конца. В этой статье мы объясним, что такое структура управления проектами, почему она важна, и приведем примеры типов структуры управления проектами, которые вы можете использовать для управления своей работой.

Что такое структура управления проектами?

Структура управления проектами — это набор процессов, которые помогают управлять проектом. Платформа включает рабочие процессы и шаблоны, которые полезны при планировании, реализации и мониторинге работы над проектом. Framework определяет и организует рабочие задачи в рамках проекта и предоставляет менеджерам возможности визуализации для наблюдения за ходом проекта.

Почему важно использовать структуру управления проектами?

Структура управления проектами важна, поскольку помогает повысить эффективность и поощряет сотрудничество с инструментами, которые обеспечивают организацию, подотчетность и помогают анализировать рабочие процессы. Управление проектами является ключевым фактором в достижении успеха в проектах. Использование фреймворка помогает обеспечить успешные проекты, предоставляя:

• Ясность: Framework помогает определить шаги к завершению проекта, включая рабочие задачи, персонал и сроки.

• Сотрудничество: инструменты структуры управления проектами помогают облегчить сотрудничество в командах и с клиентами путем обмена информацией.

• Организация: использование методологий и инструментов фреймворка помогает упорядочивать задачи и этапы проекта.

• Отслеживание прогресса. Когда рабочие задачи находятся на отдельных этапах, менеджерам проще отслеживать прогресс и следить за тем, чтобы команда соблюдала график.

Типы структуры управления проектами

Существует несколько типов методов структуры управления проектами, доступных для предприятий, которые помогают определить их планы проектов. Вот некоторые примеры :

Методология водопада

Водопадный метод представляет собой линейную структуру, которая описывает задачи в том порядке, в котором их выполняют члены команды. Разделяя проект на этапы, эта структура помогает организовывать похожие задачи и упрощает задачи управления, поскольку ход выполнения легко отслеживать. Пять этапов методологии водопада:

• Требования к проекту. Проектные группы документируют все спецификации и данные о том, что необходимо для выполнения проекта.

• Дизайн: на этом этапе команда создает план достижения целей, связанных с завершением проекта.

• Реализация: план проекта вступает в силу, и менеджеры следят за ходом выполнения.

• Контроль: Этап контроля заключается в проверке эффективности проекта и сравнении ее с планом.

• Закрытие: это последний этап, когда проект завершен, и команда проекта получает одобрение от клиентов для завершения своей работы.

Этот тип структуры позволяет руководству тщательно отслеживать ход выполнения, поскольку задачи разделены на этапы. Это также помогает общаться как с клиентом, так и с членами команды.

Управление проектами критической цепи

Управление проектами критической цепи — это тип структуры, которая определяет самый быстрый и экономически эффективный путь к завершению путем анализа ресурсов. Для этого проектные группы определяют задачи проекта, доступные ресурсы и сроки выполнения определенных задач. Затем они планируют задачи в соответствии с доступностью необходимых ресурсов. Эта структура полезна, когда у команды есть несколько проектов, которые могут использовать одни и те же ресурсы, и она может соответствовать проекту любого размера.

Гибкое управление проектами

Agile-управление проектами концентрируется на людях, работающих над проектом, и разбивает проектный цикл на более управляемые части. В рамках этого типа проектная группа сосредотачивается на реагировании на изменения по мере их возникновения, а не на создании строгого плана, которому нужно следовать. Например, команда веб-разработчиков, использующая гибкое управление проектами, заставляет дизайнеров создавать приложения, а тестировщики проверяют приложения, а затем вносят улучшения по мере необходимости. Эта методология основывается на следующих ключевых принципах:

• Удовлетворение клиента

• Принятие изменений требований

• Сотрудничество с заинтересованными сторонами

• Доверие команде для достижения целей

• Как можно чаще общаться лично

• Поддержание стабильного темпа работы

• Определение успеха по тому, как продукт работает

• Повышение эффективности команды

Канбан-методология

Канбан — это структура управления проектами, которая помогает визуализировать план и действия по проекту. Канбан-доска — это онлайн-инструмент, который отслеживает рабочие процессы, позволяет командам определять и организовывать задачи и отображает план проекта на цифровой доске со списками. Списки помогают разделить задачи на этапы проекта, и все задачи используют цветовой код, чтобы помочь организовать рабочий процесс. Канбан обычно группирует их в список поставленных в очередь задач, текущих задач и завершенных задач.

Использование Канбана помогает упростить совместную работу и отслеживать цели команды с помощью панели мониторинга, на которой показаны все члены команды, их действия и задания.

Скрам-методология

Методология Scrum делит сложную работу на мелкие задачи, которые можно выполнить и быстро выполнить. Этот тип структуры требует, чтобы команда определила, над какими задачами нужно работать, и создала расписание для этих задач. По истечении отведенного времени команда анализирует свою работу и составляет расписание задач на следующие две недели.

Преимущество использования среды Scrum заключается в том, что ее программное обеспечение может назначать рабочие роли, задачи и помогать отслеживать производительность.

Методология бережливого проекта

Методология бережливого проекта — это структура, которая помогает сократить использование ресурсов и улучшить рабочие процессы за счет доступа к рабочим процессам и устранения любых ненужных задач или ресурсов. Платформа делает это, просматривая назначения и ресурсы, необходимые проекту, а затем уведомляя менеджеров проекта об избыточности и возможности объединить ресурсы или задачи. Этот тип структуры управления проектами состоит из пяти частей:

• Укажите ценность: проект определяет, какую ценность конечный продукт представляет для клиентов. Это помогает определить приоритеты потребностей клиентов и сосредоточиться на базовой функциональности продуктов и услуг.

• Составьте карту потока создания ценности: это включает в себя визуализацию текущего рабочего процесса и определение идеального рабочего процесса для максимальной эффективности от начала проекта до конца.

• Удовлетворение запросов клиентов. Лин-фреймворки требуют, чтобы команды предпринимали действия, когда об этом просят клиенты. Это предотвращает использование ресурсов для работы, которая не нужна клиенту.

• Улучшение процессов. Схемы бережливого управления проектами стремятся постоянно улучшать рабочие процессы и рабочие процессы, регулярно оценивая рабочие процессы и эффективность проекта.

Каковы элементы структуры управления проектами?

Есть три ключевых элемента, которые работают вместе, чтобы помочь сделать структуру управления проектами работоспособной.

Шаблоны

В Интернете есть шаблоны и инструменты, такие как Scrum, которые помогают управлять проектами. Использование шаблона, отображающего рабочие процессы, помогает организовывать, назначать и отслеживать рабочие задачи. Шаблоны и онлайн-инструменты также могут быть полезны при создании рабочих процессов и их настройке для достижения максимальной эффективности за счет определения областей, требующих улучшения.

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта – это этапы реализации проекта от планирования до завершения. Эти пять фаз могут определять жизненный цикл проекта:

• Инициация: это начальный этап, на котором руководители проектов проводят исследования, разрабатывают идеи и общаются с клиентами, заинтересованными сторонами и производителями о требованиях проекта.

• Планирование. Этот этап включает в себя определение членов команды, необходимых для проекта, определение задач и создание расписания, обычно с использованием шаблона.

• Реализация: на этом этапе план проекта вступает в силу, и инструмент структуры или менеджер делегирует рабочие задачи команде проекта.

• Управление: этот этап включает в себя мониторинг и анализ хода выполнения проекта. Важно хранить документацию, чтобы делиться с клиентами и деловыми записями.

• Обзор: когда проект завершен, команда может оценить свою работу и отметить, какие части процесса были наиболее эффективными.

Цикл управления проектом

Цикл управления проектом фокусируется на том, как следить за ходом проекта. Этот элемент структуры управления проектами обычно включает использование технологий — например, инструментов управления проектами и программного обеспечения для анализа данных — для измерения прогресса. В цикле управления важно, чтобы руководство оценило сильные и слабые стороны используемых рабочих процессов и по возможности внесло улучшения.