Руководство по созданию повестки дня собрания по статусу проекта (с шаблоном)

Использование шаблона повестки дня собрания по статусу проекта может помочь сделать собрания более организованными и эффективными. Независимо от области, в которой работает ваша компания, возможность анализировать статус проекта, вероятно, повысит общую производительность. Знание того, как организовать соответствующее совещание по статусу проекта, может быть ценным качеством, но оно требует исследования. В этой статье мы обсудим, что такое повестка собрания по статусу проекта и почему она важна, объясним, как ее создать, и предоставим шаблон повестки дня собрания по статусу проекта, который вы можете использовать в качестве руководства для создания своей собственной.

Что такое повестка собрания по статусу проекта?

Повестка дня совещания по статусу проекта — это краткое изложение тем, которые необходимо обсудить на предстоящем совещании по статусу проекта. В этих собраниях обычно участвуют члены команды проекта, и их обычные цели — проанализировать, как проект развивался до этого момента, назначить новые задачи членам команды и решить любые проблемы, которые могли возникнуть. В зависимости от сторон, вовлеченных в проект, на собраниях по статусу проекта могут также присутствовать различные заинтересованные стороны, не связанные напрямую с компанией.

Цель этих встреч обычно состоит в том, чтобы проанализировать всю собранную информацию о проекте и получить отзывы от тех, кто непосредственно участвует, относительно того, как можно лучше оптимизировать различные аспекты выполнения проекта. Точное содержание совещания по статусу проекта обычно зависит от характера организации и соответствующего проекта, но большинство из них имеют общие моменты, такие как:

• Резюме проекта. Прежде чем обсуждать проблемы проекта и пути их решения, большинство совещаний по статусу проекта начинаются с краткого изложения того, как проект развивался до этого момента. Большинство менеджеров проектов предпочитают мотивировать и вовлекать свои команды, используя эту часть встречи, чтобы сосредоточиться на своих достижениях.

• Препятствия: после анализа хода выполнения проекта вам и остальным участникам необходимо проанализировать проблемы, которые мешают завершить проект вовремя, и разработать способы их преодоления.

• Открытые действия: Заключительная часть встречи должна использоваться для подведения итогов, рассмотрения следующих шагов и повторения общего направления проекта. В конце совещания по повестке дня проекта все участники должны точно знать, каковы цели и сроки, как для них самих, так и для проекта в целом.

Почему важны повестки дня собрания по статусу проекта?

Некоторые из наиболее значительных преимуществ наличия повестки дня совещания по статусу проекта:

• Это помогает менеджеру проекта оценить статус каждой части проекта во время встречи с помощью отзывов, которые они получают от членов команды.

• Это способствует прозрачности и подотчетности, поскольку каждый член команды знает, какова его роль в проекте и какую обратную связь он должен предоставить во время встречи.

• Менеджер проекта может использовать его как инструмент для укрепления доверия и мотивации, анализируя достижения и укрепляя ключевые цели для остальной части проекта.

Как создать повестку собрания по статусу проекта

Рассмотрите следующие шаги при составлении повестки дня собрания по статусу проекта:

1. Решите, какова цель встречи и кто ее посещает.

Первое, что вы обычно должны сделать при создании повестки дня собрания по статусу проекта, — это определить цель собрания и тех, кого нужно пригласить. Это помогает быть максимально точным и четко определить следующее:

• Какова цель встречи: Эффективная повестка дня встречи по статусу проекта должна иметь четко определенные цели и желаемые результаты.

• Кто участники: Всем, кто активно участвует в каком-либо аспекте проекта, следует предложить высказать свое мнение. Те, кто косвенно участвует и вряд ли внесет какой-либо значительный вклад в обсуждение, как правило, не имеют причин для приглашения.

• Что необходимо подготовить участникам: Помимо указания приглашенных, в повестке дня также должны быть четко определены их роли на собрании. Это включает в себя четкое указание ответственных за различные презентации и предоставление отзывов по различным аспектам проекта.

• Каково выделенное время собрания: Совещание по статусу проекта обычно должно иметь четкий график и продолжительность, которая позволяет всем подробно обсудить каждый вопрос, не влияя на их рабочий график и производительность.

2. Составьте актуальную повестку встречи

После того, как вы решили, каковы цели встречи и кто будет на ней присутствовать, вам нужно добавить все основные элементы, составляющие повестку дня. Этими элементами обычно являются:

• Название встречи, которое должно быть таким, чтобы все участники сразу поняли общую цель встречи.

• Точное время и место встречи

• Полный список людей, участвующих в собрании

• Цели встречи

• Точный график, включая порядок рассмотрения тем и лиц, ответственных за проведение презентаций и предоставление отзывов.

• Любые дополнительные примечания, вложенные файлы и другие части соответствующей дополнительной информации

3. Соберите отзывы других участников

Хотя у вас, как у человека, составляющего повестку дня, скорее всего, есть подробная информация о статусе проекта, эффективная повестка собрания по статусу проекта должна включать потребности и цели всех участников фактического собрания. После создания первого проекта повестки дня собрания обсудите его с соответствующими членами команды и попросите их оставить отзыв о любых элементах, которых нет в повестке дня, но которые следует включить. Это также знакомит их с форматом собрания, что может способствовать более эффективному и продуктивному совещанию.

Шаблон повестки дня совещания по статусу проекта

При создании повестки дня совещания по статусу проекта учитывайте следующий шаблон:

[Project meeting name]
[Date and time of the meeting]
[Location]

Участники:
[A full list of the people attending the meeting]

Цель:
[A concise and straightforward statement that describes the overall goals of this meeting. This includes mentioning the meeting’s topics, the decisions that are likely to be made and how would the outcome of the meeting impact the rest of the project.]

Повестка дня:
[Time interval 1]: [Covered topic 1], [Person responsible, where applicable]
[Time interval 2]: [Covered topic 2], [Person responsible, where applicable]
[Time interval 3]: [Covered topic 3], [Person responsible, where applicable]
[Time interval 4]: [Covered topic 4], [Person responsible, where applicable]

Дополнительные замечания:
[Any other additional information that attendees need to know]

Вложения:
[Any documents that are needed during the meeting]