Руководство по проведению стендап-встреч: определение, инструкции и советы

Менеджер проекта наблюдает за многими элементами, чтобы их команда завершила проект вовремя и в рамках бюджета. Одна из стратегий, которую они используют для регулярного информирования себя и своей команды о ходе проекта, — это проведение ежедневных стендап-совещаний. Понимание того, как эффективно организовать стендап, может помочь вашей команде более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой и определить, что идет хорошо, а что можно улучшить. В этой статье мы объясним, что такое стендап-митинг, как провести его с вашей командой, а также перечислим несколько советов и преимуществ для успешного проведения собрания.

Что такое стендап-встреча?

Стоячие собрания — это частые собрания, на которых все члены команды могут поделиться новостями о своей работе. Они называются стендап-встречами, потому что обычно все стоят во время встречи, чтобы обсуждение было кратким. Разнообразные рабочие группы могут использовать стендап-встречи, такие как команды по разработке продуктов, управлению проектами и маркетингу.

Как проводить ежедневные стендап-встречи

Вот девять шагов, которые помогут вам организовать эффективное ежедневное собрание:

1. Выберите ритм для своей команды

Определите, сколько раз вы хотели бы, чтобы ваша команда провела стендап-встречи. В зависимости от проекта, над которым вы работаете, это может быть каждый день, раз в неделю или раз в месяц. Несколько факторов, которые следует учитывать при принятии решения о том, как часто проводить встречи, включают текущую рабочую нагрузку вашей команды, предстоящие результаты и доступность каждого члена команды. Во время вашей первой встречи вы можете обсудить уровень частоты, который лучше всего соответствует расписанию каждого.

2. Запланируйте это на повторяющееся время

Старайтесь планировать свои встречи в одно и то же время каждый раз, когда вы планируете встретиться. Это позволяет вашей команде запланировать оставшуюся часть дня вокруг собрания. Вы можете обсудить время, которое лучше всего подходит для команды в зависимости от доступности. Часто команды предпочитают проводить встречи утром, потому что именно тогда у них больше свободного времени.

3. Убедитесь, что все члены команды участвуют

Важно, чтобы все члены команды участвовали в собраниях, независимо от того, присутствуют ли они на собрании лично, через видеочат или по телефону. Эти варианты облегчают участие тем, кто работает удаленно, или тем, кто путешествует по делам. Если член команды не может присутствовать на запланированном стендапе, кто-то на собрании может делать заметки о собрании, чтобы поделиться с ним позже. Затем отсутствующие члены команды могут прочитать заметки и отправить свои комментарии команде через онлайн-сообщения.

4. Назначьте лидера

Чтобы улучшить ход собрания и его организацию, уточните, кто ведет каждое собрание. Часто фасилитатор является менеджером проекта или главой отдела, но некоторые команды предпочитают чередовать роль фасилитатора, чтобы увеличить вовлеченность. Независимо от того, кого вы выберете для проведения совещаний, убедитесь, что все участники осведомлены о том, кто является ведущим, и что совещание является продуктивным и сосредоточено на актуальных темах. Подумайте о том, чтобы обсудить, хотите ли вы одного фасилитатора или ваша команда хотела бы сменить должность, чтобы определить, что лучше всего сработает для вашей группы.

5. Будьте кратки

Большинство стендап-совещаний длятся не более 15 минут. Концепция этих встреч заключается в том, чтобы эффективно перемещаться по пунктам обсуждения, потому что все стоят на протяжении всего обсуждения. Постарайтесь дать каждому члену команды определенное количество времени, чтобы сообщить группе о своем прогрессе. Может быть полезно установить таймер для каждого человека, чтобы обновления были краткими, но информативными.

Общая продолжительность встречи зависит от того, сколько у вас членов команды. Если у вас больше участников, у каждого из них может быть меньше времени для выступления. Меньшая группа может дать каждому человеку больше времени, чтобы сообщить всем, или это может просто привести к более короткому общему собранию.

6. Определите цели встречи

Во время вашей первой встречи найдите время, чтобы определить цели встречи, которые вы хотели бы включить во время каждой стендапа. Хотя это, как правило, неформальные сессии, полезно иметь некоторую структуру, чтобы члены команды знали, чего ожидать и включать каждый раз. Многие стендапы включают в себя следующие тезисы:

• Прогресс: каждый участник описывает прогресс, которого они добились с момента последней встречи.

• Цели: Участники продолжают объяснять цели, которых они надеются достичь между окончанием этой встречи и началом следующей встречи.

• Проблемы: если у членов команды возникают какие-либо проблемы или прогнозируемые проблемы, они объясняют их группе. У других членов команды могут быть предложения о том, как избежать надвигающихся проблем. Если кажется, что проблема требует более широкого обсуждения, подумайте о том, чтобы приостановить ее и провести отдельную конференцию после встречи, чтобы другие сотрудники могли вернуться к своей работе.

7. Держите обсуждения актуальными

Иногда стендап-обсуждения отклоняются от намеченной темы разговора. Роль фасилитатора заключается в том, чтобы собрание оставалось сосредоточенным на соответствующих темах для обсуждения. Вот несколько способов сделать это:

• Отправка электронной почты. Отправьте незавершенные темы для обсуждения по электронной почте или через другую онлайн-систему сообщений, чтобы члены команды могли обсудить их в течение дня, если это необходимо.

• Запишите это: если кто-то упоминает несвязанную тему, запишите это где-нибудь, чтобы все могли это увидеть. Сотрудники могут решить, хотят ли они остаться после собрания и обсудить эти темы.

• Планирование отдельной встречи: если определенные темы требуют более продолжительного и формального обсуждения, назначьте время, чтобы запланировать отдельную встречу для их полного изучения.

8. Обсудите следующие шаги

Если есть какие-либо практические шаги, которые вы или другие члены команды обсуждаете во время собрания, попросите назначенное лицо принять к сведению эти пункты. Затем ведущий заметок отправляет команде электронное письмо со списком шагов, которые некоторые люди должны выполнить перед следующей встречей. Это также помогает держать отсутствующих членов команды в курсе разговоров.

9. Включите всех сотрудников

Несмотря на то, что это собрание называется стоячим, не обязательно, чтобы все участники собрания стояли. У некоторых сотрудников могут быть физические ограничения или усталость, которые не позволяют им стоять во время обсуждения. При необходимости обсудите со своей командой, хотите ли вы, чтобы все сидели или стояли, чтобы собрание включало всех участников.

Советы для успешных стендап-встреч

Вот несколько советов, которые вы можете использовать для успешного проведения стендап-встречи:

Дайте членам команды время на подготовку

Подумайте о том, чтобы дать вашей команде несколько минут перед собранием, чтобы подготовить любые обновления, которыми они собираются поделиться с остальной командой. Это может помочь упростить собрание, потому что участники могут иметь лучшее представление о том, что они планируют сказать о том, что они завершили, что они собираются закончить и о любых проблемах, с которыми они сталкиваются. Подумайте о том, чтобы отправлять автоматическое электронное письмо или напоминание в чате за 10 минут до каждой встречи, чтобы у членов команды было время обдумать свои ответы до начала встречи.

Следовать за

Если кто-либо из членов команды упомянул о проблемах во время стендапа, приложите усилия, чтобы связаться с ними до следующей встречи. Для этого попросите ведущего записать все проблемы, чтобы вы могли просмотреть список после встречи и подумать о возможных решениях. Решите, какие вопросы вы можете решить самостоятельно, а какие делегировать другим членам команды. Быстрое решение проблем может помочь избежать создания более крупных проблем проекта в будущем.

Поверните координатора

Определите, может ли ротация фасилитатора быть полезной для вашей команды. Это может способствовать подотчетности в группе, потому что каждый член команды знает, что иногда он будет руководить собранием. Кроме того, смена ролей может обеспечить разные взгляды на ход проекта. Как только ваша команда ознакомится со структурой стендапа, вы можете предложить эту роль другим участникам, чтобы у каждого была возможность вести собрание.

Держите это интересным

Подумайте о том, чтобы поддерживать участие команды в ежедневных встречах, добавив небольшое задание, чтобы сделать их более приятными. Вот несколько действий, которые вы можете попробовать:

• Предоставление члену команды выбора песни, которая сигнализирует о начале каждого стендапа

• Предоставление ведущему возможности начать встречу с быстрой шутки или видеоклипа

• Использование мяча или небольшого предмета для передачи каждому участнику, когда наступает их очередь говорить

• Поощряйте позитивный настрой, выбирая быстрый способ поблагодарить участника после того, как он выполнил задачу, например, похлопав в ладоши или похлопав в ладоши.

• Подумайте о командном пении или приветствии в конце каждой встречи, чтобы наладить взаимопонимание с командой.

Преимущества стендап-встреч

У проведения стендап-совещаний с вашей командой есть много преимуществ, таких как:

Он обновляет ход рабочей нагрузки

Постоянные встречи дают возможность лучше понять текущую рабочую нагрузку каждого члена команды. Это может помочь вам более равномерно распределить задачи, чтобы у каждого человека был управляемый объем работы. Если вы можете сбалансировать рабочую нагрузку всей команды, собрания могут стать эффективным методом, позволяющим каждому нести ответственность за соблюдение сроков.

Это способствует командной работе и честности

Встречи стендап дают каждому возможность кратко рассказать о своих ежедневных достижениях и потенциальных проблемах. Это может помочь каждому чувствовать себя более комфортно, честно рассказывая о своих успехах и трудностях. Обмен прогрессом также способствует совместной работе членов команды. Как только им станет легче общаться друг с другом, они с большей вероятностью предложат продуктивную обратную связь и открыто сообщат о потенциальных решениях.

Он решает проблемы

Стенды представляют собой идеальные условия для решения любых потенциальных или текущих проблем, которые могут повлиять на ход проекта или его реализацию. Для всей команды полезно знать, когда возникает проблема, потому что это может повлиять на то, смогут ли другие члены группы завершить свою работу вовремя. Из-за этого групповое решение проблем может быть эффективным, поскольку оно учитывает различные аспекты проекта, за которые несут ответственность разные члены команды.