Руководство по предоставлению конструктивной обратной связи на работе

Хорошая конструктивная обратная связь необходима для обеспечения максимальной производительности и хорошего общения на рабочем месте. Каждый участник привносит в команду уникальные таланты и имеет свои сильные и слабые стороны, поэтому их индивидуальные выступления могут значительно различаться. Конструктивная обратная связь может помочь устранить эти несоответствия и является полезным инструментом для коллег, помогающим друг другу учиться, находить мотивацию и улучшать отношения.

В этой статье мы обсудим, что такое конструктивная обратная связь, и предложим руководство по ее предоставлению таким образом, чтобы помочь проектам и людям добиться успеха.

Что такое конструктивная обратная связь?

Конструктивная обратная связь — это беседа с сотрудником или коллегой, в ходе которой вы излагаете проблемы, предлагаете конкретные примеры и обсуждаете способы улучшения. Продуктивная обратная связь полезна, некритична и включает в себя предложения по действенным изменениям. Хорошая конструктивная обратная связь способствует положительным результатам и создает благоприятную среду.

Конструктивная обратная связь также может быть полезной между коллегами. Когда вы тратите время на общаться друг с другом, ваши намерения и стиль работы ясны. Обратная связь — это позитивный способ лучше понять друг друга.

Когда давать конструктивный отзыв

Прежде чем давать обратную связь, попытайтесь определить, является ли она существенной (поведение, влияющее на сроки или результаты) или предпочтительной (различия в характере или стиле работы). Иногда решение предпочтительной проблемы может повлиять на человека. страсть для работы. Спросите себя, может ли разговор подождать, может ли член команды решить проблему самостоятельно без вмешательства или это просто разница во мнениях. Если конструктивная обратная связь важна, вы можете организовать официальную встречу или начать непринужденную беседу.

Как давать конструктивную обратную связь

Чтобы дать конструктивный отзыв, учтите следующее:

1. Оставляйте отзывы лично, а не по электронной почте

Может быть уместно пригласить кого-то на встречу по электронной почте, но разговор должен быть личным, если это возможно. Передать положительный тон по электронной почте может быть непросто.

2. Учитывайте свое эмоциональное состояние

Предлагая конструктивную обратную связь, сохраняйте спокойствие и размеренность, чтобы другой человек понял, что вы хотите быть полезным. Конструктивная обратная связь наиболее полезна, когда обе стороны открыты и готовы к спокойному обсуждению.

3. Заявите о своих намерениях

Говорите с сочувствием, но будьте прямолинейны. Объясните, почему вы пригласили человека поговорить с вами. Убедитесь, что все, что вы говорите, соответствует причине, по которой вы хотите оставить отзыв. Если вы хотите делать комплименты, убедитесь, что они искренни.

4. Приведите конкретные примеры

Опишите свои наблюдения и возникшие проблемы. Используйте конкретный язык, например: «Я заметил, что ваша работа не была внесена в групповую таблицу» или «Я заметил, что вы пропустили две последние встречи из-за опоздания». Если у вас более одной проблемы, будьте избирательны и отдавайте приоритет тем из них, которые оказывают наибольшее влияние на работу. Направьте свой отзыв на примеры, а не на многочисленные прошлые ошибки.

5. Дайте человеку ответить

Позвольте другому человеку объяснить. Вы можете услышать рациональное объяснение проблемы, которую вы интерпретировали иначе. Вы можете вставить дополнительные вопросы для уточнения, чтобы показать, что вы вовлечены и заинтересованы.

6. Предлагайте конкретные предложения или исправления

Может быть полезно заранее спланировать, какие решения вы хотите представить в рамках обратной связи. Будьте конкретны и предлагайте достижимые предложения с советами о том, как их реализовать. Пусть другой человек предложит свой собственный подход.

7. Предложите свою помощь и поддержку, когда они вносят изменения

Подбадривайте и помогайте человеку реализовывать решения, о которых вы говорили. Вы можете установить крайний срок, если это уместно, или попросить их связаться с вами в течение определенного периода времени для последующей встречи. Вы можете заставить их почувствовать, что их ценят и поддерживают, показывая, что беседа с обратной связью — не единственный случай, когда они могут привлечь ваше внимание.

Примеры конструктивной обратной связи

Вот несколько гипотетических примеров, когда конструктивная обратная связь, вероятно, оправдана, а также несколько способов выразить свою обеспокоенность:

Пример 1

Ситуация: Джон часто опаздывает на работу, в результате чего он часто пропускает начало ежедневного утреннего собрания. Он не хочет прерывать встречу, поэтому вообще не приходит.

Пример: «Джон, мы ценим ваш вклад на собраниях. Когда вас нет, мы упускаем из виду ваши идеи, и я беспокоюсь, что это повлияет на ваши отношения с коллегами, если вы попросите их повторить то, что мы обсуждали. Могу ли я чем-то помочь? ты вовремя на работу?”

Пример 2

Ситуация: Анна — член вашей команды по планированию мероприятий. Работая над важным событием, вы заметили, что ни одна из ее завершенных задач не была введена в общую электронную таблицу, поэтому вы не уверены в ее прогрессе.

Пример: «Анна, я заметил, что твоих выполненных задач нет в электронной таблице. Я знаю, что вы много работали, но я не уверен, какие задачи уже выполнены. Я подумал, не возникнут ли у вас какие-то технические проблемы, с которыми я могу помочь?»

Пример 3

Ситуация: Ваша задача — разослать рекламные материалы продавцам вашей компании перед выставкой. Один из продавцов, Билл, часто откладывает своевременную доставку материалов.

Пример: «Билл, я не был уверен, знаете ли вы, что у моего отдела есть годовой бюджет на доставку. Когда мне нужно ускорить доставку тяжелых коробок, это стоит больше, чем компания хочет, чтобы я потратил. Можем ли мы составить расписание, чтобы я получал ваши запросы на доставку заблаговременно до ваших мероприятий?»