Руководство по оплачиваемым часам |

9 ноября 2021 г.

На некоторых работах вы получаете оплату в зависимости от оплачиваемых часов. Некоторые отрасли используют этот тип оплаты чаще, чем другие, например, юриспруденция, консалтинг или фриланс. Если вы оказались в положении, требующем оплачиваемых часов, вы должны убедиться, что понимаете, какие типы задач вы можете и не можете отслеживать, чтобы правильно выставлять счета своим клиентам. В этой статье мы обсудим определение оплачиваемых часов, что они включают в себя и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы записать или увеличить количество оплачиваемых часов.

Что такое оплачиваемые часы?

Оплачиваемые часы относятся к часам, отработанным физическим лицом, которые они могут взимать с клиента. Работа, проводимая в эти часы, должна выполняться от имени клиента. Они не могут включать часы, потраченные на выполнение задач, не связанных с проектом. Как правило, они достигают согласованной с клиентом почасовой ставки перед началом проекта.

Например, если человек нанимает внештатного веб-дизайнера для создания веб-сайта, он может проводить оплату в виде оплачиваемых часов. В этом случае веб-дизайнер отправит клиенту счет с подробным описанием задач, связанных с проектом, которые они выполнили, и сколько часов они потратили на их выполнение. Оплачиваемые часы могут включать задачи, связанные с планированием и написанием кода веб-сайта или проектированием его внешнего вида.

Что включить в оплачиваемые часы

При работе на клиента любые задачи, которые вы выполняете от его имени, засчитываются в оплачиваемые часы. Эти задачи будут различаться в зависимости от вашей отрасли или профессии, но могут включать:

• Посещение совещаний по проекту

• Выполнение и проверка работы для клиента

• Проведение исследований, связанных с проектом

• Установка планов проекта, таких как сроки или цели

• Отвечать на электронные письма или телефонные звонки, связанные с проектом

• Редактирование представленной работы по запросу клиента

Что исключить из оплачиваемых часов

Исключите любое время, которое вы тратите на выполнение работы, не связанной с клиентом, из оплачиваемых часов. Неоплачиваемые часы включают в себя задачи или действия, которые вы выполняете для себя или своего бизнеса. Эти задачи будут различаться в зависимости от вашей отрасли, но примеры включают:

• Посещение совещаний, не связанных с проектом

• Выполнение административных задач, таких как начисление заработной платы или выставление счетов

• Отвечать на телефонные звонки или электронные письма, не связанные с проектом

• Презентация ваших услуг новым клиентам

• Создание предложений для новых или потенциальных клиентов

• Выход на обед с коллегой

Как решить, оплачиваются ли ваши часы

Некоторые должности требуют использования оплачиваемых часов, и в вашей компании могут действовать особые правила или требования. Эти политики могут содержать рекомендации, которые помогут вам определить, что представляет собой оплачиваемое время. В контрактах с клиентами также может быть указан объем ваших обязанностей по проекту и показано, какие задачи учитываются в оплачиваемых часах, а какие нет.

В противном случае вы можете задать себе ряд вопросов, чтобы оценить, были ли ваши выполненные задачи связаны с проектом клиента. Например: способствовало ли время, потраченное на эти задачи, выполнению проекта или достижению его целей? Или они принесли пользу клиенту каким-то другим образом? Если время, затраченное на выполнение этих задач, принесло пользу исключительно вашему бизнесу или не имело отношения к проекту клиента, то эти часы не оплачиваются.

Как учитывать оплачиваемые часы

Вы можете использовать следующие шаги для более эффективного учета оплачиваемых часов:

1. Установите почасовую ставку

Во-первых, установите, сколько вы планируете брать с клиентов за часы работы. Чтобы установить свою ставку, вы можете определить годовой оклад, который вы хотите получать. Вы можете основывать эту зарплату на том, сколько вы ранее зарабатывали в качестве наемного работника, или на том, сколько люди в вашей отрасли обычно зарабатывают за этот тип работы. Не забудьте учесть личные и профессиональные расходы, которые вам необходимо покрыть. После того, как вы установили свою зарплату, разделите ее на количество часов, которые вы планируете отработать в течение года.

2. Планируйте свои счета и платежи

Затем вы должны определить, когда вы будете отправлять счета для выставления счетов клиентам за выполненную работу. Вы можете выбрать любой график, который лучше всего соответствует вашим потребностям, но есть два распространенных варианта: ежемесячно или раз в две недели. На этом этапе вы также можете установить крайний срок оплаты. Точно так же это будет зависеть от клиентов или ваших потребностей, но установление графика платежей может помочь обеспечить подотчетность клиентов. Вы также можете договориться о предпочтительном способе оплаты. Чтобы обеспечить своевременные платежи, выберите тот, который клиенту легко обработать.

3. Отслеживайте часы

Записывая свое время, обязательно отслеживайте часы, отработанные над каждым проектом отдельно. Выполнение этого шага гарантирует, что вы выставите счет каждому клиенту на правильную сумму при работе над несколькими проектами. У вас есть различные варианты регистрации времени, как вручную, так и с помощью цифрового программного обеспечения. Для ручного журнала времени вы можете создать электронную таблицу, чтобы отслеживать проекты, над которыми вы работали, даты и часы, которые вы работали над ними, а также задачи, которые вы выполнили за это время.

Тем не менее, вы можете найти множество программ, которые помогут вам отслеживать и организовывать свое время более эффективно и точно. Часто эти инструменты позволяют вам отсчитывать время или устанавливать таймер для определенных проектов. Программное обеспечение может варьироваться от простого до более сложного, а некоторые предоставляют отчеты с подробным описанием того, сколько времени вы потратили на каждый проект в этот день.

4. Подсчитайте оплачиваемые часы

В конце цикла выставления счетов, основанного на графике выставления счетов, вам необходимо суммировать часы, которые вы отработали над проектом. Как только вы найдете сумму оплачиваемых часов, умножьте это число на почасовую ставку, чтобы определить, сколько вам нужно взимать с клиента за период. Использование программного обеспечения может помочь автоматизировать этот процесс, хотя вы всегда должны дважды проверять расчеты, чтобы убедиться, что вы правильно взимаете плату с клиента.

5. Создайте счет для клиента

После того, как вы подсчитали количество часов, отработанных над проектом в течение цикла выставления счетов, и соответствующую сумму платежа, вам необходимо отправить счет клиенту. Счет-фактура включает в себя следующую важную информацию:

• Дата: укажите дату, когда вы написали или отправили счет, чтобы продемонстрировать окончание платежного цикла. Если вы и ваш клиент договорились о конкретном графике платежей, он также запускает таймер, когда они должны заплатить вам.

• Ваша контактная информация: для всех счетов необходимо ваше имя, адрес электронной почты, название вашей компании, ваш служебный адрес и номер телефона. Эти данные гарантируют, что клиент сможет связаться с вами в случае необходимости.

• Контактная информация клиента. Эти данные могут включать имя вашего клиента, адрес электронной почты, номер телефона, название и адрес компании. Эта информация устанавливает, кто является клиентом, и гарантирует, что вы знаете, как связаться с ним в случае необходимости.

• Подробный список услуг: ваш счет должен включать список услуг или задач, которые вы выполняли от имени клиента в течение цикла выставления счетов. Обычно вы предоставляете краткое описание этих задач. Вы также должны указать часы, отработанные над каждой задачей, и почасовую ставку этих услуг. Этот подробный список гарантирует, что клиенты понимают, за что они платят, и является ли это точным.

• Условия оплаты. Возможно, вы установили условия оплаты в начале проекта, но в вашем счете должны быть повторены эти данные. В этом разделе должна быть указана общая сумма, причитающаяся вам, крайний срок платежа и формы оплаты, которые вы принимаете.

Как увеличить количество оплачиваемых часов

Если вы хотите увеличить свою прибыль, вы можете рассмотреть возможность увеличения оплачиваемых часов. Однако вы хотите убедиться, что вы увеличиваете фактическое время, затрачиваемое на работу над клиентскими проектами, а не просто добавляете незаконное время. Следующие советы помогут вам максимально увеличить количество оплачиваемых часов с этической точки зрения:

• Отслеживайте каждую оплачиваемую задачу: выполнение некоторых задач может занять несколько часов, а выполнение других может занять всего несколько минут. Однако не забывайте отслеживать эти более короткие задачи, поскольку они могут накапливаться в течение всего цикла выставления счетов. Например, даже если телефонный разговор с клиентом длится менее пяти минут, запишите его в свой журнал учета рабочего времени. Помните, что оплачиваемое время относится только к задачам, связанным с проектом, поэтому звонок клиента оплачивается, а звонок коллеге, не связанному с проектом, — нет.

• Используйте отслеживание в режиме реального времени: независимо от того, регистрируете ли вы оплачиваемое время вручную или с помощью программного обеспечения, обязательно отслеживайте время начала и окончания для каждой задачи, выполненной в течение дня. Этот метод помогает вам учитывать каждую минуту, потраченную на работу в течение дня, а не пытаться оценить, сколько времени вы работали над каждой задачей в конце дня. Если вы не отслеживаете в режиме реального времени, вы можете пропустить некоторые выполненные оплачиваемые задачи.

• Помните о неоплачиваемом времени: старайтесь отслеживать время, потраченное на неоплачиваемые задачи в дополнение к оплачиваемым задачам. Не забудьте держать их отдельно, чтобы обеспечить точность. Позже вы сможете просмотреть свое неоплачиваемое время, чтобы найти неэффективные рабочие дни. Например, вы можете обнаружить, что тратите слишком много времени на перерывы на кофе. Если вы сократите количество перерывов на кофе, вы можете использовать это время для работы над оплачиваемыми задачами.

• Используйте инструменты автоматизации. Любые административные задачи, которые вы выполняете, не засчитываются в оплачиваемые часы, но вы часто можете найти программное обеспечение для автоматизации этих задач. Этот метод устраняет ручные задачи, предоставляя больше времени для выполнения оплачиваемых задач. Автоматизация также может упростить повседневные задачи или обеспечить своевременную отправку счетов клиентам.

На каких работах обычно используются оплачиваемые часы?

Вакансии, которые требуют от сотрудников работы над конкретными проектами, часто используют оплачиваемые часы для отслеживания своего времени и выставления счетов клиенту. Профессии и отрасли, которые обычно используют оплачиваемые часы при выполнении работы для клиентов, включают:

• Рекламные агенства

• Консультанты

• Подрядчики или временные сотрудники

• Фрилансеры, такие как веб-разработчики, писатели или графические дизайнеры

• Юристы

• Бухгалтеры

• Агентства по связям с общественностью