Руководство по кадровому планированию: определение и почему это важно
Рабочая сила организации является одним из ее наиболее важных активов для достижения успеха. Для организаций важно убедиться, что они нанимают правильных людей с необходимыми навыками и назначают их на соответствующие роли. Планирование рабочей силы — это практика управления рабочей силой, которая помогает вам достичь этого, чтобы поддерживать эффективную и успешную рабочую силу. В этой статье мы определяем, что такое планирование рабочей силы, объясняем, почему оно важно, обсуждаем его принципы, обрисовываем в общих чертах, как реализовать эту концепцию, и перечисляем некоторые распространенные инструменты планирования рабочей силы.
Что такое кадровое планирование?
Планирование рабочей силы — это процесс анализа, прогнозирования и планирования спроса и предложения рабочей силы. Он включает в себя проверку текущего персонала, изучение текущих и будущих потребностей в персонале и выявление разрывов между спросом и предложением. Выявляя пробелы, организации могут эффективно планировать, чтобы обеспечить наличие в организации должным образом квалифицированных сотрудников на соответствующих ролях. Это помогает поддерживать организацию в поддержании эффективной работы и достижении ее целей.
Организации могут использовать планирование рабочей силы для надлежащего планирования своих стратегий найма. Это помогает им определить, кого им нужно нанять, когда они должны их нанять и почему важно их нанять. Существуют две распространенные модели планирования рабочей силы, которые могут использовать организации:
Оперативное кадровое планирование
Оперативное планирование рабочей силы фокусируется на индивидуальном планировании с целью рационализации повседневных операций сотрудников. Часто бывает полезно помочь менеджерам разработать ежедневные графики работы для сотрудников и помочь сотрудникам понять свои обязанности и поддерживать производительность в течение рабочего дня. Эта модель включает в себя элементы управления талантами, помогающие справедливо распределять таланты по всей организации. Такое распределение может упростить выявление потенциальных кадровых пробелов в организации или поиск ролей или процессов, которые больше не способствуют успеху организации.
Стратегическое кадровое планирование
Стратегическое планирование рабочей силы фокусируется на более широких проблемах внутри организации и помогает обеспечить правильное соответствие рабочей силы общим целям организации, а также ее долгосрочному видению и целям. Это может включать планирование целей, которое требует месяцев или лет и затрагивает все аспекты организации. Компоненты стратегического кадрового планирования включают оценку текущих талантов по мере ухода сотрудников из организации, прогнозирование будущих потребностей в талантах, оценку потенциальных препятствий для найма, а также разработку и реализацию эффективной стратегии анализа рабочей силы.
Почему планирование рабочей силы важно?
Планирование рабочей силы имеет важное значение для поддержки общего успеха организации и обеспечения достижения ее долгосрочных целей. Это эффективно для предоставления стратегии оценки текущей рабочей силы, особенно для определения того, обладают ли нынешние сотрудники соответствующими навыками для удовлетворения потребностей бизнеса. Это позволяет организациям легко выявлять потенциальные пробелы, способствуя успешному процессу найма.
Благодаря кадровому планированию организации могут быть более подготовлены к будущим вызовам. Без этого процесса они могут не знать об ограничениях своего текущего штатного расписания, вызывая потенциальные проблемы, которые могут ограничить усилия организации по реализации бизнес-стратегии. Тем не менее, отличное понимание рабочей силы и ее способности удовлетворять организационные потребности может улучшить процессы найма, потому что специалисты по найму лучше понимают, на каких областях следует сосредоточиться.
Принципы кадрового планирования
Вот некоторые из принципов планирования рабочей силы:
Адаптироваться к изменениям. Благодаря кадровому планированию организации могут лучше подготовиться к изменениям в требованиях или требованиях, имея гибкую, разносторонне одаренную рабочую силу.
Устранение неэффективности. Основная цель планирования рабочего места — помочь организациям максимально использовать свои ресурсы, гарантируя, что нужные люди будут на лучших для них должностях.
Повысить качество. Планирование рабочей силы может способствовать достижению более качественных результатов в более короткие сроки за счет назначения задач наиболее квалифицированным сотрудникам.
Улучшить удержание. Распределяя сотрудников по ролям, в которых они могут наилучшим образом применить свои навыки, они могут чувствовать себя более ценными и вовлеченными, сокращая количество сотрудников, покидающих организацию.
Обеспечить профессиональное развитие. Планирование рабочей силы может помочь в подготовке более квалифицированного персонала за счет выявления пробелов в навыках и обеспечения обучения в этих областях.
Сокращение трудозатрат. Планирование рабочей силы направлено на снижение затрат на рабочую силу за счет повышения эффективности рабочей силы и устранения непродуктивных практик.
Этапы планирования рабочей силы
Вот шаги, которые необходимо выполнить для планирования рабочей силы:
Оценить текущий талант
Проанализируйте свой запас талантов и постарайтесь оценить свои внутренние и внешние ресурсы. Подумайте о своих нынешних сотрудниках и их способностях и сравните это с вашими текущими организационными потребностями и успехами. Рассмотрите потенциал вашей организации для найма новых сотрудников, например, возможно ли это с финансовой точки зрения или есть ли у вашей компании доступ к нужным ей талантам.
2. Думайте о будущем
Просмотрите цели и бизнес-планы вашей организации. Проанализируйте конкретные требования к талантам, которые им требуются, и какие обязанности сотрудники могут нести ответственность за выполнение. Также важно учитывать возможные изменения в штатном расписании, например, могут ли сотрудники покинуть компанию или могут ли быть возможности для роста.
3. Определите потенциальные пробелы
Сравните свои оценки, чтобы выявить потенциальные пробелы. Изучите навыки ваших нынешних сотрудников и то, как они соответствуют вашим целям, и найдите потенциальные излишки или пробелы в определенных навыках. Точно так же сравните свои полномочия с будущими требованиями организации. Определите конкретные пробелы в навыках или ролях, которые может потребоваться вашей организации.
4. Разработайте решение
Основываясь на своей оценке, определите подходящее решение. Например, оцените, достаточно ли дополнительного обучения для лучшей подготовки ваших текущих сотрудников для удовлетворения организационных потребностей. Точно так же, если вы решите, что вам нужно нанять больше сотрудников, изучите варианты бюджета и подготовьтесь к процессу найма.
5. Внедряйте и контролируйте свое решение
Как только вы определите решения для своих потребностей в рабочей силе, реализуйте их соответствующим образом. Если у вас есть несколько пробелов, которые нужно устранить, обязательно расставьте приоритеты и реализуйте их должным образом. Продолжайте следить за успехом своих стратегий и оценивайте, исправляют ли они пробелы. При необходимости повторите процесс, чтобы продолжать поддерживать эффективную и достаточную рабочую силу.
Инструменты планирования рабочей силы
Инструменты планирования рабочей силы могут помочь вам лучше проанализировать текущие возможности ваших сотрудников и их потенциальные будущие потребности. Эти инструменты часто ориентированы на предоставление точных данных, чтобы вы могли лучше всего определить пробелы, которые необходимо устранить. Некоторые распространенные инструменты стратегического кадрового планирования включают:
сетка из 9 ячеек
Сетка из 9 блоков или матрица HR3P описывает производительность и потенциал сотрудника в одной модели. Он включает в себя различные категории и ранжирует сотрудников в зависимости от того, имеют ли они низкий, средний или высокий потенциал или производительность в категории. Это помогает визуализировать потенциал, который сотрудник может предоставить в вашей организации для развития новых навыков, соответствующих ее целям.
Панель управления персоналом
HR-панель вводит данные из различных систем и централизует их в одном месте. Это может предоставить вам автоматические обновления производительности сотрудника в режиме реального времени. Информационные панели часто включают данные из систем отслеживания кандидатов, систем расчета заработной платы и других систем управления персоналом, а также могут включать данные о производительности.
Компенсация и анализ выгод
Анализ компенсаций и льгот включает в себя оценку преимуществ, которые вы предоставляете своим сотрудникам. В контексте планирования рабочей силы может быть полезно сравнить вознаграждение и льготы сотрудника с его производительностью. Это позволяет вам оценить, используете ли вы слишком много ресурсов для неэффективных сотрудников или вы не платите должным образом своим наиболее эффективным сотрудникам.
Карта стратегического кадрового планирования
Карта стратегического кадрового планирования показывает, как кадровое планирование согласуется с более крупными организационными элементами и стратегиями. Этот инструмент обеспечивает контекст того, как организационные стратегии влияют на планирование рабочей силы. Обычно он включает блок-схему с упорядоченным списком элементов и стратегий.
Планирование сценария
Планирование сценариев помогает вам представить различные ситуации, чтобы ваша организация могла должным образом подготовиться к ним. Точные сценарии могут зависеть от вашей конкретной организации и отрасли, но подумайте, что ранее повлияло на успех вашей организации. Разработайте стратегии, которые могут повлиять на повседневную работу, и сравните эти стратегии с вашим текущим талантом, чтобы убедиться, что вы сможете реализовать эти стратегии в случае необходимости.