Руководство по формам для новых сотрудников

Всякий раз, когда компания нанимает нового сотрудника, и работодатель, и работник должны заполнить некоторые документы. Это помогает компании вести точный учет для своего отдела кадров, отслеживать изменения в занятости и соблюдать правила занятости в своей стране или штате. Новые документы о приеме на работу также позволяют сотруднику легко систематизировать информацию для своих налогов. Отслеживание документов, которые вы подаете в качестве нового сотрудника, может помочь упростить процесс адаптации.

В этой статье мы объясняем различные формы, которые может потребоваться заполнить новому сотруднику после принятия на работу.

Что такое новые формы сотрудников?

Новые формы сотрудников — это все документы, которые сотрудники должны заполнить, чтобы полностью войти в компанию. Некоторые формы требуются по закону, например налоговые формы, в то время как другие могут потребоваться только для конкретной компании или должности. Они помогают убедиться, что новый сотрудник понимает политику компании, а также их вознаграждение и льготы. Новые формы сотрудников также помогают компании собирать точную информацию о каждом из своих сотрудников.

Когда сотрудники заполняют новые документы о приеме на работу?

Новые сотрудники могут заполнять документы о приеме на работу в первый день или в течение нескольких недель, в зависимости от политики их новой компании. Некоторые документы могут быть заполнены в начале поиска работы, например, заявление о приеме на работу или проверка биографических данных. Другие формы могут быть заполнены к более позднему сроку, например, трудовые книжки для сотрудников. Заполняя документы на новой работе, помните о сроках и требованиях как вашего работодателя, так и вашего правительства.

Типы новых форм сотрудников

У каждого работодателя могут быть разные формы, которые он требует от новых сотрудников, но многие из них собирают одни и те же типы информации. Многие из этих форм необходимо обновлять по мере изменения вашей информации, в то время как другие нужно заполнять только один раз. Приняв предложение о работе, вы можете спросить своего нового работодателя, какие формы он ожидает от вас. Некоторые из распространенных типов форм для новых сотрудников:

Формы для конкретных работ

Многие работодатели создают формы, которые уникальны для конкретной должности. Формы для конкретных вакансий часто содержат подробные вопросы или информацию, непосредственно касающуюся ваших обязанностей, целей и опыта. Примеры форм для конкретных должностей включают заявления о приеме на работу и трудовые договоры.

Информация о сотрудниках

Вас могут попросить предоставить личную информацию вашему новому работодателю, например, ваш адрес и список контактов для экстренных случаев. Многие работодатели попросят вас подтвердить свою личность, предоставив копии документов, удостоверяющих личность. Некоторые компании требуют проверки биографических данных штата или федерального уровня, прежде чем сотрудник сможет приступить к работе. Возможно, вы сможете заполнить форму с просьбой предоставить приспособления для людей с ограниченными возможностями.

IRS и налоговые формы

Чтобы подтвердить, что вы имеете право работать и правильно платить налоги, вы должны заполнить формы, требуемые Налоговой службой. Работодатели используют информацию из налоговых форм, чтобы удерживать правильную сумму денег из вашей зарплаты и уплачивать налоговые отчисления как компании. В зависимости от вашего статуса подачи и местоположения вам, вероятно, придется заполнить одну или несколько из этих форм, чтобы платить налоги через вашу работу:

• Форма удержания W-4 или W-9

• Форма I-9 о праве на трудоустройство

• Государственные налоговые формы

Компенсационные формы

Некоторые из форм, которые вы заполняете на новой работе, касаются вашей компенсации. В этих формах указывается, как и сколько вы будете получать на новой должности. Вас могут попросить подписать письмо с предложением, в котором указана ваша зарплата, или предоставить банковские реквизиты в форме прямого депозита, чтобы получить зарплату.

Формы политики компании

У многих работодателей есть ряд форм, специфичных для процедур компании. Если у компании есть особые требования безопасности или стандарты поведения, они могут попросить сотрудников заполнить документ, подтверждающий их политику. К ним могут относиться:

• Формы подтверждения справочника компании

• Согласие на тестирование на наркотики

• Соглашения о конфиденциальности

• Неконкурентные формы

Формы льгот

Чтобы получить такие льготы, как страхование жизни, медицинское страхование, абонементы в тренажерный зал и скидки, вы, скорее всего, заполните формы льгот. Иногда работодатели предоставляют эти формы непосредственно сотруднику, в то время как некоторые работодатели могут потребовать, чтобы сотрудники обращались к внешнему источнику, например, к веб-сайту своей страховой компании.

Часто задаваемые вопросы о новых формах для сотрудников

Если у вас есть вопросы о новых формах найма на вашей работе, вы можете обратиться за помощью в отдел кадров или к своему руководителю. Тем не менее, вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы о документах для новых сотрудников:

Какие документы я могу использовать для подтверждения своей личности для моего нового работодателя?

Многие компании потребуют от вас подтверждения вашей личности, чтобы подтвердить, что вы имеете право на работу. Большинство работодателей примут следующие документы для подтверждения вашей личности:

• Паспорт

• Водительское удостоверение или удостоверение личности

• Школьное удостоверение личности

• Учетная карточка избирателя

• Военный билет США или военное удостоверение личности

• Документы племен коренных американцев

Какие формы я должен заполнять, если я меняю работу?

При смене работы вам, как правило, придется заново заполнять налоговые формы. Это делается для того, чтобы каждый работодатель имел правильную информацию во время вашего найма.

Нужно ли мне заполнять документы до моего первого рабочего дня?

Некоторые работодатели попросят вас заполнить форму о праве на трудоустройство и налоговую декларацию до первого рабочего дня, хотя это не всегда так. Уточните у своего нового работодателя, когда он ожидает подачи каждого документа.

Кто хранит копии новых документов о приеме на работу?

Многие работодатели ведут подробный учет документов сотрудников даже после того, как они покидают компанию. Может быть разумно сделать копии, которые вы также сможете сохранить. Это может облегчить вам подачу налоговых деклараций, смену поставщиков страховых услуг или ведение графика сведений о вашей занятости.