Руководство: Что такое виртуальное управление проектами?

Организация и реализация бизнес-проектов требует большого количества ресурсов, включая время, энергию и деньги. К счастью, вы можете выполнять все важные задачи удаленно и обеспечивать их своевременное выполнение с помощью виртуального управления проектами (VPM). Поскольку более половины предприятий в США в настоящее время имеют большую часть своего персонала, работающего виртуально из-за множества преимуществ, необходимо использовать удаленную работу. В этом посте мы объясним, что включает в себя виртуальное управление проектами, как внедрить его в вашей организации и какие преимущества оно дает.

Что такое виртуальное управление проектами?

Виртуальное управление проектами — это метод удаленной работы, включающий отслеживание и мониторинг задач и других действий в режиме реального времени. Поскольку члены команды и сотрудники обычно находятся в разных местах или часовых поясах, виртуальный менеджер проекта гарантирует, что все понимают и выполняют цели компании.

Менеджер проекта возглавляет команду и берет на себя полную ответственность за результат, работая удаленно. Многим организациям может быть сложно создавать виртуальные команды, планировать проекты и удаленно реализовывать их, но это один из самых эффективных способов эффективной работы.

Как можно использовать виртуальное управление проектами?

Конкретные способы использования виртуальных планов управления проектами зависят от целей вашей организации. Лучше всего наладить тесное взаимодействие и сотрудничество внутри команды при удаленной работе, выполнив следующие действия.

Используйте программное обеспечение для управления проектами

Важно инвестировать в правильное программное обеспечение для эффективной работы со всеми членами команды, особенно при работе с людьми в разных местах и ​​часовых поясах. Программное обеспечение VPM позволяет руководителям проектов и их командам сосредоточиться на целях, регулярно отправляя напоминания о важных задачах и уведомления о вехах. Вы можете выбрать инструмент, который позволяет быстро подключать всех членов команды и отправляет обновления в расписании проекта.

Вы можете создать высокоэффективную виртуальную команду, используя следующее программное обеспечение:

• nTask: используйте этот инструмент для эффективного управления проектными группами, планирования встреч, совместной работы с командами и обмена файлами.

• G Suite: создание Google, G Suite позволяет вам управлять своим календарем, контентом и документами в режиме реального времени.

• Zoom: это приложение отлично подходит для различных совместных мероприятий, таких как встречи, конференции и управление контентом.

• Basecamp: это разбивает сложные проекты на управляемые задачи с помощью различных функций, включая доску объявлений, групповой чат и автоматические проверки.

• Slack: он дополняет другие инструменты VPM и может помочь вам создавать каналы для конкретных проектов, подключать другие инструменты и совместно работать над файлами.

С помощью таких инструментов руководители проектов могут точно отслеживать рабочее время и следить за тем, чтобы каждый удаленный сотрудник уделял необходимое количество времени и энергии критически важным результатам проекта.

Поддерживайте постоянный контакт с вашей виртуальной командой

Регулярно общайтесь со своей командой, чтобы узнать, нужна ли им помощь, и убедиться, что проект идет по плану. Напомните своим виртуальным командам о задачах, концепциях или предстоящих событиях, чтобы они знали свои роли. Это может помочь установить сеансы контрольных точек с помощью регулярных телефонных звонков и определенных каналов связи в вашей системе уведомлений. Старайтесь говорить по телефону кратко и лаконично.

Обращение к каждому удаленному сотруднику позволяет предлагать индивидуальную поддержку каждому, способствуя проактивному подходу во всех проектах. Как только вы поймете мотиваторы для каждого члена команды, вы сможете дать совет быстро и лично. Поддержка этого уровня держит все проекты в нужном русле и повышает эффективность вашей команды. Подготовьтесь заранее, если вы не можете поддерживать связь с сотрудниками в рабочее время. Например, вы можете запланировать звонки, телефонные сообщения и электронные письма в течение дня, используя такой инструмент, как Календарь Google или Calendly для эффективного общения.

Создайте благоприятную среду

Вы можете создать благоприятную рабочую среду, укрепляя доверие между членами команды. Убедитесь, что все могут положиться друг на друга в достижении общих целей. Организации, которые поддерживают своих сотрудников в их повседневных обязанностях, могут быстрее достичь своих целей благодаря постоянной вовлеченности.

Командная работа также процветает, когда виртуальные сотрудники доверяют менеджеру проекта так же, как и другим членам команды. Вы можете добиться этого, ведя различные тимбилдинговые программы для мотивации удаленных команд. Справедливо относясь ко всем сотрудникам и признавая их вклад в вашу организацию, вы улучшаете командное взаимодействие на социальном уровне.

Разнообразьте способы связи

Целесообразно проводить еженедельные телефонные конференции с вашей командой, чтобы объяснять результаты или отправлять ежедневные обновления с помощью средств связи, таких как Skype. Вы можете разнообразить способы связи, скажем, два раза в месяц, используя разные способы связи с вашей командой.

Некоторые из коммуникативных методов, которые вы можете использовать, включают:

• Проведение аудиовызова, если вы часто используете видео или наоборот

• Разделение команды на подгруппы и встреча с каждой группой отдельно

• Отправка обновленных отчетов в формате PDF по электронной почте вместо планирования реальных встреч для распространения копий

• Попросите других членов команды высказаться по проекту от вашего имени, чтобы подтвердить, понимают ли они, что происходит.

• Спросите каждого участника об их мнении о существующих методах общения и запросите отзыв об общем влиянии вашего стиля.

Взаимодействие в виртуальных командах может стать более полезным, если вы комбинируете разные стили общения. Варианты могут помочь вам обсудить важные вопросы со всеми членами команды, в том числе с теми, кому может быть трудно выражать свое мнение во время регулярных встреч.

Разрешить членам команды устанавливать свои результаты

Сотрудники с большей вероятностью будут придерживаться расписаний, когда они их составляют, потому что они могут развить большее чувство ответственности. Вы можете запросить оценку времени у каждого члена команды, когда даете ежедневные задачи или обязанности. Кроме того, вы можете делегировать некоторые обязанности и призывать своих сотрудников делать то же самое, где это уместно. Поощрение такой приспособляемости может снизить давление и повысить эффективность вашей команды.

Когда члены команды устанавливают свои результаты, они также понимают свою роль в проекте, что позволяет им активно выполнять свои повседневные обязанности. Сотрудники, которые знают, что делать регулярно, могут полностью раскрыть свой потенциал.

Зачем использовать виртуальное управление проектами?

В постоянно меняющемся мире, как в физическом, так и в технологическом плане, будущее управления проектами — удаленная работа. Существует множество преимуществ виртуального управления проектами по сравнению со стандартными традиционными методами.

Более низкие эксплуатационные расходы

При работе с виртуальной командой, которая не работает из офиса, вы можете сократить расходы в офисе, например:

• Офисное помещение

• Офисное оборудование и мебель

• Стоимость аренды

• Налоги за пользование землей

• Командировочные расходы

• Полная заработная плата

Управление вашими проектами практически исключает многие другие расходы, связанные с ведением бизнеса традиционным способом, что позволяет вам экономить деньги, не внося радикальных изменений в вашу бизнес-модель.

Повысить продуктивность

Удаленные сотрудники могут выполнять больше работы, чем обычные сотрудники, особенно когда у них есть свобода и необходимая поддержка. Например, виртуальные менеджеры и члены команды могут меньше отвлекаться и работать дольше, чем обычно, когда у них есть тихие рабочие места.

Кроме того, удаленная работа позволяет вашему бизнесу оставаться в рабочем состоянии в любое время, что выгодно как небольшим, так и транснациональным компаниям.

Повышение эффективности

Виртуальное управление проектами повышает эффективность, поскольку удаленные сотрудники могут сэкономить время, избегая таких рутинных задач, как:

• Очные встречи, конференции и семинары

• Сканирование и печать документов, среди прочих административных задач

• Обязанности, коммуникации и взаимодействия, не связанные с работой

• Ежедневные поездки в офис и обратно

Удаленные сотрудники, которые положительно относятся к своим обязанностям, более эффективны. Вместо того, чтобы общаться с коллегами во время перерывов, как это происходит в традиционном офисе, члены команды могут использовать свое свободное время для выполнения своих межличностных обязанностей, таких как упражнения, отдых или времяпрепровождение со своими семьями.

Улучшить показатели удержания сотрудников

Свобода членов виртуальной команды работать из любого места по собственному графику, при условии, что они выполняют задания вовремя, повышает удовлетворенность работой. Результатом является самодисциплина и более высокая целеустремленность в выполнении своих обязанностей, даже в нерабочее время.

Обеспечив своим виртуальным сотрудникам идеальный баланс между работой и личной жизнью, вы можете повысить уровень удержания, потому что ваша команда, скорее всего, будет более довольна своей карьерой. Удаленная работа обеспечивает гибкость, необходимую вашим сотрудникам для решения личных вопросов, таких как забота о своих маленьких детях, обеспечение лояльности к вашей организации.

Подробнее: Определение удержания сотрудников

Сотрудничайте с международным кадровым резервом

Виртуальные проекты устраняют географические барьеры, а это означает, что руководители команд могут получить доступ к обширному кадровому резерву из любой точки мира. Международный кадровый резерв дает вашему проекту новый взгляд на проблемы, с которыми вы можете столкнуться.

Процесс найма и адаптации также становится проще, потому что ваш отдел кадров может выбирать, проверять и оценивать потенциальных кандидатов полностью онлайн. Используя эту стратегию найма, можно найти много сотрудников с надлежащим набором навыков и способностями к должности.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.