RFP против RFI: различия и почему компании их используют

13 мая 2021 г.

Чтобы разработать точный бюджет для крупного строительного проекта, вы можете запросить информацию или предложение относительно услуг или продуктов поставщика. Менеджеры по строительству, частные предприятия и государственные учреждения используют запросы на информацию и запросы предложений в процессе составления бюджета, чтобы составить обзор затрат на строительство и получить информацию о материалах. Понимание разницы между запросами информации и запросами предложений может помочь бизнесу выбрать правильный документ для каждого проекта.

В этой статье мы сравниваем RFP и RFI, показываем, чем они отличаются, и изучаем, когда использовать каждый тип запроса.

Что такое запрос предложений?

Запрос предложений или RFP — это официальный документ, который компания отправляет нескольким поставщикам до начала строительного проекта. В этом документе компания обычно запрашивает информацию о ценах, материалах и сведениях о поставщике и предоставляемых им услугах. Обычно RFP содержат:

• Условия ценообразования: предприятия обычно запрашивают условия ценообразования поставщика перед совершением покупки, чтобы убедиться, что они понимают все расходы, связанные с конкретной услугой. Поставщики часто предоставляют расценки в зависимости от размера заказа компании, материалов, которые она заказывает, и продолжительности проекта.

• Информация о портфолио: компании часто запрашивают портфолио или резюме предыдущей работы поставщика, чтобы определить, соответствуют ли их услуги потребностям проекта. Это может помочь компании оценить опыт работы поставщика с другими клиентами и просмотреть выполненную ими работу. Это гарантирует, что компания использует поставщика, который имеет отличную репутацию и предоставляет качественные продукты.

• Объем работы: бизнес или агентство предоставляет поставщику точный объем работы, которую они выполняют. Это помогает поставщику разработать бюджет на материалы, чтобы он мог предоставить максимально точное предложение.

• Информация об ответе: компании предоставляют подробную информацию для каждого поставщика о том, как они могут ответить на предложение. Эта информация может включать контактные данные, заявление, обратный адрес или адрес электронной почты.

Что такое РФИ?

Запрос информации или RFI — это документ, который компания может предоставить, чтобы узнать об отрасли или найти решение проблемы, с которой они столкнулись. Например, если компания заинтересована в улучшении связи с клиентами, находящимися на расстоянии, она может отправить RFI в службу конференц-связи, чтобы узнать больше об облачной связи и конференциях.

RFI обычно представляет собой обычный документ, в котором запрашивается общая информация о поставщике, его продуктах и ​​услугах, а также история его обслуживания. Руководители проектов отправляют RFI до RFP, чтобы получить представление о доступных им вариантах. RFI обычно содержат:

• Открытые вопросы. Целью RFI является сбор общей информации, поэтому предприятия или агентства, отправляющие RFI, часто используют их, чтобы задавать открытые вопросы высокого уровня. Это может помочь им определить, какой поставщик лучше всего соответствует их потребностям. Открытые вопросы обычно предполагают развернутый ответ, а не ответ «да» или «нет».

• Исследование проблемы или проекта: Менеджеры часто включают свои собственные исследования в RFI, чтобы поставщики могли их подтвердить или исправить. Это может помочь менеджерам получить точное представление о проекте, в котором они участвуют. Это также может позволить поставщику действовать в качестве рецензента информации.

• Информация о ценах: RFI также запрашивает информацию о ценах, чтобы определить, какой вариант является наиболее финансово выгодным для руководителя проекта. Затем поставщики предоставляют информацию о ценах на материалы, производственные процессы, доставку материалов и оптовые скидки.

• Запрос на последующее действие: RFI обычно является первым шагом в процессе торгов между компанией и поставщиком. RFI может содержать запрос на последующие действия в течение определенного периода времени, чтобы определить, соответствует ли поставщик потребностям компании.

RFP против RFI

Хотя RFP и RFI служат схожим целям в процессе торгов, между ними также есть ключевые различия. Вот различия между RFI и RFP:

Торги

Компании используют RFP, чтобы начать процесс торгов. Напротив, они используют RFI в качестве гипотетического документа, который ни компания, ни поставщик не считают приглашением принять участие в торгах. RFP предлагает поставщикам участвовать в торгах по проекту, предоставляя важную информацию о ценах и объеме, тогда как RFI запрашивает общую информацию о поставщике. RFI начинает процесс сбора информации, в то время как компания использует RFP, чтобы выбрать между поставщиками до начала проекта.

Специфика

RFI обычно содержат общие вопросы, которые помогают компании получить общее представление о каждом поставщике. Это может включать информацию о ценах, информацию о портфолио и описание работы, которую планирует компания. Запросы предложений являются более конкретными, поскольку они являются частью процесса торгов и содержат открытые вопросы высокого уровня, на которые поставщики должны ответить. Эти вопросы помогают компании или агентству выбрать предложение, которое соответствует потребностям проекта и его бюджетным требованиям.

Крупномасштабные и мелкомасштабные проекты

Хотя компании иногда используют запросы предложений и запросы предложений как для крупных, так и для небольших проектов, они часто выбирают запросы предложений для крупных проектов. RFP более подробно разъясняет предложение и возможности поставщика, что может помочь бизнесу подготовиться к крупным проектам. Большие проекты также могут иметь более обширный бюджет и требовать планирования краткосрочных и долгосрочных затрат.

Опыт

RFI могут помочь руководителю проекта, который является новичком в отрасли, получить ключевую информацию, которая поможет ему найти подходящего поставщика. Например, если компания впервые использует систему точек продаж, она может отправить RFI нескольким поставщикам высокого класса, чтобы узнать об отрасли, узнать, на что способна система точек продаж, и выяснить, какие предприятия в точках продаж предложение. Для сравнения, компания может отправить RFP, когда менеджер проекта понимает отрасль, определяет проблему и ищет решение.

Язык и формат

Компании обычно пишут RFI, используя непринужденный язык и неформальный формат. Для сравнения, RFP — это формальные документы, которые компании используют для запроса предложений от поставщиков. Продавцы также отвечают официальной заявкой на проект. Многие менеджеры проектов используют шаблон RFP, чтобы максимально повысить профессионализм документа.