Рекомендательное письмо: обзор и примеры

Рекомендательное письмо — это тип переписки, обычно по электронной почте, который используется для представления кого-то, кого вы знаете, кому-то еще. Рекомендательные письма могут помочь построить профессиональные отношения, которые откроют возможности трудоустройства, роста бизнеса и сотрудничества. В этом руководстве мы дадим инструкции о том, как написать качественное рекомендательное письмо, которое может быть полезно как вам, клиентам, так и коллегам.

Типы рекомендательных писем

В течение вашей карьеры вам может понадобиться написать рекомендательное письмо по разным причинам, в том числе для представления:

• Один коллега другому

• Клиенты или заказчики

• Новые члены команды

• Подрядчик или фрилансер

• Кандидат на работу

• Один профессиональный контакт с другим

Профессиональное, четко изложенное рекомендательное письмо может помочь дать людям контекст и информацию, которые им нужны при встрече с кем-то новым. Письмо такого типа может помочь продвинуть проекты вперед, привлечь члена команды, наладить контакт с кем-то, чтобы получить новые навыки и многое другое.

Перед отправкой рекомендательного письма убедитесь, что обе стороны осведомлены и согласны на знакомство. Например, если бывший коллега обращается к вам и просит вас представить его рекрутеру из вашей нынешней компании, вы должны подтвердить у рекрутера, что с ним все в порядке, прежде чем отправлять официальное представление.

Описание изображения

Формат рекомендательного письма

1. Написать приветствие

2. Начните с предложения о том, почему вы пишете

3. Назовите полное имя человека, которого вы представляете

4. Объясните их роль и почему это важно для читателя.

5. Предоставьте информацию о том, как они могут работать вместе или быть полезными друг другу

6. Закройте с любыми следующими шагами или другими необходимыми деталями

7. Подпишитесь своим именем и должностью

Как написать ознакомительное письмо

Хотя вы можете написать рекомендательное письмо для нескольких различных ситуаций, есть несколько общих элементов, которые вы должны включить.
Вы должны включить в рекомендательное письмо следующую информацию:

1. Напишите приветствие

Для начала напишите короткое приветствие, которое вдумчиво открывает письмо. Здесь вы укажете их имя в первой строке, а затем дружеское начало. Например:

«Привет, Линда,
Надеюсь, у вас были прекрасные выходные!»

Подробнее: 20 способов начать электронное письмо

2. Включите предложение о том, почему вы пишете

Затем объясните, с какой целью вы отправили им электронное письмо. Предоставьте любой необходимый контекст, который поможет читателю понять, почему вы делаете введение и почему оно касается их.

«Я пишу в продолжение нашей встречи об определении лучших процессов выставления счетов и запросов для наших физиотерапевтических пациентов».

3. Назовите полное имя человека, которого вы представляете

Не забудьте указать их имя и фамилию, а также любые важные должности, которые могут помочь читателю.

— Я хотел бы познакомить вас с Альберто Руисом.

4. Объясните их роль и какое отношение они имеют к читателю.

Напишите краткое резюме, объясняющее положение и функции человека, которого вы представляете. Включите их название, а затем краткий обзор того, что они делают и как они добились успеха, поскольку это относится к читателю.

«Альберто — представитель отдела кадров, который поддерживает все терапевтические отделения нашего филиала. Он сыграл важную роль в разработке оптимизированных процессов для других команд, которые сократили время оплаты на 20%».

5. Предоставьте информацию о том, как они могут работать вместе или быть полезными друг другу.

Затем кратко объясните, как и почему вы делаете вступление. Например, они могут тесно сотрудничать в будущем или могут найти чужой опыт полезным в своей работе.

«Я подробно говорил с Альберто о нашем проекте. Он объяснил, что в этом квартале у него есть дополнительное время, чтобы помочь нам провести мозговой штурм идей по улучшению наших административных процессов. Он желает и готов встретиться с нами в начале следующей недели».

6. Включите всю необходимую контактную информацию

Если вы отправляете электронное письмо, рекомендуется включить адрес электронной почты человека, которого вы представляете, в строку «Копия», чтобы ваша аудитория могла сослаться на него. Если вы считаете, что необходима дополнительная контактная информация, ее также следует указать здесь.

«Не стесняйтесь обращаться к Альберто по электронной почте (его копия здесь) или по его рабочему телефону (333) 222-4444. Он ждет от вас вестей».

7. Закройте с любыми следующими шагами или другими необходимыми деталями

Завершите свое вступительное письмо описанием действий, которые должны быть предприняты вами, читателем или человеком, которого вы представляете. Убедитесь, что вы говорите ясно, назвав человека, с которым вы разговариваете, по имени.

«Я пойду вперед и назначу нашу встречу, чтобы начать на следующей неделе. Спасибо за вашу совместную работу над этим проектом! Заранее благодарю вас, Альберто, за вашу помощь».

8. Подпишитесь своим именем и должностью

Завершите свое электронное письмо с профессиональной подписью, такой как «Спасибо» или «С уважением». Затем укажите свое полное имя, должность и контактную информацию по мере необходимости.

“Всего наилучшего,
Генри Томас
Координатор по работе с кредиторской задолженностью»

Примеры рекомендательного письма

Вот пример рекомендательного письма, представляющего нового члена команды:

Привет, Сесилия,

Я надеюсь, что неделя была хорошей для вас! Я пишу, чтобы познакомить вас с нашим новым менеджером проекта Патрисией Джефферсон. Патрисия приходит к нам с многолетним опытом управления проектами, в частности, в управлении крупными долгосрочными проектами строительства многоквартирных жилых домов. Ее опыт будет чрезвычайно полезен для нашей команды, когда мы начинаем наши планы на следующий год.

Хотя вы не будете работать с Патрицией ежедневно, она сможет предоставлять вам регулярные обновления графика, когда вы представляете наш прогресс на ежеквартальных собраниях компании. Вы можете найти ее электронную почту в верхней части этой заметки, не стесняйтесь обращаться напрямую по мере необходимости.

Мы рады видеть Патрицию на борту, и я с нетерпением жду ваших новых рабочих отношений. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация в будущем.

Спасибо за ваше время,

Гертруда Петти

Вот пример рекомендательного письма, представляющего один профессиональный контакт другому:

Привет Тим,

Я надеюсь, что вы были хорошо, так как мы в последний раз говорили! Я обращаюсь к вам, так как мой бывший коллега Хейли заинтересован в работе в компании XYZ. Я вспомнил, что вы присоединились к компании несколько лет назад.

Хейли имеет четырехлетний опыт работы в сфере обслуживания клиентов и хочет продолжить свою карьеру в компании XYZ, но хотела бы узнать больше о компании, прежде чем подавать заявку. Я подумал, что могу связать вас двоих для информационного интервью, если у вас есть время. Если в вашей компании есть кто-то, кто, по вашему мнению, мог бы лучше ответить на вопросы Хейли, не стесняйтесь переслать запрос.

Хейли скопирована в электронном письме, и она свяжется с вами, чтобы продолжить. Заранее спасибо за помощь, Тим!

Хорошего вечера,

Салли Джонсон

Советы по написанию рекомендательного письма

• Адаптируйте свое введение. Убедитесь, что вступление адаптировано к ситуации и содержит информацию, которая будет полезна обеим сторонам.

• Установите ожидания. Используйте четкий и краткий язык, чтобы обе стороны знали, какова конечная цель введения и как им следует двигаться вперед.

• Будь краток. Большинство людей получают много электронных писем в день, и у них может быть очень мало времени, чтобы прочитать их. Отдавайте приоритет самой важной и полезной информации.

• Следовать за. Необязательно — могут быть случаи, когда вы считаете полезным или необходимым следить за введением, чтобы убедиться, что есть прогресс.