Распределение ресурсов в управлении проектами: полезное руководство

Распределение ресурсов — это процесс организации активов компании для различных видов деятельности и задач. Выполняя распределение ресурсов — ключевой шаг в управлении проектами, — бизнес-лидеры могут обеспечить своим командам необходимую поддержку для достижения стратегических целей. Если вы руководитель проекта или другой специалист, вам будет полезно узнать, как эффективно находить ресурсы, организовывать их и управлять ими. В этой статье мы обсудим определение распределения ресурсов, изучим его важность, приведем примеры, рассмотрим распространенные проблемы при распределении ресурсов и предложим шаги для правильного проведения этого процесса.

Что такое распределение ресурсов в управлении проектами?

Распределение ресурсов в управлении проектами, также известное как планирование ресурсов, представляет собой поиск и распределение средств и материалов для деловых целей. Компании тратят деньги на услуги и расходные материалы для выполнения различных проектов и проектных задач. Поскольку ресурсы ограничены, важно перемещать их в нужные места, чтобы свести к минимуму потери и максимизировать окупаемость инвестиций. Хотя распределение является необходимым шагом в начале процесса планирования проекта, менеджеры также продолжают отслеживать использование ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта и при необходимости перераспределяют активы.

Вот некоторые типичные типы ресурсов в управлении проектами:

• Труд: часть распределения ресурсов заключается в использовании талантов, квалификации и профессионального опыта сотрудников и делегировании задач и должностей, которые соответствуют уровню квалификации сотрудников. Труд также включает внешние услуги или временный персонал, нанятый компанией для поддержки, такой как ИТ, консультационные или маркетинговые агентства.

• Оборудование. Ресурс такого типа представляет собой любую машину или инструмент, аппаратное или программное обеспечение, которые компании используют для создания продуктов, предоставления услуг или выполнения других бизнес-задач. Например, для строительной компании их оборудованием могут быть экскаваторы, бульдозеры и программное обеспечение САПР.

• Пространство: компаниям требуется пространство для выполнения работы, разработки продуктов и предложения услуг, и они могут арендовать или покупать физические помещения и штаб-квартиры. Например, фирма, занимающаяся дизайном интерьеров, может решить арендовать офисное помещение, в котором руководители могут встречаться с клиентами, а сотрудники могут выполнять проекты.

• Материалы: Ресурс материалов включает в себя любые материальные ресурсы, которые помогают компании создавать результаты или продукты или облегчать предоставление услуг. Это включает в себя сырье, такое как сталь, масло и пиломатериалы, инвентарь для продажи клиентам и канцелярские товары, такие как компьютеры, столы, стулья, принтеры, канцелярские товары и письменные принадлежности.

• Деньги: иногда часть распределения ресурсов включает выделение бюджетов и средств различным бизнес-отделам для завершения этапов проекта. Эти команды могут использовать деньги для покупки ресурсов, выплаты заработной платы сотрудникам и даже для инвестиций, чтобы увеличить доход компании.

Почему распределение ресурсов в управлении проектами важно?

Распределение ресурсов в управлении проектами важно, потому что это способ организовать и спланировать проект. Заблаговременная подготовка плана деятельности может обеспечить эффективное сотрудничество команд и их высокую производительность. Вот несколько причин, по которым распределение ресурсов важно для бизнеса:

• Обеспечение успеха проектов: успех проектов зависит от того, есть ли у них нужные ресурсы. Руководители бизнеса могут обеспечить достижение целей, правильно распределяя деньги, труд, оборудование и материалы.

• Минимизация затрат. Планирование распределения ресурсов может помочь компании определить лучшие ресурсы для проекта по лучшим ценам. Они могут определить наиболее рентабельные стратегии, повысить прибыльность и обеспечить высокую отдачу от инвестиций.

• Предоставление проектов вовремя и в рамках бюджета: организация доступности ресурсов в начале рабочих процессов может поддержать усилия команды по завершению проекта вовремя и в рамках бюджета. Это может затем привести к удовлетворенности клиентов и узнаваемости бренда.

• Улучшение продуктов и услуг: при наличии надлежащих ресурсов компании могут разрабатывать продукты и услуги, которые являются высококачественными и конкурентоспособными на потребительских рынках. Они также могут улучшить распределение с течением времени, чтобы стимулировать инновации продукта.

• Оптимизация набора навыков сотрудников: назначение человеческих ресурсов или членов команды для различных типов проектов может помочь им приобрести навыки и развиваться профессионально. Это может оптимизировать их способность вносить свой вклад в миссию и цели компании.

• Повышение производительности сотрудников. Сотрудники, у которых есть необходимые ресурсы и возможности для выполнения задач, обычно могут с большим энтузиазмом заниматься своей работой и работать лучше. Они могут работать с высокой производительностью и эффективно работать вместе.

Примеры распределения ресурсов

Хотя стратегии распределения ресурсов различаются в зависимости от целей и приоритетов компании, изучение их примеров может помочь вам подготовить собственный план. Вот три примерные ситуации процесса:

Пример 1

Жаклин владеет фермой и хочет составить план распределения ресурсов на предстоящий квартал. Она решает сосредоточиться на выделении ресурсов для проекта по установке системы высоких туннелей на своей ферме. Поскольку такой проект требует большого капитала, но может обеспечить высокую отдачу от инвестиций, она выделяет на него 20% своего дохода. Чтобы покрыть стоимость ресурсов, она подает заявку на грантовое финансирование для небольших ферм.

Пример 2

Стейси — менеджер проекта в небольшой маркетинговой фирме, и она отвечает за выделение ресурсов для предстоящего проекта цифрового контента. Она фокусируется на поиске и развитии высококачественных человеческих ресурсов для проекта, нанимая оплачиваемых стажеров. В то время как ее опытные сотрудники могут обучать, наставлять и направлять студентов, сами студенты могут вносить свой вклад и инновации в маркетинговую деятельность агентства.

Пример 3

Фред отвечает за распределение ресурсов для проекта по информационным технологиям для клиента. Он хочет установить как оборудование, так и программное обеспечение для клиента, чтобы улучшить его интернет-соединение и методы связи. Он выделяет ресурсы на компьютерное оборудование и ИТ-поддержку для обучения сотрудников тому, как его использовать.

Общие проблемы с распределением ресурсов

Вот некоторые общие проблемы, с которыми могут столкнуться менеджеры по ресурсам, и некоторые идеи по их предотвращению или решению:

• Устаревшее программное обеспечение: хотя некоторые компании все еще используют устаревшее программное обеспечение для центральной организационной структуры для управления своими ресурсами, вместо этого может быть выгодно использовать облачное программное обеспечение. Это позволяет руководителям проектов вносить изменения в режиме реального времени, избегать несоответствий и недопонимания, а также экономить время и усилия благодаря функциям компьютерной автоматизации.

• Изменения в объеме проекта: особенно при работе с клиентом, менеджер проекта может захотеть быть адаптируемым к неожиданным изменениям в объеме и масштабе проекта, а также к нагрузке на ресурсы. Один из лучших способов отреагировать на такую ​​ситуацию — обновить расписание ресурсов и проекта и использовать творческие навыки решения проблем для эффективного перераспределения ресурсов.

• Неправильное управление талантами сотрудников. Для бизнеса важно хорошо управлять талантами сотрудников и назначать правильные задачи нужным членам команды. Убедитесь, что у опытных сотрудников есть обязанности, соответствующие их уровню квалификации, чтобы стимулировать вовлеченность и интерес, и направьте младших сотрудников на работу над задачами для новичков, чтобы предотвратить выгорание.

• Изменения в доступности ресурсов: в любом проекте могут быть неожиданные изменения в доступности человеческих или нечеловеческих ресурсов, потому что сотрудники могут заболеть, машины могут выйти из строя или могут возникнуть другие проблемы. Заранее создавайте резервные планы для таких ситуаций, чтобы вы могли немедленно решить их и с легкостью преодолеть эти проблемы.

• Недостаток коммуникации. Эффективная коммуникация является ключом к успеху проекта, и для менеджеров важно убедиться, что все участники имеют доступ к планам ресурсов и требованиям. Рассмотрите возможность использования облачного программного обеспечения для управления проектами, чтобы обмениваться документами, календарями и расписаниями и позволять членам команды сотрудничать в режиме реального времени.

Как распределять ресурсы в управлении проектами

Вот четыре шага, как правильно распределять ресурсы в ситуациях управления проектами:

1. Разработайте план проекта

Во-первых, разработайте план проекта с изложением идеи, целей и команды проекта. Разделите проект на основные области, этапы и задачи и создайте для него структуру декомпозиции работ. Затем это может помочь вам установить широкую временную шкалу для каждого результата.

2. Установите требования к ресурсам для каждой задачи проекта.

Создав таблицу с каждой задачей проекта, вы можете определить потребности в ресурсах для каждого компонента. Это могут быть человеческие или нечеловеческие ресурсы. Что касается человеческих ресурсов, установите навыки и компетенции, которые вы ищете в членах команды. Для нечеловеческих ресурсов укажите спецификации, которые вы ищете для оборудования и расходных материалов. Пока вы перечисляете эти потребности в ресурсах, спрогнозируйте бюджет для каждого проекта или фазы проекта.

3. Найдите ресурсы и финансирование

После подтверждения ваших потребностей в ресурсах вы можете использовать программное обеспечение для определения доступности внутренних или внешних ресурсов вашей компании. Вы можете захотеть нанять новых сотрудников, арендовать оборудование или принять другие решения, чтобы заручиться поддержкой проекта. Учитывайте стоимость этих ресурсов в общих финансовых планах вашего проекта и бизнеса.

4. Распределяйте ресурсы согласно плану

Защитив свои ресурсы, распределите их в соответствии с вашим планом. Убедитесь, что все бизнес-лидеры имеют четкое представление о доступных им ресурсах. Отслеживайте использование ресурсов и производительность с помощью панелей мониторинга и отчетов и корректируйте свой план по мере необходимости. Например, вы можете захотеть заменить ресурсы или перераспределить некоторые из них для высокоприоритетного проекта.