Расчет предполагаемого времени завершения проекта

29 апреля 2021 г.

Расчетное время до завершения, или ETC, — это расчет количества часов, которое, по вашему мнению, требуется для проекта от начала до конца. Для менеджеров проектов определение ETC является жизненно важным шагом на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это может помочь определить стоимость и количество необходимых материалов, а также может способствовать управлению ожиданиями всех участников. В этой статье мы обсудим, почему важно правильно оценивать время завершения, рассмотрим методы оценки времени и предложим шаги по точной оценке времени завершения.

Почему важно правильно оценивать время?

Правильная оценка времени завершения проекта может повысить ваш профессиональный статус и снизить стресс на рабочем месте. Когда ETC является точным, вы, вероятно, сможете обеспечить достаточное финансирование, персонал и материалы для завершения проекта к удовлетворению вашего клиента или работодателя, что, возможно, приведет к большему количеству возможностей управления проектом в будущем. Правильный ETC также помогает руководителям проектов составлять справедливые графики. Участникам проекта вряд ли потребуется работать сверхурочно, чтобы получить высококачественные результаты и уложиться в сроки проекта, создав для них более удовлетворительную рабочую среду.

Методы оценки времени

Ниже приведены методы оценки ETC вашего проекта, включая преимущества и недостатки каждого метода:

Нисходящая оценка

При оценке сверху вниз вы сначала определяете общую временную шкалу для всего проекта, часто основывая ее на мнении экспертов. Затем вы распределяете время для отдельных задач на основе общего времени.

Оценка сверху вниз может быть полезна, когда вы отправляете оценки времени и затрат на начальных этапах проекта, когда сроки еще относительно неопределенны. Однако успех этого метода во многом зависит от общей оценки проекта, которая может быть неточной.

Восходящая оценка

Как обратный метод оценки «сверху вниз», метод «снизу вверх» начинается с разбивки проекта на отдельные части и оценки времени, необходимого для завершения каждой из них. Общая оценка времени для всего проекта будет суммой индивидуальных оценок.

Восходящая оценка может быть более точной, чем нисходящая, но требует больше времени и анализа, чтобы разбить проект в целом на уровень отдельных действий. Этот метод также может игнорировать тот факт, что некоторые виды деятельности могут быть интегрированы, что может привести к переоценке сроков и затрат.

Сравнительная оценка

Сравнительная оценка, также известная как аналогичная оценка, включает в себя изучение сроков аналогичных проектов из прошлого и применение этой оценки к текущему проекту. Например, если ваш текущий проект представляет собой кампанию по внедрению нового напитка, а предыдущая кампания по выпуску новой линии одежды длилась шесть месяцев, вы можете предположить, что текущий проект также может занять около шести месяцев.

Сравнительная оценка выполняется быстро и основана на исторических данных. Однако он не учитывает переменные между проектами, поэтому может быть неточен.

Параметрическая оценка

Оценив время, необходимое для выполнения одной задачи, вы можете умножить эту продолжительность на количество аналогичных задач, входящих в проект. Например, если вы можете оценить, что совещание длится полчаса, а на этой неделе у вас запланировано пять совещаний, вы можете оценить общую продолжительность совещаний на этой неделе в 2,5 часа.

Параметрическая оценка может дать довольно точные оценки, если вы можете основывать ее на исторических данных, но некоторые группы задач могут включать изменения во времени, которые уравнение не может усреднить.

Трехточечная оценка

Вместо одной оценки вы вычисляете три: оптимистическую оценку, пессимистическую оценку и наиболее вероятную оценку. Оптимистичная оценка представляет собой наилучший сценарий, при котором все идет по плану. Пессимистическая оценка противоположна, при которой возникают все ожидаемые риски. Наиболее вероятный сценарий находится где-то между двумя крайностями.

Вы можете найти наиболее вероятную оценку, усредняя оптимистическую и пессимистическую оценки. Вычисление трех оценок обычно требует глубокого анализа и длительных затрат времени, но позволяет получить точные результаты.

Как правильно оценивать время

Выполните следующие действия, чтобы правильно оценить время завершения проекта:

1. Обратитесь к историческим данным

Часто бывает полезно изучить сроки аналогичных проектов, чтобы определить ETC для вашего собственного. Например, если вы управляете строительством восьмиэтажного здания, вы можете просмотреть графики прошлых строительных проектов, характеристики которых схожи с вашими. Хотя вы можете не найти соответствующих данных о каждой детали процесса, вы можете узнать, что закладка фундамента в среднем занимает шесть дней, а строительство длится до года. Зная эти детали, вы можете оценить, что для завершения вашего собственного строительного проекта может потребоваться более года.

2. Определите требования

Оценка времени начинается с определения объема работы, которую требует проект, включая повторяющиеся задачи совещаний, переписки, отчетов и тестирования. Попробуйте записать все задачи в виде списка, без определенного порядка. Просмотр общего количества процессов может дать вам приблизительное представление о том, как разделить работу с точки зрения времени и персонала.

Требования к проекту также включают команду, которая помогает довести проект до конца. На этом этапе определите, кого вы планируете привлечь к уровням принятия решений по проекту, и каковы могут быть их конкретные роли. Они могут даже внести свой вклад в список задач и дать более точное представление о выполняемой работе.

3. Порядок шагов

После того, как вы определили все действия, необходимые для проекта, пришло время расположить их последовательно от начала проекта до конца. Хотя вы можете отложить установление оценки времени для каждого действия на этом этапе, вы можете отметить ключевые вехи, которые необходимо выполнить. Например, может быть ограничено количество разрешений, необходимых для того, чтобы проект прошел определенный этап, поэтому было бы неплохо сделать акцент на получении разрешений до определенной даты.

4. Оцените потенциальные риски

Риски могут привести к значительным задержкам в сроках проекта, что иногда приводит к превышению бюджета или изменению графика работы, чтобы не сбиться с пути. Например, в строительстве ненастная погода является частой причиной задержек, которые также могут создавать вторичные риски, такие как плесень или невозможность доступа к зонам строительства. Было бы полезно добавить время к общему графику, чтобы компенсировать возможные задержки из-за погодных условий, или разработать графики на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы свести к минимуму последствия таких задержек. Выполнение этих шагов может восстановить некоторый контроль над проектом и вашу способность завершить его вовремя.

5. Сделайте оценки

Принимая во внимание собранные вами данные, определенные вами требования и персонал, а также потенциальные риски, которые могут возникнуть, вы можете оценить время, необходимое для завершения проекта, используя методы, которые обсуждались ранее. Возможно, вам будет полезно комбинировать методы. Например, сравнительная оценка может хорошо сочетаться с методами «сверху вниз» и «снизу вниз», повышая их точность за счет предоставления исторической основы для расчетов.

Независимо от того, какой метод вы выберете, вы можете избежать недооценки, работая с предположением, что ваши первоначальные оценки могут быть консервативными, и, таким образом, корректируя оценки по своему усмотрению, но в разумных пределах. Например, вы могли рассчитать пять дней для транспортировки материалов на ранней стадии, но задержка на один день может означать ожидание возобновления рабочих дней для получения материалов. В этом случае вы можете рассмотреть возможность оценки как минимум семи дней для этой деятельности.

Не забывайте использовать любую доступную технологию, которая поможет вам завершить работу. Инструменты оценки проекта, которые часто можно найти в приложениях для работы с электронными таблицами, могут предлагать полезные функции расчета, которые могут исключить некоторые догадки из ваших оценок.

6. Создайте и поддерживайте свою временную шкалу

Наконец, вы можете представить свой ETC в удобной для чтения временной шкале проекта. Поделитесь графиком с членами вашей команды и клиентами, чтобы все знали об ожиданиях. Не забудьте обсудить со своей командой важность отметки прогресса на временных шкалах по мере продвижения проекта.