Прослеживаемость: определение, преимущества и советы по внедрению

8 июля 2021 г.

Многие предприятия контролируют сложный цикл разработки продукта, состоящий из множества этапов и элементов. Один из способов, с помощью которого предприятия могут лучше управлять циклами разработки своих продуктов, — это процесс, известный как прослеживаемость. В этой статье мы обсудим важность прослеживаемости и дадим несколько советов о том, как лучше всего использовать этот процесс в вашем бизнесе.

Что такое прослеживаемость?

Прослеживаемость — это процесс отслеживания цикла разработки вашего продукта. Благодаря отслеживаемости вы документируете каждый этап производственного процесса, от поступления сырья до доставки готовой продукции. Эта документация может помочь предприятиям быстро отзывать дефектные продукты, оптимизировать их производство и соблюдать нормативные требования.

Почему прослеживаемость важна?

Существует несколько причин, по которым важно реализовать прослеживаемость в рамках цикла разработки продукта, например:

Выполнение обязательств

Многие производственные отрасли работают в соответствии с государственными нормами. Если это относится к вашей организации, внедрение прослеживаемости может быть юридическим требованием. Например, для многих предприятий пищевой промышленности важно иметь чувствительную ко времени систему для отслеживания и отзыва потенциально опасных пищевых продуктов в цепочке поставок.

Определение основных причин

Отслеживаемость позволяет вашему бизнесу выполнять анализ первопричины, то есть углубленный анализ для определения источника проблемы. Выполнение этих анализов может помочь вам предотвратить ошибки и улучшить любые неэффективные области вашего производства.

Например, если в ваших продуктах есть дефект в конце производственной линии, анализ первопричины определяет, какая часть производственной линии вызвала дефект. Поскольку прослеживаемость включает в себя сбор информации о каждом этапе производственного процесса, это значительно упрощает выполнение этого типа анализа.

Получение большей ценности

Благодаря отслеживаемости организации узнают больше о своем производственном процессе. С помощью этой информации они могут затем найти способы изменить процесс и сделать его более эффективным. Этот процесс известен как картирование потока создания ценности или картирование потока материалов и информации. Внимательно изучив этапы своей работы, количество необходимых материалов и время, необходимое для выполнения каждого этапа производства, вы сможете определить способы получения большей отдачи от ваших ресурсов.

Обеспечение подотчетности

Когда возникает проблема с продуктом, важно решить ее как можно быстрее. Это может помочь вашей организации сэкономить деньги или предотвратить потерю клиентов. Поскольку прослеживаемость помогает вам быстро определить источник вашей проблемы, вы можете устранить проблему как можно скорее. Это поможет вашей организации сохранить свою подотчетность и добросовестность.

6 советов по улучшению прослеживаемости

Чтобы улучшить отслеживаемость вашего производственного процесса, попробуйте воспользоваться шестью советами ниже:

1. Ведите надлежащий учет

Запишите всю возможную информацию о ваших продуктах и ​​производственном процессе. Это включает в себя, где каждый продукт находится на своей стадии производства. Таким образом, если вам нужно отозвать продукт, вы точно знаете, какие продукты нужно отозвать и где они находятся. В вашей системе ведите учет такой информации, как даты производства, даты истечения срока годности, метки времени производства и номера заказов на продукцию.

2. Работайте как с поставщиками, так и с ритейлерами

В производстве и производственном процессе часто участвуют сторонние предприятия. Важно, чтобы ваша система прослеживаемости охватывала как вашу часть производственного процесса, так и те, которые касаются других сторон. Например, если вам нужно отозвать продукт, вы захотите узнать, возникла ли причина из-за поставщика, предоставившего вам некачественные материалы, или из-за неправильного обращения продавца с вашим продуктом. Работайте с другими участвующими сторонами, чтобы обмениваться информацией на всех этапах производства, отгрузки и обработки, чтобы вы могли совместно определить причины любых проблем, которые могут возникнуть.

3. Используйте общение в реальном времени

По возможности старайтесь внедрить связь в реальном времени в вашей системе прослеживаемости. Это позволяет вашей команде быстро реагировать на любые проблемы. Коммуникации в реальном времени включают программное обеспечение, которое позволяет нескольким людям просматривать и редактировать документы одновременно и быстро отправлять сообщения друг другу. Эти инструменты имеют преимущество перед электронной почтой, поскольку они быстро уведомляют получателя о любых новых сообщениях и предоставляют простые способы быстрого ответа.

4. Автоматизируйте процессы

Еще один способ сэкономить время в вашей системе прослеживаемости — автоматизировать процессы. Для этого установите программное обеспечение для автоматизации, которое может выполнять простые задачи в заданные моменты. Например, вы можете создать матрицу рисков, и ваша система автоматизации обновит уровни риска на основе введенных вами данных. Это устраняет необходимость в том, чтобы сотрудник выполнял эту задачу, и помогает гарантировать, что уровень риска всегда остается актуальным.

Автоматизация процессов также может помочь уменьшить любую потенциальную предвзятость, поскольку вы создаете стандартизированный подход. Потратьте время на анализ своих систем прослеживаемости и найдите повторяющиеся задачи, с которыми может справиться программное обеспечение для автоматизации.

5. Проведите имитацию отзыва

Хороший способ проверить вашу систему прослеживаемости — время от времени проводить пробный отзыв. Имитация отзыва — это когда вы выбираете безпроблемный продукт и делаете вид, что с ним проблема. Затем вы можете пройти через процессы, которым вы должны следовать, чтобы провести фактический отзыв этого продукта. Запишите все свои действия, а затем проанализируйте результаты. Посмотрите, насколько хорошо ваша компания может быстро отзывать продукты, и есть ли какие-то области, которые вы могли бы улучшить.

Имитация отзыва является стандартной процедурой во многих отраслях, использующих прослеживаемость, и принято объяснять всем клиентам, с которыми вы связываетесь, в рамках протокола отзыва, что вы проводите симуляцию, чтобы обеспечить безопасность продукта в будущем.

6. Найдите подходящее программное обеспечение

Для реализации каждого из этих советов полезно использовать программное обеспечение для отслеживания. Многие варианты программного обеспечения для прослеживаемости имеют функции, которые могут помочь вам в выполнении этих задач. Например, вы можете найти программное обеспечение, которое ведет учет вашего производственного процесса, автоматически обновляет его и предоставляет вам анализ. Внедрение программного обеспечения для прослеживаемости может обеспечить хорошую отдачу от ваших инвестиций, поскольку оно может позволить вам сэкономить ресурсы на этом процессе и применить их в другом месте.