Прощальные письма: ответы на частые вопросы

30 марта 2021 г.

Уходя с работы, отправка прощальных писем людям, которые повлияли на ваше время в компании, — это уважительный способ уйти. Есть много соображений, которые следует учитывать при отправке прощального письма при уходе из компании. Важно подобрать правильный тон, осветить все необходимые темы и отправить письмо в нужное время. В этой статье мы обсудим некоторые из наиболее распространенных вопросов, которые возникают у людей при отправке прощального письма бывшим коллегам и руководителям.

Что такое прощальное письмо?

Вы отправляете прощальное письмо другим сотрудникам компании, когда покидаете место работы. В прощальном письме выражается благодарность за время, проведенное в компании, и выражается любая личная доброжелательность, которую вы испытываете к получателю. Отправка прощального письма — это отличный способ выразить признательность получателю, а также помочь вам установить и поддерживать положительные чувства, которые могут быть полезны для вас в профессиональном плане. Хорошо написанное прощальное письмо может сделать положительный выход из компании еще более положительным и смягчить любые негативные чувства, когда вы покидаете компанию на далеко не идеальных условиях.

Кому отправить прощальное письмо?

Когда вы уходите из компании, скорее всего, есть несколько человек, с которыми вы работали, и они заслуживают прощального письма, особенно если вы работали в одной компании в течение длительного периода времени. Подумайте о том, чтобы отправить прощальное письмо, когда вы уходите из компании:

Супервайзеры

Первыми, кого следует учитывать при планировании любых прощальных писем, являются ваши руководители, включая как вашего непосредственного начальника, так и сотрудников высшего звена, если ваше положение в компании оправдывает это. Поддержание прочных отношений с вашими руководителями позволяет вам уйти в хороших отношениях, а также показать свою признательность за то, что ваше время в компании дало вам.

Коллеги

Когда вы покидаете компанию, ваше отсутствие может повлиять на будущие условия работы ваших непосредственных сотрудников. Те, с кем вы работали в тесном сотрудничестве, также, вероятно, построили личные связи. Отправка прощального письма коллегам, с которыми вы тесно сотрудничали во время работы в компании, — это знак вежливости, который показывает, что вы цените их и время, проведенное вместе.

Друзья

Работая в компании в течение продолжительного периода времени, вы обычно строите позитивные отношения с коллегами, даже с теми, с кем у вас не было прямых рабочих отношений. Отправка прощального письма коллеге, с которым вы подружились, — это возможность выразить свою благодарность за время, проведенное вместе, и помочь укрепить связь, которая может выйти за рамки вашей совместной работы.

Клиенты

Если ваша роль в компании включает в себя работу с внешними клиентами и подрядчиками, возможно, вы установили важные отношения с некоторыми из них. Отправка прощального письма — это отличный способ поблагодарить их за опыт совместной работы, а также возможность кратко сказать что-то о вашей замене. Это может помочь облегчить переход и заставить вашу бывшую компанию и ваших бывших клиентов думать о вас более позитивно после того, как вы уйдете.

Подробнее: Как написать прощальное письмо своему боссу (с советами, шаблоном и примером)

Когда следует отправить прощальное письмо?

После того, как вы определили, кто на вашем месте работы получит прощальное письмо, когда вы уйдете, решите, когда отправлять письма. В общем, отправлять или доставлять прощания в последний день или за день до отъезда — идеальный вариант. Вы можете позволить получателям поговорить с вами, прежде чем вы уйдете, и поделиться своими чувствами. Если вы дождетесь своего последнего рабочего дня, это также позволит вам сохранить более традиционные условия работы в последнюю неделю, чтобы вы ушли на позитивной ноте.

Подробнее: Что делать в последний день на работе

Как вы решаете, послать ли прощальное письмо или электронное письмо?

Если вы не работаете в небольшой компании, возможно, вы не сможете отправить личное прощальное письмо всем, с кем работаете. Сокращение списка получателей с учетом следующих соображений:

Как долго вы работали вместе

Если вы проработали на своей нынешней работе недолго, маловероятно, что многие из ваших коллег и начальников будут ожидать большого признания, когда вы уйдете. Хотя вы можете захотеть отправить письмо избранной близкой группе, вы можете оставить более короткий список. Однако, если вы долгое время работали в компании со многими из одних и тех же сотрудников, вы можете быть более склонны отправлять прощальные письма большему количеству людей, когда уходите.

Обстоятельства, по которым вы уходите

То, как вы уходите от своего работодателя, является еще одним важным компонентом принятия решения о том, следует ли вам отправить одно или несколько прощальных писем. В целом, люди более склонны посылать прощальное письмо на работу, с которой уходят в хороших отношениях. Однако есть одно исключение: если вы уходите с работы на далеких от идеальных условиях, но на работе есть один или несколько человек, которых вы все еще высоко цените, в этом случае прощальное письмо может позволить вам выразить эти чувства и свести к минимуму любой остаточный негатив от того, как вы уходите.

Ваши личные отношения

В некоторых случаях вы можете установить личные связи с коллегой, руководителем или клиентом. Даже если другие элементы могут не указывать человека, которому следует получить прощальное письмо, если у вас есть сильные личные связи, отправка прощального письма — отличный способ выразить свою важность для вас и оставить свою позицию на последней положительной ноте. .

Что должно быть в прощальном письме?

Отправляя прощальное электронное письмо, вы, вероятно, захотите сообщить получателям множество вещей, и важно убедиться, что вы не упустите ни одной ключевой информации. Работа с контрольным списком — отличный способ просмотреть свое прощальное электронное письмо или письмо, чтобы убедиться, что вы добавили все, что вам нужно, прежде чем отправить его. Важная информация, которую следует включить в прощальное письмо, включает:

Ваш последний день

Наиболее практичная информация, которой можно поделиться с получателями вашего прощального письма, — это день вашего отъезда, особенно если вы отправляете свое письмо более чем за день.

Объяснение того, почему вы уходите

Важно сообщить получателю, почему вы покидаете компанию, чтобы помочь ему понять, почему вы переходите к новой возможности. Это также может помочь вам сохранить отношения после ухода, представив ваш уход в положительном свете.

Включить личную заметку

Если получатель оказал личное влияние на вашу жизнь, прощальное электронное письмо — это прекрасная возможность поделиться тем, что он значил для вас во время работы в компании, а также двигаться вперед. Чтение положительных слов, которые вы должны сказать о них, может помочь смягчить последствия вашего ухода из компании.

Укажите, что вам понравилось в работе

Если вы пишете прощальное письмо руководителю, отмечая моменты из вашего пребывания в компании, которые вам понравились и по которым вам будет не хватать, — это отличный способ выразить свою благодарность за возможность работы в компании.

Ваши Контактные Данные

Оставить контактную информацию любому, кого вы считаете достойным прощального письма, — это отличный способ оставаться на связи с самыми важными людьми с вашей предыдущей работы. Это особенно важно, если вы использовали корпоративный телефон или адрес электронной почты для своих деловых контактов. и теперь нужно будет изменить свои контакты.

Допустимо ли отправлять массовое прощальное письмо?

Один из вариантов ухода из компании, где вы чувствуете, что должны отправить большое количество прощальных писем, — это массовая рассылка прощальных писем либо в форме открытого письма, либо рассылка одного письма списку бывших коллег и руководителей. Это эффективный способ попрощаться со многими людьми одновременно, при условии, что этот метод соответствует культуре вашего рабочего места.

Это тактика, более распространенная для сотрудников высшего звена, которые увольняются после длительного периода работы в компании. Поскольку высокопоставленные должностные лица в компании, вероятно, будут иметь прямой контакт и управленческий надзор над значительной частью персонала, их уход из компании может затронуть многих сотрудников. Отправив прощальное письмо через службу рассылки для сотрудников или опубликовав его в открытом доступе, руководитель может обеспечить подходящее прощание для всего персонала.

Подробнее: Руководство: электронное письмо коллегам на прощание (с примерами)

Каким должен быть правильный тон при отправке прощального письма?

При написании прощального письма профессиональный тон является хорошей основой и лучшим способом написать любое письмо, которое вы отправляете людям, с которыми у вас нет прочной личной связи. Для получателей, с которыми у вас также есть дружеские отношения, выходящие за рамки ваших профессиональных связей, допустимо использовать более личный и непринужденный подход при написании письма.

Что нужно сделать, прежде чем отправить прощальное письмо

Прощальное письмо — это хороший способ завершить работу в компании на позитивной ноте и сохранить отношения, но его не следует использовать в качестве единственного способа уведомить окружающих о том, что вы покидаете компанию. Важно убедиться, что вы соблюдаете все формальные процедуры в вашей компании, а также принять меры, чтобы ваш уход был максимально гладким.

В дополнение к официальному уведомлению об отпуске по крайней мере за две недели до вашего последнего дня, если это возможно, вы также должны уделить время тому, чтобы убедиться, что были приняты меры для передачи вашей рабочей нагрузки коллеге или лицу, заменяющему вас. Делая свой уход как можно более плавным, вы создаете позитивную атмосферу, так что ваше прощальное письмо может стать последним штрихом вашего положительного ухода из компании.

Какой длины должно быть прощальное письмо?

При написании прощального письма постарайтесь сделать его как можно более кратким, не удаляя ничего важного, что вы хотите передать. Для прощальных писем, которые вы отправляете, потому что этого требует ваша профессиональная ситуация, но у вас нет особенно крепких личных или профессиональных связей, два коротких абзаца — это хороший баланс между тем, чтобы показать, что вы приложили усилия, не тратя лишнего времени ни на себя, ни на время получателя. Для людей, с которыми у вас сложились более тесные связи, нет жестких ограничений на то, как долго может длиться ваше прощание, если у вас есть искренние мысли, которыми вы хотите поделиться, но вы все равно должны стремиться к краткости редактирования перед отправкой.