Проформа и коммерческий счет: в чем разница?

26 августа 2021 г.

Счета-фактуры являются важными документами, которые помогают компаниям отслеживать расходы и бюджеты. Компании часто используют предварительные и коммерческие счета-фактуры, чтобы ускорить свои процессы продаж и улучшить свои международные процессы доставки. Понимание различий между этими двумя счетами может помочь вашей компании эффективно использовать эти документы. В этой статье мы рассмотрим, что такое предварительные и коммерческие счета-фактуры, рассмотрим некоторые различия и сходства между ними и обсудим несколько часто задаваемых вопросов об этих счетах-фактурах.

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это документ, который информирует покупателей о рассчитанных расходах. Этот счет-фактура подтверждает данные об отгрузке покупателя и перечисляет ожидаемые расходы, такие как стоимость товара и доставки. Продавцы выставляют предварительный счет перед производством и доставкой готовой продукции, чтобы покупатель мог сделать осознанный выбор в отношении выполнения заказа в компании. Некоторые предварительные счета-фактуры прогнозируемых расходов включают:

• Комиссии

• Сборы

• Стоимость продукта

• Налоги

• Дополнительные расходы

Что такое коммерческий счет?

Коммерческий счет-фактура — это документ, который информирует покупателей о фактических затратах на производство и доставку. Продавцы выставляют коммерческий счет-фактуру после предоставления покупателю товаров или услуг. Этот счет-фактура также включает и сообщает точное количество товаров, которые компания отправляет клиенту.

Счет-проформа и коммерческий счет-фактура

Хотя оба формата счета-фактуры информируют покупателей о стоимости продукта и стоимости доставки, между ними есть несколько различий. Вот некоторые категории, которые подчеркивают различия и сходства между этими двумя типами счетов:

Использование

Продавцы используют предварительные счета-фактуры, чтобы информировать покупателей об ожидаемых расходах и избегать любых задержек при перемещении товаров через международную таможню. Он информирует таможенных служащих о стоимости конкретного груза и содержит подробную информацию о включенных предметах. Некоторые предметы, для которых используется предварительный счет-фактура, могут включать образцы, личные вещи, маркетинговые материалы и предметы, отмеченные для возврата. Кроме того, счет-проформа может помочь компаниям предъявить страховые претензии, если транспортная компания потеряет или повредит груз.

Для подготовки коммерческих счетов часто требуется время, потому что очень важно, чтобы информация была точной перед отправкой по почте, что может продлить процесс доставки. Использование счета-проформы также может помочь ускорить отгрузку товаров, если продавец все еще находится в процессе подготовки коммерческого счета.

Формат

Форматирование между проформой и коммерческими счетами-фактурами имеет незначительные различия. Счета-проформы должны включать проформу, написанную на документе для отправки. Однако в коммерческих счетах не обязательно указывать тип счета в документе.

Информация включена

Проформа и коммерческие счета-фактуры включают аналогичную информацию для документирования всего процесса продажи поставок клиентам. Информация, которую часто включают оба документа:

• Информация о компании-продавце

• Информация о компании-покупателе

• Способ отгрузки

• Тип отгрузки

• Порт погрузки и разгрузки

• Справочный номер

• Информация о дате

• Предполагаемая дата доставки

• Способ и условия оплаты

• Описания продуктов

• Условия продукта

• ФИО, дата и подпись представителя компании

Однако между двумя документами есть некоторая информация, которая отличается. Некоторая уникальная информация, которую может содержать счет-проформа, включает предполагаемое количество продукции и банковскую информацию. Информация, которую может включать коммерческий счет, включает коносамент, точное количество, информацию о судоходной компании и любую соответствующую информацию о пункте назначения.

Бухгалтерский учет

Счета-проформы помогают компаниям планировать расходы на покупку товаров или услуг. Он предоставляет прогнозируемые затраты на конкретную покупку, включая налоги, стоимость доставки и таможенные пошлины. Коммерческие счета-фактуры указывают точную сумму, которую покупатель должен продавцу. Как правило, компании выставляют коммерческие счета-фактуры для точного отслеживания денежных потоков компании.

Продажа продукта

Продавцы используют счет-проформу, чтобы начать процесс продажи с потенциальным покупателем. На этом этапе процесса продажи потенциальный покупатель может запросить изменения, касающиеся спецификаций и количества товара. Коммерческий документ подтверждает продажу и указывает платежную информацию по сделке.

Стадия в процессе продажи

Компании часто заполняют каждую форму ближе к концу процесса продажи. Однако продавцы выставляют покупателям предварительный счет-фактуру на этапе закрытия. Покупатели на этом этапе разрешили все возражения и согласились на совершение сделки с покупателем. Покупатели обычно отправляют коммерческий счет-фактуру на последующем этапе, когда покупатель готовится к получению или, возможно, уже получил товар. Коммерческий счет-фактура обычно завершает процесс продажи между каждой стороной.

Часто задаваемые вопросы

Вот несколько часто задаваемых вопросов о проформе и коммерческих счетах-фактурах:

Может ли компания оплатить свой баланс с помощью проформы счета-фактуры?

Продавец обычно создает предварительные счета-фактуры, прежде чем создавать и отправлять продукт. Точная сумма платежа может различаться между проформой и коммерческим счетом, поэтому продавцы принимают платежи только по коммерческому счету. Как правило, компании используют счет-проформу для описания процесса оплаты и часто запрашивают банковскую информацию, которую покупатель использует для оплаты коммерческого счета.

Почему компании используют проформы и коммерческие счета-фактуры?

Счет-проформа помогает компаниям узнать стоимость покупки определенного товара или услуги. Этот счет может помочь компаниям получить одобрение на покупку товара до фактической транзакции. Счет-проформа также может помочь ускорить процесс продажи, поскольку в нем перечислены все расходы, условия и описание покупки. Коммерческий счет-фактура является окончательным соглашением о покупке между покупателем и продавцом и формирует юридическое обязательство между двумя сторонами.

Компании автоматически генерируют эти счета?

Компании часто не создают автоматически счета-проформы в процессе продаж. Покупатели могут запросить предварительный счет-фактуру у продавца до завершения продажи продукта. Однако компании обычно автоматически генерируют коммерческие счета, поскольку это позволяет покупателям оплачивать поставленные товары и услуги.

В чем разница между ценовым предложением и предварительным счетом-фактурой?

Ценовое предложение — это устный разговор или документ, в котором указана цена за проект или услугу. Цена в предложении отражает текущую рыночную стоимость продукта, услуги или проекта и не является юридически обязывающим контрактом. Счет-проформа, однако, является юридически обязывающим договором, который обязывает покупателя совершить определенную сделку купли-продажи с продавцом.