Процесс инвентаризационного аудита: определение и передовой опыт

25 марта 2022 г.

Ведение точного подсчета запасов компании может помочь вам управлять запасами и прогнозировать, когда вам может понадобиться пополнение запасов. Проведение аудита запасов — это метод, который многие компании используют для отслеживания запасов и стоимости запасов на своих предприятиях. Понимание процесса аудита запасов может помочь вам управлять запасами и выявить потенциальные проблемы. В этой статье мы рассмотрим, что такое процесс аудита запасов, важность аудита запасов и некоторые общие процедуры аудита.

Что представляет собой процесс инвентаризации?

Процесс аудита запасов — это любая процедура, которую вы используете для проверки элементов вашего запаса. Аудит часто позволяет вам определить, сколько определенного товара у вас еще есть на складе в вашем регионе. Это также может предоставить другую информацию, такую ​​как стоимость, состояние или качество товара.

В чем важность аудита запасов?

Аудит запасов важен, потому что он позволяет вам отслеживать, что у вас есть на складе. Это может помочь вам заказать новые расходные материалы или запланировать поставки заранее. Вы также можете использовать аудит инвентаря для оценки ущерба вашего инвентаря или обнаружения источников потерь.

Общие процедуры аудита запасов

Вот 10 распространенных процедур, которые вы можете использовать для аудита вашего инвентаря:

1. Инвентаризация

Физическая инвентаризация — это когда вы подсчитываете каждый предмет в инвентаре вручную. Затем вы можете сравнить количество ваших запасов с ожидаемыми числами в базе данных компании или в системе инвентаризации. Этот метод является одним из наиболее распространенных способов отслеживания запасов, поскольку он позволяет быстро определить, когда заказывать новые расходные материалы.

2. Количество циклов инвентаризации

Подсчет циклов инвентаризации аналогичен подсчету физических запасов, поскольку в нем кто-то физически записывает количество оставшихся у вас запасов. В то время как при физической инвентаризации регистрируется каждый элемент, при подсчете циклов инвентаризации учитывается только небольшая часть вашего общего запаса. Это пример метода, который позволяет вам проверить точность ваших системных записей.

3. Инвентарный анализ ABC

Инвентарный анализ ABC — это метод управления запасами, который группирует ваши запасы в три категории в зависимости от их стоимости и важности. Когда вы сортируете свой инвентарь по группам в зависимости от важности, вы можете проверять каждый набор по отдельности. Категории:

• Категория A: Предметы этой категории самые важные и дорогие.

• Категория B: Сюда входят товары со средней стоимостью.

• Категория C: это предметы, которые стоят наименьшую сумму.

4. Анализ отсечения

Анализ отсечения является подтипом инвентаризационного анализа. Во время стандартного инвентаризационного анализа вы выполняете подсчет, в то время как остальные бизнес-процессы работают в обычном режиме. Если вы проводите аудит запасов с помощью анализа отсечения, вы можете временно остановить операции, пока вы физически подсчитываете все свои товары. Это может помочь уменьшить неконтролируемые переменные и может привести к более точному подсчету.

5. Аналитические процедуры

Аналитические процедуры позволяют вам просматривать любые внезапные увеличения или изменения в вашем инвентаре. Этот метод не требует физического подсчета запасов, а вместо этого опирается на данные о предметах, такие как стоимость единицы продукции, размер прибыли или частота пополнения запасов товаров в определенный период времени. Вы можете сравнить любую из этих точек данных с той же статистикой за предыдущие годы, чтобы определить, есть ли какие-либо изменения или рост.

6. Анализ накладных расходов

Анализ накладных расходов — это аудит всех накладных расходов, нематериальных затрат, связанных с товарно-материальными запасами. Накладные расходы включают в себя любые расходы, которые не связаны напрямую с продуктом, который продает компания. Например, если компания хранит свои запасы на складе, арендная плата за этот склад представляет собой накладные расходы.

7. Анализ себестоимости готовой продукции

Анализ себестоимости готовой продукции — это процедура аудита запасов, обычно используемая на производстве или производстве. Он подсчитывает ваш инвентарь, когда вы заканчиваете продукт, а не проводите инвентаризацию отдельных частей. Например, компания по производству игрушек может проводить анализ стоимости готовой продукции игрушечных машинок вместо подсчета отдельных деталей машин.

8. Анализ стоимости перевозки

Анализ стоимости фрахта позволяет вам измерить стоимость транспортировки вашего инвентаря. Он анализирует стоимость доставки и время выполнения заказа, то есть время, которое занимает конкретный процесс транспортировки товаров. Эта процедура инвентаризационного аудита может также рассчитать любые инвентарные потери или повреждения, которые происходят во время поездки.

9. Сопоставление счета за доставку

Сопоставление счета за доставку сравнивает общую стоимость доставки вашего инвентаря с количеством отгруженных товаров. Это поможет вам определить, что вы отправляете свой инвентарь за правильную сумму денег. Вы можете выполнять этот аудит случайным образом, чтобы убедиться, что ваши расходы остаются постоянными.

10. Согласование продуктов

Согласование продуктов сравнивает результаты подсчета ваших физических запасов с вашими записями об инвентаризации и устраняет любые конфликты между двумя источниками. Это поможет вам убедиться, что ваши оценки точны, и позволит вам найти источник любых расхождений. Например, если вы насчитали 20 упаковок пластиковых стаканчиков, но ваша система говорит, что у вас их 30, вы можете выяснить, что случилось с недостающими 10 упаковками.

Лучшие практики процесса аудита запасов

Вот несколько практик, которые вы можете использовать, чтобы помочь себе в процессе аудита запасов:

Выберите типы аудита

Выбор типов аудита, которые лучше всего подходят для вашего инвентаря, может помочь вам вести точный подсчет товаров и затрат. Вы можете спросить своего руководителя, какие виды аудита традиционно использует компания. Если они попросят вас выбрать типы аудита, попробуйте перечислить потребности компании и сравнить их с общими процедурами аудита, чтобы определить, какие типы вы можете использовать.

Регулярно проводите аудит

Аудит инвентаря поможет вам отслеживать, какие предметы у вас есть в конкретный момент. Последовательное выполнение аудитов позволяет вам сравнивать свои запасы в разные периоды времени, что может помочь при заказе расходных материалов или определении того, какие предметы вы используете чаще всего. Это также позволяет вам следить за своими предметами и замечать, влияют ли какие-либо непредвиденные ситуации на ваш инвентарь.

Практикуйте надлежащий учет запасов

Инвентаризация — это акт контроля и организации физических предметов компании. Это может включать в себя отслеживание запасов, маркировку предметов и точное прогнозирование того, когда вам нужно пополнить запасы и изменить порядок поставок. Поддержание постоянного уровня инвентаризации может помочь упростить аудит и лучше определить причину нерегулярного аудита.

Создать контрольный список

Контрольный список запасов — это документ, в котором перечислены все ваши запасы и ценная информация, такая как состояние, количество, цена и группировка ABC. Вы можете использовать этот контрольный список, чтобы упростить подсчет продуктов. Контрольные списки также позволяют систематизировать другую информацию, чтобы вы могли легко находить данные о своих товарах.

Рассмотрите программное обеспечение для управления запасами

Программное обеспечение для управления запасами — это любой тип программного обеспечения, которое позволяет вам организовывать и отслеживать ваши запасы. Вы можете использовать эти программы для проведения долгосрочных аудитов, таких как аналитические процедуры или анализ стоимости перевозки. Некоторое программное обеспечение также может автоматически связываться с вашими точками продаж и отслеживать товары по мере их продажи, что может снизить частоту проведения физических проверок.