Презентация на стартовом совещании по проекту: советы и рекомендации

Когда вы начинаете новый бизнес-проект, крайне важно установить четкое видение успеха и передать его. Презентация на стартовом совещании — это ваша возможность продемонстрировать прочные отношения с заинтересованными сторонами, которые могут привести к оптимальным результатам для вашего предприятия. В этой статье мы рассмотрим, как провести презентацию на стартовом совещании, и дадим советы о том, что включить в демонстрацию.

Что такое презентация на стартовой встрече?

Презентация на стартовом совещании знакомит заинтересованные стороны с членами команды, планами и процедурами, связанными с конкретным проектом. Стартовая встреча может быть внутренней, с участием только сотрудников вашей компании, или между вашим бизнесом и представителями другой компании. Презентации на стартовом совещании устанавливают общее понимание цели, позитивные рабочие отношения, взаимоприемлемые ожидания и общее определение успеха.

Как провести презентацию на стартовом совещании

Вот шаги, которые необходимо предпринять при проведении собственной презентации на стартовом совещании:

1. Пригласите заинтересованные стороны

Установочные встречи — это важная возможность для заинтересованных сторон узнать и обсудить детали проекта. Убедитесь, что вы выбрали дату и время встречи заблаговременно, чтобы приглашенные могли сделать необходимые приготовления. При подготовке списка приглашенных не забудьте указать:

• Руководители проекта

• Члены команды проекта

• Представители вовлеченных ведомств

• Представители подрядных организаций

• Спонсоры проекта

• Менеджеры от компании-заказчика

2. Организуйте свою презентацию

Дайте себе достаточно времени, чтобы организовать презентацию. Большинство презентаций на стартовом совещании представляют собой слайд-шоу. Даже если вы будете следовать шаблону, вам, вероятно, придется потратить много времени на сбор информации из различных источников и проведение независимых исследований. Перед встречей подумайте о том, чтобы поделиться своей презентацией с заинтересованными сторонами в вашей организации, чтобы избежать повторения каких-либо неточных или устаревших деталей.

Поскольку большинство презентаций на стартовых встречах заканчиваются разделом вопросов и ответов, составьте список вопросов, которые вы ожидаете от заинтересованных сторон, и подтвердите, что у вас есть конкретная информация для ответа.

3. Обеспечьте эффективную доставку

Успешная стартовая встреча зависит от эффективной доставки содержания вашей презентации. В зависимости от вашей роли в организации вы можете решить делегировать презентацию коллеге, который преуспевает в публичных выступлениях, или вы можете привлечь несколько участников на протяжении всей встречи. Если вы главный ведущий, заранее порепетируйте несколько раз, чтобы вы могли говорить уверенно перед аудиторией.

4. Поделитесь своей работой

После стартовой встречи отправьте электронное письмо с благодарностью участникам и приложите копию своей презентации. Заинтересованные стороны ценят наличие ссылки, которую они могут использовать для подтверждения деталей в будущем. Если кто-то не смог присутствовать на собрании, предоставление ему виртуальной копии — это продуманный жест, который гарантирует, что все стороны проинформированы.

Что включить в презентацию на стартовой встрече

Вот ключевые компоненты, которые следует включить в презентацию на стартовом совещании:

Введение

Даже если вы знакомы с большинством участников совещания, стартовое совещание выиграет от знакомства. Определите ключевых представителей вашей организации, чтобы все заинтересованные стороны были знакомы друг с другом. Если уместно, вы можете попросить участников поделиться забавным фактом о себе. Ваша презентация может послужить введением для людей, собирающихся активно работать вместе, поэтому подчеркивание дружелюбия и межличностных связей может иметь долгосрочные преимущества.

История проекта

Посвятите время объяснению основ вашего бизнеса и причин нового проекта. Заинтересованные стороны за пределами вашей организации могут не понимать квалификацию или опыт вашей команды. Им полезно объяснить, чего они могут ожидать от вас как от партнера. Обсуждение предыстории проекта также помогает вашей текущей команде понять, как другие ранее решали проблему. Затем они могут сориентировать свой процесс с учетом предыдущих уроков и ошибок. Это хорошее время, чтобы заявить о главной цели проекта.

Объем и ограничения проекта

Знание конечной цели проекта полезно, но многие вопросы остаются без ответа без обсуждения масштабов проекта. Масштаб проекта определяет результаты, которых вы обещаете достичь, и указывает, что не входит в обязанности вашей команды.

Например, музей может нанять консалтинговую фирму по вопросам безопасности для разработки новой системы безопасности. Не обсуждая масштаб проекта, заинтересованные стороны музея могут не знать, действительно ли охранная компания устанавливает камеры видеонаблюдения или находит рекомендованных дополнительных охранников. Как только ваш клиент узнает, что ваши услуги не включают в себя, он может либо договориться о том, чтобы вы выполнили дополнительную работу, либо найти дополнительную помощь.

Результаты и сроки

Ваше стартовое совещание дает возможность всем, кто следит за результатами, подтвердить предложенные сроки. Заинтересованная сторона может выразить обеспокоенность по поводу определенных дат из-за других обязательств или личных конфликтов. Возможно, вы сможете внести коррективы во время встречи, но если нет, все же полезно заранее распознать эти потенциальные проблемы.

Также важно обсудить, как ваши результаты влияют друг на друга. Иногда работа над частью проекта не может быть начата, пока товарищи по команде не выполнят отдельную задачу. Ваша презентация дает возможность рассмотреть отношения между различными частями вашего проекта и убедиться, что каждый понимает, как их обязанности влияют на успех других.

Разделение задач

Обязательно просмотрите, какой персонал отвечает за каждую конечную или административную функцию. Четкие ожидания ограничивают возможность путаницы и позволяют любым заинтересованным сторонам задавать вопросы, разъясняющие их обязанности. Проверка делегирования задач также позволяет каждому узнать, к кому обращаться с конкретными проблемами. Особенно при работе с другим бизнесом очень важно не тратить время впустую в будущем, создавая условия для легкого общения в настоящем.

Правила совместной работы

Объясните, как, по вашему мнению, будет происходить сотрудничество между отдельными лицами и между предприятиями. Рекомендации по сотрудничеству могут включать инструкции, касающиеся коммуникации, процессов отчетности, обмена информацией или разделения затрат. Даже если ваша стартовая встреча предназначена для внутреннего проекта, у вас могут быть правила совместной работы, которые отличаются от ваших обычных практик. Например, вы можете внедрить уникальный протокол безопасности или использовать выделенную базу данных, о которой ваша команда должна знать до начала работы.

Предположения

Иногда при планировании проекта может потребоваться, чтобы ваша команда делала предположения. Это типично, но полезно поделиться предположениями, лежащими в основе ваших прогнозов, чтобы другие заинтересованные стороны могли понять ход ваших мыслей и определить необходимые меры предосторожности. Предположения в управлении проектами относятся к любой неподтвержденной информации, которую вы использовали для разработки оценок или проектов. Например, если вашему проекту требуется материал с очень переменной стоимостью, очень важно указать, какую цену вы использовали в своих расчетах.

Ограничения и риски

Большинство проектов должны учитывать по крайней мере несколько сдерживающих факторов. Посвятите часть своей презентации рассмотрению любых проблем, которые могут повлиять на ваш график, бюджет или рабочие договоренности. Заинтересованные стороны ценят возможность заранее знать о потенциальных трудностях, и, информируя всех о них, вы даете возможность большему количеству людей принять защитные меры. Например, если руководитель строительного проекта обеспокоен поставщиком пиломатериалов, партнер по проекту может порекомендовать альтернативный источник.

Следующие шаги

Следующие шаги описывают действия, которые ваша команда должна выполнить сразу после завершения стартового совещания. Предоставив так много информации, полезно переориентировать разговор на конкретные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Это также ваша возможность закончить с мотивирующим сообщением, которое побуждает всех заинтересованных лиц приступить к работе.

Вопросы

Прежде чем завершить встречу, предложите заинтересованным сторонам задать любые вопросы, которые у них могут возникнуть. Стартовая встреча — идеальное время для устранения любой неопределенности. Особенно, если присутствуют все ключевые руководители проекта, вы можете эффективно обсудить проблемы, которые в противном случае потребовали бы дополнительной координации или нескольких электронных писем туда и обратно.

Советы для успешной презентации на стартовом совещании

Вот несколько советов, которые помогут вам провести успешную презентацию на стартовом совещании:

Учитывайте правильный тон

При планировании презентации подумайте, какой тон будет наиболее подходящим для вашего проекта. В зависимости от предшествующих событий ваша презентация может быть очень серьезной или позитивной и оптимистичной. Например, компания, приступающая к капитальному ремонту своей кибербезопасности после утечки данных, подчеркнет серьезность ситуации строгим тоном. Компания, взволнованная приобретением меньшего бренда, может использовать праздничный тон, чтобы обрамить интеграцию двух бизнесов.

Делайте слайды краткими

Презентация на стартовом совещании включает в себя большое количество деталей. Однако важно, чтобы вы не пытались уместить все это на своих слайдах. Переполненные слайды отвлекают аудиторию и обычно их сложно читать. Используйте каждый слайд, чтобы выделить ключевые даты, названия или особенности проекта, а также устно сообщить дополнительные подробности. Если вы отработали содержание своей презентации, вы можете сосредоточиться на установлении зрительного контакта со своей аудиторией и привлечении ее внимания с помощью увлекательной речи.

Все еще может быть некоторая информация, которую вы хотите, чтобы ваша аудитория получала точно, например, цифры бюджета или особенности результатов. Создайте сопроводительный документ для распространения на стартовом совещании, чтобы участники могли уделить вам все свое внимание, а вы могли быть уверены, что сообщили важные детали.

Используйте силу повествования

Как и в случае с традиционным рассказом, ваша презентация начинается с подробностей предыстории, представляет текущие проблемы и завершается описанием успеха. Пока проект не завершен, трудно понять, насколько точными были ваши прогнозы, но создание убедительного повествования может вдохновить вашу команду и повысить ваши шансы на успех. Рассказы помогают людям понять сложную последовательность событий и понять их цель в большей группе. При планировании и проведении презентации используйте повествовательные элементы вашего проекта, чтобы ваша команда усвоила ваше видение и установила личную связь со своей работой.