Предоплаченные расходы: что это такое и как их учитывать для вашего бизнеса

15 сентября 2021 г.

Один тип расходов, которые часто несут предприятия, называется расходами с предоплатой, и это происходит, когда компания заранее оплачивает услугу или товар. Знание того, как записывать эти расходы, может гарантировать, что ваши бухгалтерские книги всегда будут в актуальном состоянии. В этой статье мы обсудим, что такое расходы с предоплатой, общие примеры расходов с предоплатой и способы их учета для вашего бизнеса.

Что такое предоплата?

Предоплаченные расходы — это когда компания производит оплату товаров или услуг, которые еще не были использованы или получены. Этот тип расходов обычно регистрируется как актив в балансовом отчете компании, который относится на расходы в течение определенного периода времени в отчете о прибылях и убытках компании. Товары или услуги, которые требуют предоплаты, обычно будут приносить пользу в течение длительного периода времени.

Например, компания может приобрести страховку для своих служебных автомобилей в январе календарного года. Несмотря на то, что расходы оплачиваются авансом в январе, страховка будет обеспечивать покрытие (стоимость) в течение оставшихся месяцев года.

Некоторые из наиболее распространенных предоплаченных расходов компании могут включать:

• Полисы страхования сотрудников

• Другие страховые полисы, связанные с компанией

• Налоги

• Процентные платежи

• Заработная плата

• Сданное в аренду офисное оборудование

• Аренда офисных помещений перед использованием

• Оптовые заказы расходных материалов

• Наемник на юридические услуги

• Любые другие платежи, сделанные заранее

Почти каждая компания будет иметь один или несколько предоплаченных расходов из-за того, как продаются определенные товары и услуги. Например, страховые полисы обычно всегда включаются в расходы заранее, чтобы защитить себя от будущих и непредвиденных событий.

Как отразить авансовые расходы

Расходы предоплаты первоначально отражаются как актив в бухгалтерских книгах и балансе компании. Это означает, что даже если расходы были оплачены авансом, они еще не считаются расходами в финансовых отчетах предприятия. Другими словами, эти расходы не будут признаны таковыми до более позднего отчетного периода.

Компания чаще всего регистрирует расходы на предоплаченную покупку в том отчетном периоде, в котором реализованы выгоды от покупки. Если услуга или продукт охватывают несколько периодов, то расходы будут распределяться на каждый период реализации выгоды. Это означает, что обычно первоначальная запись, обозначающая расходы предоплаты, не повлияет на финансовую отчетность компании, поскольку услуга или продукт не были получены. По мере того, как ощущается выгода от расходов, счет активов списывается на расходы и уменьшается.

Ниже приведены шаги, которые вы должны предпринять, чтобы записать основные расходы по предоплате:

1. Внесите предоплату по предоплате.

2. После оплаты предоплаченных расходов введите основную запись в общий бухгалтерский журнал, чтобы отразить произведенный платеж. Например, если вы платите 6000 долларов за страховой взнос вашей компании за шесть месяцев, отметьте этот платеж в своем предоплаченном страховом счете (если он у вас есть).

3. При первой записи записи о предоплаченных расходах вы должны дебетовать счет актива на уплаченную сумму и вычесть ту же сумму со своего счета наличных денег. Используя приведенный выше пример, вы добавили бы активы на сумму 6000 долларов США на свой предоплаченный страховой счет и зачислили бы 6000 долларов США со своего денежного счета. В настоящее время это не влияет на общую сумму вашего финансового отчета.

4. В конце каждого отчетного периода, когда ваша компания получает выгоду от предоплаченной услуги или продукта, вы списываете эту часть в расход в своем отчете о прибылях и убытках. Например, если вы используете месячные учетные периоды, вы будете вычитать 1000 долларов в месяц со счета предоплаченных страховых активов и добавлять 1000 долларов в месяц на счет денежных средств. Это уменьшает баланс вашего предоплаченного страхового счета и превращает его в расходы.

5. Продолжайте описанный выше процесс до тех пор, пока предоплаченный актив не будет полностью реализован. Например, по истечении шести месяцев страхового покрытия вы полностью понесете расходы по своему счету, а остаток на вашем предоплаченном страховом счете составит 0 долларов США.

Примеры расходов предоплаты

Ниже приведены примеры того, как в реальной жизни учитывать расходы предоплаты:

1. Пример 1

Компания ABC подписывает договор аренды на один год по ставке 5000 долларов в месяц. Арендодатель просит, чтобы компания заранее оплатила стоимость аренды за весь год. Это означает, что компания ABC производит предоплату в размере 60 000 долларов США арендодателю, которая покроет стоимость аренды в течение следующих 12 месяцев. Первоначально компания ABC записывает эти расходы по предоплате как дебет на своем счете предоплаты за аренду и как кредит на своем счете денежных средств.

В конце первого месяца компания израсходует арендную плату за один месяц. В бухгалтерских книгах компании 5000 долларов США указаны в качестве расходов на аренду (дебет) и 5000 долларов США в качестве кредита на счете предоплаты арендной платы. Компания продолжает делать это каждый месяц. В конце года счет предоплаты за аренду будет равен 0 долларов США.

2. Пример 2

Компания XYZ покупает годовой страховой полис стоимостью 2400 долларов. Компания оплачивает годовой страховой полис авансом и получает покрытие в течение следующих 12 месяцев. Когда страховка первоначально оплачена, компания дебетует свой предоплаченный страховой счет на 2400 долларов и кредитует свой кассовый счет на 2400 долларов.

Это показывает увеличение активов на предварительно оплаченном счете и оплату наличными. Каждый месяц компания будет уменьшать предоплаченный страховой счет с кредитом в размере 200 долларов США и расходовать 200 долларов США в балансовом отчете. Этот процесс будет продолжаться до тех пор, пока не завершится год и не опустеет предоплаченный страховой счет.