Понимание качественного анализа рисков |

30 декабря 2021 г.

Качественный анализ рисков — это шаг в процессе управления рисками, который помогает управлять проектом и соблюдать график. Знание того, что входит в качественный анализ рисков и как выполнить этот важный шаг, может помочь вам улучшить способ координации проектов для вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое качественный анализ рисков, выявим различия между качественным и количественным анализом рисков и дадим несколько советов по проведению качественного анализа рисков.

Что такое качественный анализ рисков?

Качественный анализ риска оценивает риск осуществления проекта. Руководители проектов обычно проводят его на самой ранней стадии планирования проекта, а затем пересматривают его по мере продвижения проекта и изменения требований.

Общие методы качественного анализа рисков

Методы, используемые в качественном анализе рисков, различаются в зависимости от проекта, который вы выполняете, и ресурсов управления рисками, доступных для проекта. Вот несколько распространенных методов при проведении качественного анализа рисков:

Матрица влияния риска/вероятности

Матрица влияния/вероятности рисков визуализирует риски в виде диаграммы. Он основан на том принципе, что риск имеет два измерения: воздействие и вероятность. Воздействие относится к последствиям или последствиям события риска для целей проекта, которые могут быть как вредными, так и полезными для целей. Вероятность относится к возможности или вероятности возникновения рискового события. При качественном обсуждении вероятности специалисты используют такие термины, как «редкий», «возможный» или «частый».

В матрице влияния риска/вероятности часто используются шкалы от 1 до 5, от 0% до 100% или низкая, средняя, ​​высокая. Например, риск неполучения разрешения на строительство до начала строительного проекта может быть оценен как «4» по шкале от 1 до 5 — это влияние риска. Планировщики проекта могут оценить вероятность того же риска в 30% — это и есть вероятность.

метод Дельфи

Вы можете использовать метод Дельфи для оценки результата и вероятности риска. Группа экспертов обменивается мнениями о ситуации, и каждый из них предоставляет предположения и оценки ведущему, который анализирует данные и составляет сводный отчет. Затем члены группы обсуждают и анализируют сводный отчет и предоставляют обновленные прогнозы ведущему, который снова анализирует материал и создает второй отчет. Этот процесс продолжается до тех пор, пока все участники проекта не достигнут консенсуса.

Анализ галстука-бабочки

Анализ галстука-бабочки помогает руководителям проектов определять варианты снижения рисков. Он начинается с сосредоточения внимания на событии риска и позволяет делать проекции в двух направлениях, подобно форме галстука-бабочки. Слева вы можете перечислить вещи, которые потенциально могут вызвать негативное событие, а справа вы можете перечислить все потенциальные эффекты или последствия события. Затем вы можете определить шаги, которые могут устранить эти причины или последствия, эффективно снижая как вероятность возникновения риска, так и последующие последствия.

Анализ дерева решений

Анализ дерева решений позволяет легко сравнивать различные варианты действий и оценивать вероятность успеха, потенциальные риски и выгоды, связанные с каждым из них. Анализ дерева решений начинается с первоначально предложенного решения. Оттуда вы перечисляете возможные последовательности результатов.

После того, как вы установили все последовательности и оценили их соответствующие вероятности, вы можете выбрать курс действий, основанный на сочетании наиболее желательных результатов и вероятности успеха.

Например, если вы выбираете между двумя способами создания продукта, вы должны создать две начальные «ветви», одну для «физического прототипа» и одну для «цифрового прототипа». Затем сделайте ответвления от каждого из этих двух, которые определяют возможные результаты каждого. В этом случае для физического прототипа одним из результатов будет «осязаемый продукт, который можно потрогать, но не использовать», а для цифрового прототипа — «визуальное представление, которое может показать каждую функциональную операцию». Наконец, вне каждого из этих результатов вы можете закончить свое дерево на ветке «реакция инвесторов», где вы можете определить возможную денежную стоимость, которая назначит каждому результату «хороший», «умеренный» и «плохой».

Различия между качественным и количественным анализом риска

Качественный анализ риска субъективен, поскольку он основан на вашем личном восприятии вероятности и последствий риска. Целью такого анализа является повышение осведомленности о «серьезных» и «наиболее вероятных» рисках, определение слабых мест проекта и разработка стратегий по снижению воздействия этих рисков.

Количественный анализ рисков является объективным, описывая одни и те же риски в конкретных числовых показателях, таких как суммы в долларах, для оценки влияния рисков на цели проекта. Как правило, вы используете количественный анализ рисков для высокоприоритетных потенциальных рисков, потому что он часто требует больше времени, чем качественный анализ, поэтому вы можете сэкономить время и ресурсы, выполняя количественный анализ рисков только для наиболее важных рисков. Для этого этот тип анализа создает реалистичные цели по затратам и времени и рассчитывает вероятность достижения целей проекта. Например, вы можете использовать количественный анализ, если хотите определить конкретную стоимость отказа от получения разрешения на строительство, например, штрафы, которые может понести ваша компания.

Преимущества качественного анализа рисков

Есть несколько преимуществ проведения качественного анализа рисков:

• Простое представление: результаты качественного анализа рисков можно представить графически, используя матрицу оценки рисков. Эта матрица включает в себя размещение различных рисков в определенных категориях и цветовое кодирование каждого риска, чтобы лучше показать вероятность и серьезность рисков.

• Простая приоритизация: поскольку качественный анализ рисков классифицирует риски в соответствии с их влиянием и вероятностью, вы можете легко определить, к каким рискам ваша команда должна лучше всего подготовиться.

• Простой метод оценки. Различные методы, которые вы можете использовать, представляют собой простые инструменты, требующие лишь базовых навыков работы с электронными таблицами и другими офисными программами.

• Незначительные последствия для отслеживания: результаты качественного анализа рисков не зависят от частоты возникновения рисков, поэтому вы можете сэкономить много времени, не предсказывая частоту и точное время возникновения каждого риска. А поскольку качественный анализ рисков не дает количественной оценки влияния риска на график и стоимость проекта, вы можете сэкономить время при анализе.

Советы по проведению качественного анализа рисков

Вот несколько советов по проведению качественного анализа рисков:

Улавливайте как можно больше рисков

Включите множество рисков, даже если риск кажется минимальным или находится вне вашего контроля. Вот несколько рекомендаций по выявлению рисков:

• Фактор технических рисков: включите все потенциальные технические проблемы, которые могут повлиять на проект, от программных сбоев до проблем с качеством и неточных данных.

• Учитывайте внешние риски. Есть несколько факторов за пределами компании, которые могут повлиять на результаты проекта, например, плохая погода или негативное освещение в прессе.

• Включите организационные риски: к ним относятся угрозы внутри компании, такие как конфликты между отделами, ограничения производительности и бюджетные ограничения.

• Определите риски управления проектом: включите риски управления качеством проекта, такие как задержка утверждения или потеря ключевого члена команды проекта.

• Вовлекайте всех участников проекта: мозговой штурм со всеми, кто участвует в проекте, — один из лучших способов получить исчерпывающий список рисков.

Оценить вероятность

При оценке вероятности риска рассмотрите возможность использования четырехбалльной шкалы от «очень вероятно» до «крайне маловероятно». Четырехбалльная шкала полезна, потому что она требует, чтобы вы выражали вероятность того, что этот риск возникнет, с точки зрения того, произойдет он или нет, и затем вы можете преобразовать это в простые числа, такие как проценты. Например, вы можете присвоить оценку 80 % за «весьма вероятно», 60 % за «вероятность», 40 % за «маловероятно» и 20 % за «очень маловероятно».

Может потребоваться некоторое обсуждение, прежде чем все риски в вашем списке будут выровнены по шкале ко всеобщему удовлетворению. Вы можете попросить заинтересованных лиц оценить вероятность с помощью этой системы, а затем усреднить результаты, чтобы получить более точный прогноз.

Оценить потенциальное воздействие

При оценке воздействия полезно быть пессимистичным и думать о наихудшем потенциальном ущербе, который каждый риск из вашего списка может нанести вашему проекту, а затем оценивать риск в соответствии с наиболее серьезными результатами. Это может помочь вам подготовиться к худшему, но при этом иметь планы на случай непредвиденных обстоятельств для снижения рисков всех уровней воздействия.

При оценке потенциального воздействия учитывайте объем, результаты, график и стоимость. Несмотря на то, что качественный анализ рисков является субъективным, учитывайте все возможные данные, чтобы сделать свои оценки максимально точными.

После того, как вы присвоили оценку каждому риску, просуммируйте последствия в окончательной оценке воздействия и присвойте оценку серьезности. Вы можете использовать простую числовую шкалу, такую ​​как четыре для «очень высокого», три для «высокого», два для «низкого» и один для «очень слабого» воздействия.

Например, если вы управляете строительным проектом, наиболее серьезными рисками для вас могут быть затопление участка (3, высокий уровень), стихийное бедствие (2, низкий уровень) и поломка оборудования (4, очень высокий уровень). Затем вы используете этот список ранжированных рисков, чтобы определить все, на что повлияют эти события.

Создайте матрицу рисков

Используя созданную вами шкалу, разместите серьезность воздействия на одной оси и вероятность на другой оси. Умножьте рейтинги воздействия и вероятности по каждому столбцу и строке, чтобы получить оценки воздействия для каждой ячейки в вашей матрице. Оценка подверженности обобщает уровень угрозы, создаваемой рисками в каждой ячейке.

Вот пример матрицы рисков:

Вероятность
80%6016024032060%4012018024040%608012016020%20406080
1234
ВоздействиеВы можете настроить свою матрицу в соответствии со своими предпочтениями. Не имеет значения, идет ли ваша шкала в порядке убывания или возрастания или какая ось становится вертикальной или горизонтальной строкой. После того, как вы создали свою матрицу, вы можете отобразить все свои риски в соответствии с рейтингами воздействия и вероятности, которые вы присвоили в своем анализе.

Создайте действенный план реагирования на риски

Основываясь на созданной вами матрице рисков, вы можете расставить приоритеты, какие воздействия требуют дальнейшего анализа или действий, и составить действенный план реагирования на риски. Планирование реагирования на риски является субъективным. Характер выявленных вами рисков и ваша терпимость к риску будут определять, какие риски требуют дальнейшего анализа или действий, а какие вы можете игнорировать.

Вот пример плана реагирования на риски:

Событие риска**Реагирование на риск**Запланированная задержка ожидается, если поставщик не сможет доставить оборудование вовремя

• Согласование штрафных санкций с поставщиком за задержку доставки

• Оцените способы сокращения сроков работ на месте, таких как ввод в эксплуатацию или установка.

• Сократите фазу приемки, сократив количество приемочных тестов или попросив клиента провести совместный тест системы перед выпуском клиента.

Ожидается отклонение стоимости, времени и объема, если требования не будут окончательно определены на старте проекта.

• Убедитесь, что все заинтересованные стороны изучили требования спецификации.

• Информировать клиента о самой поздней возможной дате ввода в окончательную версию требований спецификации и о версии, которая будет использоваться в качестве основы для разработки, если до этого времени не будет никаких дополнительных материалов.

• Согласитесь с клиентом, что все вопросы, не проясненные до начала проекта, будут рассматриваться как запросы на изменение с возможным влиянием на стоимость и время.

Чтобы помочь вам разработать эффективный план реагирования на риски, примите во внимание следующие советы:

• Выберите стратегии смягчения: возможно, вам придется обратиться за помощью к новой группе экспертов, чтобы определить наилучшие решения для ваших рисков. Технические специалисты, страховые агенты, юрисконсульты и финансовые консультанты могут дать ценные советы для защиты вашего проекта.

• Регулярно отслеживайте риски: по мере продвижения проекта вам может потребоваться регулярно встречаться со всеми, кто участвует в проекте, чтобы оценить, как развивались риски и требуют ли ваши планы управления проектом и реагирования на риски каких-либо изменений.