Понимание этапов бухгалтерского цикла
Цикл бухгалтерского учета состоит из восьми шагов, которые подробно описывают, как компания регистрирует, обрабатывает и анализирует все свои финансовые операции. Детальное понимание каждого из восьми шагов поможет вам понять, как лучше всего записывать финансовую информацию, а также даст вам возможность проверить свою работу и убедиться, что ваши финансовые данные точны. Бухгалтеры и другие финансовые специалисты должны знать, как работает каждый этап бухгалтерского процесса, чтобы создавать последовательные и хорошо организованные записи.
В этой статье мы изучим некоторые важные концепции, связанные с циклом бухгалтерского учета, и подробно рассмотрим каждый этап цикла.
Подробнее: Что такое учетный цикл? (с шагами и примерами)
Почему важны этапы бухгалтерского цикла?
Этапы бухгалтерского цикла важны, потому что они обеспечивают точное ведение записей и предоставляют профессионалам в области финансов четкую основу для понимания и интерпретации данных, с которыми они работают. Периодическая обработка информации на каждом этапе цикла бухгалтерского учета позволяет бухгалтерам и бухгалтерам разбивать сложные наборы финансовой информации на управляемые и четкие категории. Этапы бухгалтерского цикла обеспечивают структуру, позволяющую людям понимать свои финансы и выявлять любую запутанную или противоречивую информацию до того, как она повлияет на их работу.
Ключевые термины для понимания бухгалтерского цикла
Чтобы понять детали бухгалтерского цикла, важно хорошо знать основы бухгалтерского учета. Вот некоторые из ключевых терминов, которые помогут вам ориентироваться в бухгалтерском цикле:
Транзакция. Транзакция — это деловая сделка, результатом которой является обмен платежами между счетами. Каждый раз, когда бизнес получает или тратит деньги, они совершают транзакцию.
Учетный период: Учетный период — это график начала и окончания отчетного цикла. Обычно он охватывает заранее определенный период времени и разбивает бизнес-транзакции в зависимости от того, когда они были совершены.
Дебет: Дебет — это сумма, причитающаяся по транзакции.
Кредит: Кредит — это сумма денег, поступающая от транзакции.
Начисление: Начисление относится к тому, как транзакции накапливаются с течением времени.
Отсрочка: Отсрочка относится к задержке хозяйственной операции на другой отчетный период.
Этапы цикла учета
Каждый шаг бухгалтерского цикла подготавливает важную информацию для следующего шага и создает четкий путь для финансового анализа. В то время как некоторые предприятия используют программное обеспечение для оптимизации или автоматизации цикла учета, а другие завершают цикл учета вручную с помощью бумажных записей, шаги для каждого метода одинаковы. Восемь стандартных шагов бухгалтерского цикла:
Транзакции
Записи в журнале
Размещение в Главной книге
Пробный баланс
Рабочий лист
Корректирующих записей
Финансовые отчеты
Закрытие
1. Транзакции
Первым шагом в бухгалтерском цикле является идентификация всех бизнес-операций и определение соответствующей суммы денег, которую нужно добавить или вычесть из бухгалтерских книг. Бухгалтеры ищут любые расходы или доходы, связанные с бизнесом в течение отчетного периода, и используют эту информацию в качестве основы для остальной части бухгалтерского цикла. Транзакции могут включать начисление заработной платы, выплаты долгов, покупки, возмещение и продажи. На этом этапе бухгалтерского цикла бухгалтеры анализируют основные данные, чтобы определить точные суммы, которые следует включить в процесс ведения учета.
2. Журнальные записи
Следующим шагом в бухгалтерском цикле является запись информации о транзакциях в бумажном или электронном журнале. Бухгалтеры должны перечислять каждую транзакцию в хронологическом порядке, причем самая старая транзакция находится вверху, а самая новая — внизу. Большинство предприятий используют систему двойной записи для ведения бухгалтерского учета, когда есть как минимум два счета с одинаковыми суммами дебета и кредита. Сложные финансовые счета часто имеют несколько разных журналов, основанных на типах транзакций, таких как покупки, продажи или денежные поступления.
Подробнее: Бухгалтерский учет с двойной записью: полное руководство о том, что это такое, преимущества, примеры
3. Проводка в главную книгу
После перечисления каждой транзакции в журнале следующим шагом является размещение записанной информации в главной книге, также известной как «последняя книга записей». Главная книга компании предоставляет обзор всех транзакций, организованных по категориям, что позволяет бухгалтерам и бухгалтерам понять финансовое положение компании с помощью одного централизованного документа. Этот шаг в бухгалтерском цикле помогает определить, как расходы и доходы по отдельным счетам влияют на общие финансы компании. Бухгалтеры публикуют списки журналов в главной книге сразу после их создания, чтобы обеспечить согласованность и точность.
4. Пробный баланс
В конце отчетного периода бухгалтеры рассчитывают пробный баланс, чтобы определить разницу между общей суммой дебета и кредита. Сбалансированная бухгалтерская книга покажет, что дебеты равны кредитам с учетом всех корректировок начальных остатков на счетах. Если есть какие-либо неразрешенные различия между дебетом и кредитом, пробный баланс определит, какие счета необходимо скорректировать.
Подробнее: Что такое пробный баланс? Как подготовить пробный баланс (с примерами)
5. Рабочий лист
Если есть несоответствие между общей суммой дебета и общей суммой кредита для каждой учетной записи, бухгалтер может внести коррективы, чтобы исправить бухгалтерскую книгу и объяснить свои изменения с помощью рабочего листа. Этот этап позволяет людям распознавать ошибки, опечатки или несоответствия в других частях финансовых отчетов компании. Бухгалтеры используют рабочий лист как метод визуального анализа финансовых данных и определения того, когда и где финансовые данные необходимо скорректировать.
6. Корректировка записей
После заполнения рабочего листа бухгалтеры затем корректируют все записи журнала и бухгалтерской книги на основе начислений и отсрочек. В некоторых случаях обработка финансовых транзакций может занять несколько дней, поэтому этот шаг позволяет бухгалтерам определить любые расходы или продажи, которые не были внесены в журналы. Этот шаг также включает расчет любых предоплат, амортизации активов и других начислений, которые могут повлиять на точность бухгалтерской книги.
7. Финансовая отчетность
Следующий шаг в бухгалтерском цикле требует от бухгалтеров создания финансового отчета, в котором суммируются все транзакции за данный отчетный период. Большинство финансовых отчетов включают такие категории, как отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и балансовый отчет, чтобы дать общее представление о финансах компании.
8. Закрытие
Заключительный этап бухгалтерского цикла включает в себя закрытие бухгалтерских книг на определенную дату и составление заключительного отчета. В заключительном отчете финансовые специалисты представляют свой анализ финансовых показателей компании за последний отчетный период. Закрытие бухгалтерских книг и обнуление балансов доходов и расходов в конце каждого цикла позволяет бухгалтерам систематизировать и систематизировать информацию и не перегружаться прошлыми транзакциями. После этого шага бухгалтеры готовятся к тому, чтобы цикл начался снова, и готовят пустые рабочие листы и журналы для записи новых финансовых транзакций.
Часто задаваемые вопросы о бухгалтерском цикле
Вот несколько часто задаваемых вопросов о бухгалтерском цикле, которые помогут вам подготовиться к работе с финансовым журналом и интерпретации информации из бухгалтерской книги компании:
Как долго длится бухгалтерский цикл?
Цикл бухгалтерского учета может различаться по продолжительности в зависимости от потребностей бизнеса с общими временными рамками, включая месячные, квартальные и годовые циклы. Принимая решение о дате начала и окончания ваших финансовых отчетов, учитывайте сроки основных расходов, таких как заработная плата и другие операционные расходы. Учетный цикл должен быть достаточно длинным, чтобы бухгалтеры и бухгалтеры могли распознавать финансовые закономерности, но достаточно коротким, чтобы они не были перегружены информацией.
Какова цель общей бухгалтерской книги?
Предприятия используют главную бухгалтерскую книгу как центральное место для всей другой финансовой информации. В бухгалтерском цикле обновление главной книги позволяет бухгалтерам фиксировать распределение всех аспектов доходов и расходов бизнеса. Общие бухгалтерские книги также поощряют согласованность, требуя от финансовых специалистов регулярного объединения информации из разных учетных записей.