Понимание бухгалтерской записи (с примерами)

25 марта 2022 г.

Бухгалтеры и надлежащее ведение бухгалтерского учета предоставляют предприятиям важные финансовые знания для отслеживания структуры расходов, инвестиций и налоговых платежей. Бухгалтерская запись направлена ​​на отслеживание этой информации и обеспечение того, чтобы ее было легко найти и использовать для бизнес-планирования. Понимание записи в бухгалтерском учете может помочь вам лучше понять свои финансовые потребности и минимизировать чрезмерные расходы в вашей фирме. В этой статье мы обсуждаем бухгалтерские записи, определяем важные бухгалтерские записи и приводим примеры, в которых подробно описаны различные исходные документы бухгалтера.

Что фиксируют в бухгалтерии?

Запись в бухгалтерском учете относится к отслеживанию финансов бизнеса с использованием различных источников данных, которые оценивают различные финансовые факторы. Например, компании могут отслеживать каждую бизнес-транзакцию, включая покупку нового оборудования, продажу продукции, затраты на обслуживание и расходы на заработную плату. Затем эти предприятия используют различные бухгалтерские записи для физического и цифрового отслеживания этой информации. Затем бухгалтеры используют эти записи при подготовке финансовой отчетности, управлении налоговыми платежами и предоставлении руководителям прогнозов операционных расходов. Запись каждого бухгалтерского процесса может:

• Отслеживание расходов компании. Подробные бухгалтерские записи отслеживают расходы компании и помогают оценить ее денежные потоки. Эта информация помогает компаниям планировать такие вещи, как обновления и расширения, а также повышает эффективность расходов за счет выявления областей, в которых компания может перерасходовать средства.

• Прогноз потенциальной прибыли компании: Бухгалтеры могут использовать бухгалтерские записи для прогнозирования потенциальной прибыли компании в течение месяца, квартала и года. При выполнении этой задачи они могут использовать такую ​​информацию, как прошлые уровни прибыли, расходы компании и прогнозы продаж.

• Планирование обновлений и изменений в бизнесе. Руководители предприятий могут использовать бухгалтерские записи при планировании обновлений и изменений в бизнесе. Например, они могут сравнить свой бюджет с потенциальной стоимостью обновления, чтобы решить, имеет ли этот вариант для них финансовое значение.

• Улучшите налоговую подготовку: предприятия используют подробные бухгалтерские записи для подготовки своих квартальных и годовых налогов. Эта информация помогает повысить точность налогообложения и может помочь компаниям заработать больше денег на потенциальных налоговых декларациях и минимизировать ненужные налоговые платежи.

Закон штата и федеральный закон могут потребовать от компаний подготовить определенные бухгалтерские записи, чтобы упростить отслеживание их налогов и финансового состояния. Например, предприятия могут использовать различные бухгалтерские записи при подготовке ежеквартальных налоговых платежей, проведении аудита или подаче заявки на получение государственных займов и грантов. Кредиторам также могут понадобиться определенные бухгалтерские записи при работе с бизнесом, чтобы более точно оценить свое финансовое состояние перед кредитованием. Компании также могут использовать бухгалтерские записи при работе с партнерами при принятии решений о слияниях и выкупах.

Виды бухгалтерских записей

Бухгалтеры могут использовать несколько типов записей, которые отслеживают различную финансовую информацию для бизнеса. Эти бухгалтерские записи:

Транзакции

Записи о транзакциях содержат подробную финансовую информацию, в которой обсуждается каждая покупка или продажа, совершаемая компанией. Например, запись транзакции может включать в себя название приобретенного товара, его стоимость, устаревание, расходы на ремонт, доставку и техническое обслуживание. Запись транзакции может также фиксировать успешную продажу продукта или услуги и включать информацию о дате транзакции и подробности об успешной продаже. Подробные записи транзакций помогают компаниям создавать другие типы записей и обеспечивают основу для всех других процессов учета, связанных с этими записями.

Журналы

Компании ведут подробные журналы, в которых отслеживаются операции компании в отдельных подразделениях и отделах. Например, отдел продаж определенного продукта может вести журналы, в которых обсуждается каждая продажа продукта или оказываемая им услуга. Другие отделы в рамках этого бизнеса могут вести отдельные журналы, которые бухгалтеры могут использовать позже при подготовке налогов или бюджетных потребностей компании. Затем компании могут использовать эти несколько журналов для более полного понимания своего финансового состояния и улучшения общего планирования и выполнения проектов за счет понимания и планирования своих финансовых ресурсов.

Главные бухгалтерские книги

Бухгалтеры используют главные бухгалтерские книги при сборе бухгалтерской информации из журналов и других записей. Бухгалтерские книги включают в себя несколько списков, описывающих бизнес-транзакции, и помогают классифицировать их по порядку перед подготовкой любого финансового отчета. Главные бухгалтерские книги могут перечислять основную информацию о транзакциях в нескольких строках, например, тип транзакции, ее стоимость и ее отдел. В бухгалтерских книгах каждая транзакция может быть указана в кредитных или дебетовых строках, в зависимости от ее финансового влияния на бизнес. Затем компании могут использовать эти бухгалтерские книги при расчете налогов и общих расходов.

Пробные балансы

Записи пробного баланса рассчитывают все кредиты и дебеты, доступные в течение бизнес-цикла, например месяца, квартала или года. Бухгалтеры могут составить эту запись на основе журналов и главных бухгалтерских книг и использовать эту запись для балансировки финансовых записей. Например, кредитовые и дебетовые записи на этом листе должны быть сбалансированы. Затем компании могут использовать эти листы для отслеживания любых потенциальных ошибок бухгалтерского учета, таких как пропущенная транзакция. Использование записей пробного баланса помогает предприятиям и бухгалтерам готовить более подробные записи для своей бухгалтерии, например ежеквартальные финансовые отчеты.

Финансовые отчеты

Бухгалтеры собирают всю финансовую информацию и бухгалтерские записи своего бизнеса в финансовые отчеты, которые помогают их компании принимать более эффективные финансовые решения. Компании также могут публиковать финансовые отчеты для общественности и регулирующих органов, чтобы подчеркнуть свое финансовое положение. Например, финансовый отчет может помочь инвестиционным фирмам оценить бизнес перед процессом кредитования или перед покупкой бизнеса. Руководители бизнеса также могут использовать финансовые отчеты для оценки общего финансового состояния компании при составлении бюджета или планировании модернизации бизнеса.

Примеры бухгалтерских записей

Бухгалтеры, составляющие записи, могут использовать множество исходных документов, таких как банковские выписки, контракты, соглашения, акты проверки, транспортные квитанции, счета-фактуры, ваучеры, банковские выписки, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и заказы на продажу. Они также могут использовать изображения чеков сейфа, упаковочные листы, заказы на продажу, счета-фактуры поставщиков и табели учета рабочего времени. Все эти документы помогают компаниям создавать подробные записи, которые могут имитировать приведенные ниже примеры по форме и содержанию:

Транзакции

В этом примере этот отчет определяет производственную компанию, закупающую услуги по ремонту своего оборудования. Отчет включает смену, во время которой производился ремонт, описание операции и сведения о стоимости. Он также включает дату транзакции и информацию о кодировании, характерную для этого отдела в рамках бизнеса:

*Смена****Код**Дата**Описание* *Запчасти**Работа**Цена брутто**Налог**Общая стоимость**1133/25Ремонт сборочной линии* -145,38 -419,00-564.380,00* *-564.38### Журналы

В этом примере этот журнал собирает информацию о покупках и продажах нескольких деталей для производственной компании. Он также выделяет доходы от продаж и другие расходы, связанные с каждой транзакцией в журнале. Метки включают дату, код транзакции, описание, стоимость и дебет/кредит:

*Дата****Код транзакции**Описание**Дебет/кредит*25.03.2021 E-384 Покупка одной шестерни Дебет: 563,33 25.03.2021 E-385 Покупка одной шестерни Дебет: 953,65 3/26 /2021 *S-033Продажа 1 000 единиц* Кредит: 3 635,99 27.03.2021 S-033**Продажа 500 единиц Кредит: 1 817,99 28.03.2021
S-033**Продажа 500 шт.
Кредит: 1817,99

Главные бухгалтерские книги

В этом примере производственная компания использует несколько журналов для сбора информации о таких вещах, как общее техническое обслуживание, расходы на заработную плату и информацию о продажах. Книга включает в себя общую информацию, такую ​​как дата, описание и дебет/кредит для каждой транзакции. Бухгалтерские книги могут включать несколько страниц с такими списками, как:

Дата
Описание Дебет/кредит
28.03.2021 Генеральное техническое обслуживание
Дебет: 5 773,99
28.03.2021 Расходы на заработную плату**Дебет: 10 584,82 28.03.2021 Продажа 2 000 единиц**Кредит: 6 385,99 29.03.2021 Продажа 2 000 единиц Кредит: 6 385,99 29.03.2021 Продажа 2 000 единиц Кредит: 6 385,99 30.03.2021 Расходы на маркетинг**Дебет: 4 285,99 ### Финансовая отчетность

Подробный финансовый отчет собирает информацию из нескольких главных бухгалтерских книг за определенный период, обычно за год, и представляет эти данные в целом. Например, финансовый отчет производственной компании может включать такую ​​информацию, как:

Доходы

*Продажи****Доход от собственного капитала**Прочие доходы**Общий доход*87 532
3533
583
91 648
*Расходы и вычеты***

Части

Производство

Начисление заработной платы администрации
Долг

Интерес

*Прочие налоги****Суммарные расходы**4,25114,82058378936,8593,7833982,56864,051**Доход***

*Валовой доход****Подоходный налог**Чистый доход***27 597
8005
19 592