Помощник по административным вопросам и помощник руководителя: 4 ключевых отличия

Если вы заинтересованы в карьере в администрации и бизнесе, вы можете подумать о том, чтобы стать административным или исполнительным помощником. Хотя эти роли отвечают за одни и те же профессиональные задачи, между этими двумя разными карьерами есть различия. Понимание сходств и различий между ними может помочь вам решить, какой из них подходит именно вам. В этой статье мы рассмотрим разницу между административным и исполнительным помощником, обсудим их сходство и дадим советы по началу этой карьеры.

В чем разница между помощником администратора и помощником руководителя?

Разница между помощником по административным вопросам и помощником руководителя заключается в степени ответственности, которую они выполняют, и в специалистах, с которыми они работают вместе. Хотя они могут выполнять одни и те же рабочие обязанности, их роли, обучение и образование обычно различаются. Административные помощники выполняют управленческие и организационные задачи для всего офиса или рабочего места. В качестве альтернативы исполнительные помощники могут выполнять более сложные административные обязанности и тесно сотрудничать с высшим руководством и бизнес-лидерами, включая вице-президента, главного исполнительного директора и финансового директора.

В то время как они оба отвечают на звонки, редактируют документы и составляют графики, помощники руководителя могут иметь дополнительные обязанности и даже контролировать других сотрудников. Как правило, исполнительные директора занимаются всеми административными процессами для бизнес-менеджеров и тесно сотрудничают с одним человеком, например с исполнительным директором или директором. Бизнес-лидеры могут относиться к этим профессионалам как к своим советникам по творческим идеям или инновационным решениям и могут даже полагаться на них в плане идей и советов.

Сходство административного и исполнительного помощника

Хотя это две разные профессии, между административными и исполнительными помощниками есть несколько общих черт, в том числе:

• Управление календарями и расписаниями. Оба типа специалистов управляют календарями и расписаниями как для одного человека, так и для всего офиса. Внимание к деталям может быть важным аспектом обеих ролей, чтобы они могли учитывать различные встречи и события всех участников.

• Отправка электронных писем и ответы на них: независимо от того, рассылаете ли вы информационные бюллетени для всей компании или ведете переписку с бизнес-лидерами, как административные, так и исполнительные помощники управляют письменной корреспонденцией для своих работодателей. Это может сделать сильные коммуникативные навыки полезной чертой для обеих ролей.

• Встреча и развлечение клиентов: эти должности помощников отвечают за встречи и развлечения клиентов, будь то на стойке регистрации, в офисе или во время деловой встречи. Эти профессионалы часто встречаются с клиентами раньше, чем руководители бизнеса, поэтому для них может быть важно представлять компанию в положительном ключе.

• Практика критического мышления: Должности исполнительных и административных помощников могут потребовать от них критического мышления, чтобы принимать управленческие решения от имени компании или ее бизнес-лидеров. Их работа может включать принятие решений в последнюю минуту или выполнение неожиданных задач, помогающих выполнить проект.

Сравнение административного и исполнительного помощника

Есть несколько областей этих ролей, в которых помощники по административным и исполнительным вопросам разделяют общие обязанности, хотя их различия помогают определить две разные профессии. Вот некоторые сравнения между требованиями и обязанностями этих профессий:

Навыки и умения

Обе роли требуют, чтобы профессионалы обладали сильными организаторскими и коммуникативными навыками. Из-за их более сложных рабочих обязанностей помощникам руководителя может потребоваться больше опыта в этих навыках и удобство работы с более важным материалом, чем помощникам по административным вопросам. Помощникам руководителей также могут быть полезны навыки принятия решений, чтобы составлять графики и обрабатывать документы для руководителей предприятий. В дополнение к этим навыкам как административные, так и исполнительные помощники могут пройти сертификацию, чтобы продемонстрировать свои компетенции и приобрести новые возможности.

Профессионалы в любой роли могут извлечь выгоду из следующих навыков:

• Внимание к деталям: административные и исполнительные помощники часто следят за информацией о компании, проектными задачами и важными деловыми встречами. Эти задачи могут потребовать пристального внимания к деталям, чтобы обеспечить правильное выполнение всех проектов и информирование всех необходимых сотрудников об их обязанностях, задачах и событиях.

• Знаком с технологиями: многие задачи каждой должности связаны с использованием компьютерных программ и программного обеспечения для планирования. Эти специалисты также могут нести ответственность за связь с другими людьми по телефону и электронной почте и даже за редактирование или просмотр документов и официальных документов, и все это включает использование технологий.

• Сетевые навыки: некоторые из их обязанностей могут также включать способность поддерживать профессиональные отношения с клиентами и общаться с другими людьми в качестве представителя своей компании или своих бизнес-лидеров. Для этого могут потребоваться сильные навыки межличностного общения и способность поддерживать профессиональную электронную или телефонную переписку.

• Аналитические навыки: при выполнении различных рабочих задач, включая оценку бизнес-процессов, высказывание мнения о деталях проекта или планировании профессионального мероприятия, как административные, так и исполнительные помощники могут извлечь выгоду из аналитических навыков.

Рабочий стаж

Аналогичный профессиональный опыт может помочь людям выполнять свои рабочие обязанности на обеих должностях, хотя работодатели могут не требовать от помощников по административным вопросам наличия какого-либо предыдущего опыта работы. В качестве альтернативы, помощники руководителей обычно переходят с должностей помощников по административным вопросам или других профессий, которые подготовили их к выполнению обязанностей и ответственности по работе с руководителями. Иногда профессионалы могут согласиться на должность помощника руководителя в компании, в которой они уже работают, и этот предыдущий опыт работы может подготовить их к более сложным задачам на их должности.

Образование

Как административные, так и исполнительные должности обычно требуют диплома средней школы или эквивалентного уровня образования. Существует множество сертификатов и степеней младшего специалиста, которые могут получить профессионалы, чтобы сделать их более подготовленными кандидатами на эти роли. Некоторые из этих сертификационных программ доступны онлайн. Работодатели могут потребовать, чтобы помощники руководителя имели степень младшего специалиста или бакалавра из-за сложного характера их работы. Степени бакалавра в области управления бизнесом или технологий могут помочь кандидатам отличиться от других и подготовить их к будущим обязанностям.

Основные обязанности

В качестве исполнительного или административного помощника в ваши основные обязанности может входить переписка с членами вашей команды, директором или руководителем. В качестве административного помощника вы можете создавать электронные письма для отправки всем сотрудникам и разговаривать с клиентами и гостями, когда они прибывают на встречу с любыми сотрудниками компании. Кроме того, в качестве исполнительного помощника вы можете более тесно работать с клиентами и посещать внутренние деловые встречи или обеды с ними и руководителями компании. Вы также можете облегчить переписку для руководителей и их контактов.

Советы по решению стать административным или исполнительным помощником

Если вы подумываете о том, чтобы заняться любой из этих профессий, вы можете воспользоваться следующими советами:

Получите образование или дополнительные сертификаты

В то время как должность, на которую вы претендуете, может требовать только аттестат о среднем образовании или академический эквивалент, получение дополнительного образования и обучения может показать вашему потенциальному работодателю, что вы можете успешно выполнять эту роль. Вы можете получить сертификаты по деловому письму или соответствующим программным приложениям. Дополнительные курсы и тренинги могут не только произвести впечатление на ваших работодателей, но и подготовить вас к выполнению ваших обязанностей в качестве исполнительного или административного помощника.

Получить опыт работы

Приобретение соответствующего опыта работы может познакомить вас с повседневными рабочими задачами и обязанностями административных и исполнительных помощников. Это позволит вам определить, какая роль вам подходит. Если вы заинтересованы в том, чтобы стать помощником руководителя, работодатели могут потребовать предыдущего опыта работы, так что это может помочь вам получить квалификацию для вашей будущей карьеры. Вы также можете ознакомиться с обычными элементами офисного оборудования, такими как компьютерные программы, принтеры и телефонные системы, которые вы можете использовать в любой из этих профессий.

Создайте релевантное резюме

Просмотрите вакансию, на которую вы претендуете, и обратите внимание на навыки и квалификацию, которые требуются вашему потенциальному работодателю. Подумайте о том, чтобы отредактировать свое резюме, указав обучение, сертификаты, профессиональные и социальные навыки, чтобы подчеркнуть, что вы идеальный кандидат. Раздел, который включает ваш опыт работы, может также включать резюме, в котором выделяются любые соответствующие обязанности или навыки, такие как организация, которые показывают, что вы готовы справиться с вашей потенциальной должностью.