Ползучесть области: определение, 12 причин и примеры

23 декабря 2021 г.

Расползание масштаба происходит, когда периметры проекта, такие как бюджет, крайний срок или конечная цель, изменяются после того, как проект уже начался. Когда это происходит, это может привести к истощению финансов и ресурсов, поэтому знание того, как быстро адаптироваться к расползанию масштаба, может ограничить его последствия. В этой статье мы определяем расползание области видимости, его причины и способы их предотвращения.

Что такое расширение масштаба?

Ползучесть масштаба буквально означает, что фокус или масштаб проекта выходит за пределы его ожидаемых границ. Обычно команда начинает проект с объемом, бюджетом и конечным сроком достижения цели. Эта информация позволяет команде завершить проект в рамках бюджета и в срок. Расширение масштаба может произойти в любое время после начала проекта и может в конечном итоге повлиять на любую или все части проекта, включая конечную цель и крайний срок.

Примеры расширения масштаба включают:

• Один запрошенный результат становится множеством результатов

• Количество необходимых функций продукта увеличивается

• Потребности клиента меняются

• Клиент непреднамеренно запросил неправильный результат

• Конечная цель проекта изменяется заинтересованной стороной

Несмотря на то, что вы можете рассчитывать на изменения и адаптацию в ходе проекта, значительное расширение масштабов может задержать проект или привести к превышению бюджета. Каждый руководитель проекта должен планировать потенциальное расширение масштабов и знать, как его предотвратить или контролировать.

12 причин расползания границ

Если вы сможете определить распространенные причины расползания области, вы сможете предпринять шаги, чтобы избежать задержек и препятствий до того, как они возникнут. Вот 12 возможных причин расширения масштаба:

1. Увеличенная продолжительность проекта

Длинные проекты с большей вероятностью будут испытывать расползание объема, потому что есть больше времени и возможностей для добавления в них дополнительных компонентов. Если проект имеет длительный срок и множество требований, разделите его на несколько проектов или этапов с более короткими сроками (менее месяца) и конкретными результатами. Когда ваша команда завершает каждый этап проекта, помечайте его как завершенный, чтобы не возвращаться к нему и не вносить изменения позже.

Разделение длинного проекта на более короткие этапы или подпроекты также помогает вашей команде и заинтересованным сторонам оставаться мотивированными и вовлеченными, поскольку они чаще добиваются результатов. Отмечайте завершение каждого этапа проекта, а затем сосредоточьтесь на следующем.

2. Нечеткие границы проекта

Проект с неясными параметрами и требованиями подвергается значительному риску расширения масштабов. Избегайте этого, определяя объем проекта для всех членов команды и заинтересованных сторон с самого начала. Сделайте это, написав описание содержания, в котором описываются основные цели и результаты проекта. Используйте диаграммы, диаграммы и модели, чтобы показать процессы и приоритеты проекта, и установите четкие требования и строгий график для всех членов команды.

3. Отсутствие управления

Каждому проекту нужен лидер, чтобы управлять его объемом и требованиями. Без эффективного надзора фокус и направление проекта могут неожиданно сбиться или измениться. Руководители проектов должны установить процессы управления содержанием, чтобы помочь в принятии решений по содержанию. Когда менеджеры получают запросы на новые функции или результаты проекта, они должны рассматривать и включать их таким образом, чтобы все заинтересованные стороны и члены команды могли договориться. Хорошо налаженный процесс управления изменениями содержания может помочь проекту двигаться вперед и оставаться организованным.

4. Заинтересованные стороны имеют разные или нереалистичные конечные цели

Заинтересованные стороны компании могут влиять на масштаб, если они не совсем понимают проект или имеют цели, отличные от целей команды, работающей над проектом. Заинтересованные стороны могут захотеть, чтобы вы увеличили свои результаты или изменили свое направление. Например, заинтересованная сторона может ценить отношения со своими клиентами больше, чем поддержание масштаба проекта.

Постарайтесь избежать такого расползания масштаба, устанавливая ожидаемые результаты с самого начала проекта. Если они предлагают изменить содержание проекта в процессе его выполнения, четко объясните последствия этого запроса, которые могут быть связаны с финансами, контролем качества или обслуживанием клиентов.

5. Плохая коммуникация

Отсутствие связи и обновлений может привести к тому, что проект отклонится от своих первоначальных целей. Регулярно общайтесь с членами команды, заинтересованными сторонами и клиентами до и во время проекта, чтобы убедиться, что все понимают его объем. В начале проекта изложите все требования и результаты для всех членов команды. На протяжении всего проекта планируйте частые встречи, чтобы убедиться, что все соблюдают график и задачи.

Держите клиента в курсе и также вовлекайте его в ход проекта, чтобы избежать неожиданностей или изменений, которые могут привести к повторной работе или увеличению срока или бюджета. Если возникает препятствие или проблема, работайте со своей командой, чтобы найти возможные решения и сообщить о них заинтересованным сторонам и клиенту.

6. Отзывы пользователей могут изменить вашу область

Проекты, включающие тестирование и обратную связь с пользователями, подвержены риску расползания масштаба, если отзывы об услуге или продукте влияют на направление проекта. Изучив отзывы с вашей командой, определите любые изменения, которые вы можете внести, но которые не увеличат объем проекта. Кроме того, определите и приоритезируйте изменения, которые окажут наиболее значительное положительное влияние на продукт или взаимодействие с пользователем. Учитывайте последствия отказа от внесения рекомендованных пользователями изменений при принятии решения о том, стоит ли расширять объем проекта.

Если ваш проект включает в себя отзывы пользователей, соберите их как можно раньше в процессе проектирования и разработки, чтобы у вас было время внести изменения без существенного влияния на объем.

7. Сторонние зависимости могут повлиять на сроки

Если ваша команда полагается на другие стороны или службы, такие как поставщики контента или данных, вычислительные интерфейсы или внешние компании, для завершения проекта, вы можете столкнуться с риском расползания объема, который находится вне вашего контроля. Чтобы управлять влиянием третьей стороны на объем вашего проекта, определите все зависимости в начале проекта. Определите, какое влияние они окажут на проект и как вы планируете реагировать на неожиданные изменения.

Например, вы можете столкнуться с задержкой материалов от поставщика или получить контент от поставщика в неправильном формате. При составлении расписания проекта дайте себе время справиться с такими неожиданными препятствиями, чтобы успеть уложиться в срок. Убедитесь, что заинтересованная сторона или клиент понимает возможное влияние сторонних зависимостей на объем проекта.

8. Клиент делает дополнительные запросы

Небольшие клиентские запросы и изменения могут накапливаться со временем, что может повлиять на рабочую нагрузку вашей команды или задержать проект. Оценивайте каждый запрос с вашей командой, чтобы определить, улучшает ли он результат или просто создаст ненужную дополнительную работу. Определите его влияние на проект, а также на пользовательский опыт или продукт.

Если клиент просит о чем-то, что влияет на объем проекта, будьте честны с ним в отношении его важности. Вместо того, чтобы отвечать отказом на их просьбу, сообщите им, как это изменит рабочий процесс, бюджет или сроки, и предложите альтернативные идеи для достижения аналогичных результатов.

9. Недооценка масштаба проекта

Основная часть предотвращения расползания масштаба — правильная оценка параметров проекта с самого начала. Определение сроков, бюджета и требований может быть сложной задачей, когда проект состоит из множества частей и неизвестных.

Чтобы не недооценивать его масштабы, вовлеките всю свою команду в процесс планирования, чтобы вы могли получить точные цифры. Добавьте дополнительное время или средства к каждому этапу или результату. Например, если вы работаете с третьей стороной или добавили новых членов команды, учтите, что им нужно дополнительное время для завершения своей части проекта.

10. Отсутствие приоритизации задач

Приоритизация задач проекта может помочь вам вносить коррективы и принимать решения, не вызывая расползания масштаба. Перед началом проекта определите шаги, которые имеют решающее значение для создания конечного продукта. Определите функции, которые вы можете исключить, если это необходимо, и по-прежнему иметь пригодную для использования услугу или продукт. Также расставьте приоритеты в отношении того, что движет проектом, например:

• Срок

• Бюджет

• Функции

• Удовлетворенность пользователей

• Удовлетворенность клиентов

Принимайте решения и вносите изменения по всему проекту в соответствии с вашими списками приоритетов, чтобы вы могли уменьшить расползание и не отклоняться от графика.

11. Отсутствие участия клиента

Если клиент не является участником проекта или не вовлечен в его ход, он может запросить изменения после начала проекта, что может существенно повлиять на его объем. Поэтому вовлеките клиента и объясните объем проекта перед началом. Предоставляйте обновления на протяжении всего процесса, чтобы избежать неожиданностей в последнюю минуту. Подтвердите, что они понимают результат и что это то, что они хотят.

12. Члены команды меняют задачи без одобрения

Участники проекта, которые принимают решения или пытаются решить проблемы, не посоветовавшись с командой, могут непреднамеренно повлиять на весь объем проекта. Например, один из ваших программистов может потратить два дня на создание того, что, по его мнению, является полезной функцией для веб-сайта клиента, не сообщая об этом руководителю проекта. В результате проект отстает от графика на два дня.

Убедитесь, что ваша команда хорошо работает и общается. Подчеркните важность создания и решения проблем в команде перед началом проекта. Регулярно встречайтесь на протяжении всего проекта, чтобы получать обновления о ходе работы или решать потенциальные проблемы в группе.