Полное руководство по важности центров обслуживания персонала

8 апреля 2022 г.

Центры обслуживания персонала могут предоставлять полезные системы и функции для организаций. Сотрудники и менеджеры могут получить множество преимуществ, получив дополнительный доступ к необходимым документам и политикам. Профессионалы, которые работают с центрами обслуживания персонала и внедряют их, должны понимать преимущества и услуги, которые они предоставляют. В этой статье мы обсудим определение, важность, преимущества и методы работы центра обслуживания персонала.

Что такое HR-сервисный центр?

Центр обслуживания персонала — это онлайн-портал или телефонная система, которая предоставляет кадровые ресурсы, администрирование и транзакции для сотрудников или организаций. Сотрудники и руководители могут обращаться в центр для получения информации о льготах, политиках компании, документах и ​​отчетах. Интернет-центры предлагают пользователям самообслуживание и защищенный доступ. Центры телефонной связи обычно предоставляют автоматизированную и интерактивную голосовую систему для ответов на общие вопросы и представления информации.

В чем важность наличия центра обслуживания персонала?

Наличие центра обслуживания персонала важно для организации, распространения и хранения информации о сотрудниках и политиках компании. Центры обслуживания персонала отслеживают и поддерживают безопасность, моральный дух и производительность сотрудников, а также обеспечивают прозрачность политики и действий компании. Эти системы также могут помочь организациям с записями взаимодействий и отчетами о юридических или внутренних конфликтах. Центр обслуживания персонала работает для выполнения основных операций отдела кадров, чтобы создать благоприятную рабочую среду для всех.

Связанный: 22 типа программного обеспечения для управления сотрудниками, которые следует учитывать

Преимущества центра обслуживания персонала

Вот некоторые преимущества обращения в HR-центр:

• Круглосуточное обслуживание: услуги цифрового доступа к персоналу обеспечивают круглосуточную доступность сотрудников и пользователей для запроса и получения информации. Этот постоянный доступ может помочь организациям, которые работают в разных часовых поясах и местах, и обеспечивает эффективную передачу информации.

• Автоматизированные процессы: центры HR-службы работают по единой системе автоматизированных процессов и вводимой информации. Автоматизация и согласованность этих процессов и коммуникаций уменьшают путаницу и недопонимание, предоставляя всем пользователям одни и те же методы, данные и информацию.

• **Повышение эффективности:** Наличие вызова по запросу или интернет-ресурса сокращает время, энергию и путаницу, связанную с планированием встреч, посещением личных встреч и ожиданием ответов по электронной почте. Использование HR-центра в дополнение к внутреннему HR-отделу позволяет персоналу HR направлять больше времени и энергии на решение сложных вопросов и проблем.

• Сокращение затрат. Малым предприятиям и организациям, использующим центр обслуживания кадров, может потребоваться меньше сотрудников отдела кадров, а также сократить расходы, связанные с рабочей силой, обучением и льготами. Центр обслуживания персонала может предложить экономичные варианты управления процессами управления персоналом.

Лучшие практики центра обслуживания персонала

Выбор центра обслуживания кадров, доступ к нему и управление им требуют понимания лучших методов и моделей обработки кадровой информации. Вот некоторые из лучших практик и стратегий, которые следует искать и внедрять в систему центра обслуживания персонала:

Трехуровневая модель обслуживания

Наиболее эффективные центры обслуживания персонала используют трехуровневую модель обслуживания: универсалы, специалисты и менеджеры. Каждый уровень представителей служит определенным целям и обрабатывает различные запросы пользователей. Универсалы предоставляют базовую информацию и знания в самых разных областях, в то время как специалисты имеют более глубокое понимание конкретной области, такой как начисление заработной платы, пенсии и страхование, а менеджеры решают сложные вопросы, такие как споры, юридические вопросы, конфликты и поведение. Наличие назначенных каналов и представителей для каждой области информации обеспечивает способность правильно обрабатывать и представлять информацию.

Автоматизированные процессы поддержки

Функции и правила для автоматизированного центра обслуживания могут включать в себя такие функции, как продажа билетов, маршрутизация инцидентов, управление знаниями и самообслуживание сотрудников. Эти процессы облегчают отчетность, обсуждение и регистрацию нарушений, жалоб и данных. Понимание того, какие процедуры предлагают наилучшие решения для организации и как каждый процесс представляет информацию, может помочь в выборе и использовании эффективного центра обслуживания для распространения и хранения информации.

Текущая информация и профили

Компании могут регулярно менять свою политику, льготы, структуру и персонал. Внешний центр службы HR требует ввода и модификации информации, когда происходят изменения. Поддержание сервисного центра в курсе изменений, данных и контактов обеспечивает распространение наиболее точных и актуальных данных. Обновление персонала и профилей также может защитить информацию компании, ограничивая доступ для бывших сотрудников или внешних подрядчиков.

Безопасные данные и доступ

Хотя возможность вводить и получать доступ к данным отдела кадров может принести пользу организации, для центра обслуживания важно поддерживать политики безопасности и конфиденциальности в отношении данных пользователей и данных компании. Интернет-портал может повысить безопасность, требуя индивидуальное имя пользователя или адрес электронной почты и пароль для каждого пользователя. Колл-центры могут запрашивать идентификационные номера сотрудников, контрольные вопросы или добавочные номера для конкретных компаний. Эти протоколы гарантируют, что доступ останется ограниченным для утвержденного персонала и внутренних зрителей.

Советы для центров обслуживания персонала

Следуйте этим советам, чтобы получить максимальную отдачу от центра обслуживания кадров и обеспечить надлежащие ресурсы:

• Используйте доступные функции. Многие центры обслуживания персонала предлагают функции, помимо политики и информации о заработной плате, которые могут оптимизировать ваше использование. Некоторые системы могут позволять автоматизировать процессы, связанные с адаптацией, наймом и данными о производительности.

• Защитите свою информацию. Кадровые документы и данные часто могут включать медицинскую информацию, финансовые данные и личные данные. Обеспечение защиты, безопасности и ограничений базы данных HR-сервиса помогает защититься от взломов и обеспечивает удобство предоставления сотрудниками своей информации.

• Анализируйте пользовательские данные. Центр обслуживания персонала может предоставлять менеджерам и организациям обратную связь и статистические данные о частоте и типах пользовательских запросов, проблем и отчетов. Понимание информации и действий, запрашиваемых сотрудниками, может помочь определить области или политики, которые могут потребовать дополнительных разъяснений.

• Продвигайте использование. Если ваш работодатель использует центр обслуживания кадров для распространения и систематизации информации, вы можете извлечь выгоду из продвижения знаний и использования включенных инструментов. Поощрение коллег к изучению функций и предоставленной информации может повысить осведомленность и соблюдение политик, улучшений безопасности и преимуществ, а также может уменьшить путаницу.