Полное руководство по становлению секретарем подразделения

Если вы ищете разнообразную роль, которая позволит вам использовать технические, межличностные и административные навыки, то карьера секретаря подразделения может быть идеальной для вас. Секретари подразделений играют жизненно важную роль в отрасли здравоохранения, поскольку они поддерживают широкий круг лиц, включая пациентов и других медицинских работников. В этой статье мы объясним, что такое секретарь подразделения, рассмотрим их основные обязанности, подробно расскажем о заработной плате и перспективах работы для этой профессии, перечислим некоторые ключевые навыки, необходимые для этой роли, и предложим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы стать секретарем подразделения.

Что такое секретарь отдела?

Секретарь отделения, также известный как секретарь медицинского учреждения или медицинский секретарь, выполняет административные задачи в доме престарелых, больнице или специализированном медицинском учреждении. Они поддерживают медицинский персонал и пациентов учреждения, принимая пациентов, систематизируя их карты и отвечая на звонки. Эта роль требует знания медицинских процедур, процессов и терминологии.

Чем занимается секретарь отдела?

Секретари подразделений имеют широкий круг обязанностей, в том числе:

• Приветствие пациентов

• Назначение приемов и процедур для пациентов

• Отправка медицинских записей по факсу в другие медицинские учреждения

• Просмотр информации о страховании пациента, чтобы он мог определить, какие процедуры покрывает его страховка, и франшизы.

• Обновление и систематизация файлов пациентов

• Получение результатов анализов для рассмотрения врачом

• Координация с другими медицинскими отделами или офисами, чтобы они могли запланировать лабораторные анализы, такие как анализ крови, рентген или МРТ.

• Обзвон пациентов, чтобы напомнить им о предстоящем приеме

• Подготовка карт и файлов для перевода и/или выписки пациента

• Маршрутизация звонков соответствующим сторонам

• Оперативное офисное оборудование

• Убедиться, что медпункт укомплектован надлежащим персоналом

• Ведение инвентаря агрегата

Зарплата и перспективы работы секретаря отдела

Хотя их заработная плата варьируется в зависимости от географического положения, работодателя и многолетнего опыта, средний секретарь подразделения зарабатывает 29 966 долларов в год В Соединенных Штатах. По данным Бюро статистики труда США, ожидается, что общая занятость помощников по административным вопросам и секретарей снизится на 9% в период с 2019 по 2029 год.

Навыки секретаря отдела

Чтобы быть эффективным в этой карьере, вы должны обладать несколькими ключевыми навыками, такими как:

• Навыки обслуживания клиентов. В большинстве медицинских учреждений секретарь отделения является основным контактным лицом пациента. Эти специалисты должны быть в состоянии сделать так, чтобы пациенты чувствовали себя желанными, направлять их во время визита и решать любые возникающие вопросы.

• Навыки общения: Секретари отделения взаимодействуют с пациентами, их семьями, страховыми компаниями и медицинским персоналом, поэтому для этой роли так важны сильные коммуникативные навыки.

• Канцелярские навыки: эта должность включает в себя выполнение широкого круга канцелярских задач, таких как использование систем внутренней связи, факсимильных аппаратов, сканеров, файловых систем и копировальных аппаратов.

• Навыки работы с компьютером: Эффективный секретарь подразделения должен иметь хорошо развитые навыки работы с компьютером, чтобы он мог использовать бухгалтерское программное обеспечение, программное обеспечение для обработки текстов и медицинские базы данных. Они также должны обладать сильными навыками набора текста.

• Знание медицинской терминологии: поскольку секретари отделений тесно сотрудничают с медицинским персоналом, крайне важно, чтобы они обладали практическими знаниями основных медицинских терминов и процедур.

• Навыки многозадачности: секретарь подразделения часто выполняет несколько обязанностей одновременно. Например, они могут ответить на телефонный звонок и поставить звонящего на удержание во время планирования следующего приема пациента.

• Организационные навыки: секретари подразделений обрабатывают и систематизируют наиболее важную информацию о медицинском учреждении или отделении. Чтобы быть эффективным в этой роли, вы должны уметь использовать, разрабатывать и внедрять организационные стратегии, такие как системы хранения документов.

Как стать секретарем отдела

Вы можете выполнить следующие простые шаги, чтобы начать свою карьеру в качестве секретаря подразделения:

1. Получите аттестат о среднем образовании

Хотя некоторые работодатели предпочитают кандидатов с более высокой квалификацией, аттестат о среднем образовании или GED обычно является минимальным требованием к образованию для должности секретаря отдела здравоохранения. Вы можете укрепить свое резюме, посещая занятия в старшей школе, которые сосредоточены на таких вещах, как:

• Компьютеры

• Ввод

• Офис-менеджмент

• Коммуникации

2. Заполните сертификат

Многие начинающие секретари подразделений решают получить сертификат в техникуме или колледже. Хотя обычно вы можете проходить курсы в своем темпе, эти программы сертификации обычно занимают около года и охватывают такие темы, как:

• Понимание назначений врача

• Ведение документации

• Офисные процедуры

• Бухгалтерия

• Выставление счетов

• Программные приложения, используемые в медицинских кабинетах

• Навыки работы с компьютером

• Отношения с клиентами

• Медицинская терминология

• Транскрипция

• Больничные процедуры

• Анатомия и психология

Поскольку для этой роли очень важен практический опыт, большинство сертификационных программ включают требование клинического опыта. Помимо сертификации для конкретной роли, существуют и другие полезные полномочия, которые охватывают более широкий круг административных задач, например, Сертификат профессионального административного мастерства (PACE) Американского общества административных специалистов (ASPA), Сертифицированный административный специалист ( CAP) или присвоение звания сертифицированного профессионального секретаря (CPA).

3. Подумайте о степени бакалавра

Вы можете выделиться среди других кандидатов, получив степень младшего специалиста или бакалавра в области управления медицинскими учреждениями. Помимо поддержки вашего резюме, эти полномочия могут помочь вам продвинуться по карьерной лестнице до руководящей должности. Большинство студентов заканчивают программы младшего специалиста примерно за два года. В зависимости от колледжа вы можете применить зачетные единицы диплома или сертификата к получению степени.

4. Получите опыт

Поскольку квалификации для этой профессии настолько разнообразны и гибки, опыт часто так же ценен, как и образование. Хотя есть должности секретаря отделения начального уровня, некоторые начинают свою карьеру в качестве сертифицированного помощника медсестры, прежде чем приступить к этой роли. Обычно вы можете найти работу секретаря на неполный или полный рабочий день в таких местах, как долгосрочные медицинские учреждения, медицинские клиники и больницы.

Когда вы подаете заявку на работу, вы можете увеличить свои шансы на получение работы, подчеркнув свои соответствующие навыки и предложив гибкую доступность. В некоторых медицинских учреждениях, таких как больницы, секретари отделения могут работать посменно в ночное время и в выходные дни.

5. Пройдите сертификацию координатора медицинского учреждения

Получение сертификата Национальной ассоциации координаторов медицинских учреждений, Inc. может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице и повысить свой потенциальный доход. Координаторы медицинского учреждения несут административную ответственность за целое отделение клиники, больницы или медицинского кабинета, что делает это естественным профессиональным развитием для секретаря отделения. Чтобы иметь право на сертификационный экзамен координатора медицинского учреждения, вы должны пройти программу координатора медицинского учреждения или в настоящее время работать секретарем медицинского учреждения.