Полное руководство по созданию и использованию повторяющихся задач

19 октября 2021 г.

Повторяющиеся задачи — это удобный способ настроить регулярные напоминания и отслеживать ход работы. Существует множество приложений с функциями повторяющихся задач, которые можно использовать для поддержания расписания.

Понимание того, как создавать повторяющиеся задачи и настраивать параметры задач, может помочь вам организовать свой рабочий день и повысить производительность труда. В этой статье мы обсудим, что такое повторяющаяся задача, зачем ее использовать и как ее использовать.

Что такое повторяющаяся задача?

Повторяющаяся задача — это событие календаря, которое вы можете создать, чтобы напомнить себе о рутинных рабочих обязанностях, которые необходимо выполнить. Вы можете установить повторяющиеся задачи в предпочитаемом вами приложении диспетчера расписания, таком как почтовый клиент, программное обеспечение устройства или загруженные инструменты.

Повторяющиеся задачи могут включать имена задач, описания, сроки и интервалы, которые вы можете изменить, чтобы убедиться, что задачи содержат необходимую информацию, которая поможет вам достичь ваших целей. Создание повторяющейся задачи позволяет вам установить несколько задач на текущий период без ручного ввода каждой задачи и связанной с ней информации.

Зачем использовать повторяющуюся задачу?

Используйте повторяющиеся задачи, чтобы управлять своим рабочим графиком и держать вас в курсе выполнения проектов или целей. Вы можете установить повторяющуюся задачу, чтобы напоминать вам о еженедельных отчетах и ​​встречах или ежедневных обязанностях и проверках. Функции повторяющихся задач могут включать уведомления на другие ваши устройства или добавление других людей для выполнения этой задачи. Эти функции полезны для управления расписаниями команд и проектами, чтобы убедиться, что они достигают своих целей в определенные сроки.

Некоторые повторяющиеся задачи позволяют создавать задачи, которые повторяются только в том случае, если вы выполнили предыдущую задачу. Например, у вас может быть задача, для которой не установлен крайний срок, но которая выполняется после чего-то еще, например, после встречи или осмотра.

Эти типы повторяющихся задач могут помочь вам отслеживать ход проекта или планировать повторяющиеся обновления после проекта. В зависимости от вашего программного обеспечения для управления задачами повторяющиеся задачи могут отображаться в вашем календаре или в виде отдельного журнала запланированных задач, где вы можете просматривать завершенные и будущие события.

Как использовать повторяющуюся задачу

Рассмотрите следующие шаги, чтобы создать повторяющуюся задачу:

1. Откройте программное обеспечение для управления

Откройте предпочитаемое программное обеспечение для управления задачами, которое может быть календарем вашего устройства по умолчанию, вашим рабочим почтовым клиентом или загруженным подключаемым инструментом для задач. Различное программное обеспечение для управления имеет разные функции, которые вы можете использовать для организации своего расписания. То, что вы выберете для программного обеспечения для управления, может зависеть от того, какие функции наиболее полезны для вас при отслеживании ваших рутинных задач.

Диспетчеры задач имеют различные методы настройки, такие как цветовое кодирование, расстановка приоритетов, статус выполнения, прикрепленная информация и авторизованные пользователи. При выборе программного обеспечения для управления подумайте, насколько подробными должны быть ваши повторяющиеся задачи и каковы цели ваших задач. Если ваша работа требует командной работы или общих задач, то использование вашего рабочего почтового клиента может быть лучшим для обмена задачами с членами вашей команды.

2. Найдите свой календарь

Найдите календарь, в котором вы хотите создать задачу. Если вы интегрируете свой календарь с почтовым клиентом или используете другие инструменты управления задачами, вы можете найти свой календарь и события задач, щелкнув значок календаря. Функции календаря часто объединяют задачи с остальной частью вашего расписания, чтобы вы могли видеть все события и напоминания в одном месте.

3. Создайте новую задачу

Чтобы создать новую задачу, перейдите на вкладку задач. Найдите знак «+» или кнопку, указывающую на добавление или создание новой задачи. Нажмите на знак или кнопку, чтобы открыть меню с параметрами задачи и деталями.

4. Изменить параметры задачи

Когда вы решите установить новую задачу, вам будут доступны различные параметры редактирования. Стандартные сведения о задаче включают название задачи, периодичность задачи и напоминание или дату и время выполнения. Более подробные сведения могут включать описание задачи, вложения, относящиеся к задаче, приглашения для авторизованных пользователей или параметры уведомлений.

Наличие диспетчера задач, который может уведомлять вас другими способами, такими как текст или электронная почта, может гарантировать, что вы будете получать уведомления о задачах, когда вы находитесь вдали от своих рабочих устройств. Если вы работаете над проектом с определенным сроком, вы также можете установить диапазон, когда повторяющиеся задачи начинаются и заканчиваются.

При работе с проектными группами также полезно добавлять членов вашей команды к задаче и позволять им помечать ее как выполненную, чтобы все участники могли обновлять статус задачи.

5. Установите сроки

При использовании повторяющихся задач для управления расписанием проекта установите крайние сроки проекта в качестве напоминания или сроков выполнения задачи. Наряду с напоминаниями о сроке выполнения вы можете установить напоминания за дни или недели, предшествующие сроку выполнения, чтобы убедиться, что вы выполняете свою задачу вовремя. При управлении проектами и сроками проекта вы можете установить сроки для подзадач в качестве шагов, необходимых для выполнения основной задачи проекта.

Если ваш диспетчер задач разрешает подзадачи, эти задачи автоматически связываются с основной задачей. В противном случае вы все равно можете создавать эти подзадачи как отдельные повторяющиеся задачи. Установите крайние сроки для ваших подзадач до даты выполнения основной задачи.

6. Используйте инструменты планирования

Вы можете найти инструменты планирования, которые могут улучшить использование повторяющихся задач. Если для вашей работы требуется специальный диспетчер задач, но вам нужны дополнительные функции для создания задач, вы можете использовать подключаемые модули браузера или совместимые надстройки программного обеспечения, которые предоставляют вам дополнительные функциональные возможности. Некоторые инструменты позволяют вам добавлять другие или получать уведомления на ваши личные устройства, если у вас нет таких возможностей с вашим текущим программным обеспечением.

Другие надстройки или интегрированные инструменты также могут позволить вам редактировать одну задачу из серии задач. Если у вас есть общая повторяющаяся задача, вы можете отредактировать определенные задачи в этом наборе, чтобы они имели разные описания, чтобы указать разных участников задачи или связанные ресурсы для выполнения задачи, например. Вы можете назначать уровни приоритета для задач, которые выполняются одновременно, чтобы вы могли планировать свою работу на день по мере необходимости.