Полное руководство по превентивным действиям

25 ноября 2021 г.

Превентивное действие относится к шагам, которые человек или организация предпринимают, чтобы избежать потенциальной проблемы. Например, соблюдение инструкций по охране труда может предотвратить несчастные случаи на рабочем месте. Независимо от вашей роли в управленческой команде, знание того, что такое превентивные действия и как их использовать, может помочь вам повысить организационную эффективность вашей компании. В этой статье мы обсудим, что такое превентивные действия, наметим ряд шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать план превентивных действий, и исследуем различия между превентивными и корректирующими действиями.

Что такое превентивное действие?

Превентивное действие — это действие, которое руководство организации предпринимает для предотвращения материализации потенциальной проблемы или нежелательной ситуации на основе аналогичных прошлых ситуаций. Надлежащий процесс предупреждающих действий включает в себя способы, с помощью которых руководство организации может определить, работают ли действия, необходимые для предотвращения возникновения проблемы, надлежащим образом, при этом точные шаги и методы обычно различаются в разных организациях.

После выявления потенциальной проблемы организации обычно составляют планы превентивных действий, в которых описывается, как можно избежать проблемы, нежелательной ситуации или потенциальной опасности. Иногда компании могут также включать способы, с помощью которых организация может улучшить свой рабочий процесс. Некоторые примеры профилактических действий:

• Внедрение программ обучения по охране труда для сотрудников

• Выполнение регулярных операций по техническому обслуживанию инструментов и оборудования

• Создание планов действий на случай непредвиденных обстоятельств, таких как пожары или стихийные бедствия.

• Внедрение кодекса поведения сотрудников

• Обновление политики и процедур безопасности компании

Как составить план профилактических действий

Рассмотрите следующие шаги, чтобы создать план превентивных действий:

1. Полностью оценить первопричину

Перед созданием плана превентивных действий важно сначала определить основную причину. Это снижает вероятность того, что другая основная проблема может быть причиной проблемы. Сначала оценив основную причину потенциальной проблемы, вы сможете позже определить шаги, необходимые для ее предотвращения.

2. Проведите оценку потенциальных рисков и возможностей

Цель превентивного действия состоит не только в предотвращении возникновения различных проблем, но и во избежание возникновения дополнительных проблем после реализации. Прежде чем определить, как устранить основную причину проблемы, обычно важно оценить возможность создания новых проблем в попытке предотвратить их. Вы также можете оценить вероятность возникновения подобных проблем и возможность использования тех же превентивных действий для их предотвращения.

3. Создайте список шагов, которые организация может предпринять, чтобы предотвратить проблему.

Затем вы можете приступить к определению шагов, которые необходимо предпринять, чтобы предотвратить возникновение проблемы. Это может подразумевать определение лиц, ответственных за принятие превентивных мер, точное определение мер, которые они могут предпринять для устранения возможности возникновения проблемы, и описание механизмов обратной связи, позволяющих руководству организации позже оценить эффективность плана. Важно, чтобы шаги были достаточно гибкими, чтобы вы могли изменить их позже, основываясь на отзывах.

4. Определите график и стоимость плана

Как только все участники узнают, что организация планирует делать, чтобы предотвратить возникновение проблемы, вы можете обсудить дополнительные детали. Примерами этого может быть график выполнения плана и во сколько это обойдется компании. Эти вопросы могут помочь руководству определить, будет ли выполнение плана положительным или отрицательным, исходя из разницы между потенциальной выгодой и ресурсами, необходимыми для выполнения плана. Также важно проанализировать потенциальные альтернативные планы и определить, какой из них более осуществим.

5. Планируйте непрерывную оценку

Учитывая тот факт, что план превентивных действий направлен на решение потенциальной, но в настоящее время несуществующей проблемы, возможность его постоянной оценки и корректировки может иметь важное значение для его успеха. Как только план будет запущен, вы, вероятно, внесете изменения на основе новой информации и отзывов от тех, кто отвечает за его выполнение. Это также означает, что те, кто отвечает за его выполнение, нуждаются в поощрении, чтобы постоянно обеспечивать обратную связь.

6. Оцените свои результаты

Последним шагом процесса является определение способов проверки того, был ли план успешным после его выполнения. Для этого может потребоваться оценка работы различных ключевых индикаторов на основе ваших действий и возможность повторения проблемы позднее. Возможность определить, сработал ли план, может быть полезна при работе с будущими планами превентивных действий.

Превентивные действия против корректирующих действий

Как профилактические, так и корректирующие действия необходимы для попыток организации постоянно улучшать свою деятельность и удовлетворенность клиентов. Основное различие между ними заключается в том, что в то время как план превентивных действий представляет собой набор действий, которые вы предпринимаете с целью предотвращения потенциальной проблемы, план корректирующих действий направлен на устранение основной причины существующей проблемы и ее устранение. Это означает, что превентивные действия выполняются до возникновения потенциальной проблемы, а корректирующие действия — это попытка смягчить проблему после ее возникновения.

Организации, использующие систему управления качеством, обычно используют как корректирующие, так и предупреждающие действия в рамках своих усилий по постоянному улучшению своей деятельности и уровня удовлетворенности клиентов. Процесс корректирующих действий выглядит следующим образом:

1. Определите проблему. Первым шагом обычно является четкое определение проблемы.

2. Определите масштаб проблемы. Как только становится ясно, что существует проблема, требующая исправления, группа управления качеством пытается определить, насколько она может быть важна для благополучия организации.

3. Примите меры, чтобы ограничить масштаб проблемы. Прежде чем пытаться устранить проблему, может потребоваться предпринять определенные действия, чтобы предотвратить ее перерастание в более серьезную проблему.

4. Определите основную причину проблемы. Чтобы устранить проблему, команда управления качеством сначала пытается определить ее первопричину. Таким образом, они могут убедиться, что устраняют основную проблему, а не просто решают поверхностную проблему.

5. Составьте план действий по устранению основной причины. После определения основной причины проблемы вы можете определить шаги, которые организация должна предпринять для ее устранения, в том числе, сколько это будет стоить, как найти необходимые средства, кто одобряет операцию и какова будет окупаемость инвестиций. .

6. Выполнить план. После того, как план составлен, ответственные лица выполняют его, пытаясь решить проблему.

7. Проверьте успех плана. Выполнив план, убедитесь, что он эффективен, то есть удалось устранить основную причину проблемы.