Полное руководство по написанию заметок (с советами и примерами)
16 августа 2021 г.
Меморандум или меморандум — это письменный документ, который предприятия используют для передачи объявления или уведомления. Хотя записки когда-то были основной формой письменного внутреннего общения в бизнесе, теперь они обычно отправляются в форме электронное письмо.
В этой статье мы объясним, что такое заметка, и покажем, как собрать стандартные части заметки так, чтобы это было ясно и лаконично. Мы также предоставляем образец, который вы можете использовать на рабочем месте.
Что такое памятка?
Памятка — это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальной деловой политики и процедур внутри компании. Памятки обычно подразумеваются как масса коммуникация всем членам организации, а не личным сообщением один на один. Существует множество типов заметок, но обычно они предоставляют отчет о ходе работы, просят кого-то или команду о чем-то, подтверждают соглашение между сторонами) или запрашивают информацию о том, как решить проблему.
Шаблон памятки
Ниже приведен пример памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:
Описание изображения
Меморандум
Кому: Имена предполагаемых получателейОт: Ваше имя, ДолжностьДата: Месяц День, Год
Тема: Тема записки
Начните памятку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете. Оно должно быть очень коротким — около одного-двух предложений. Во введении должна быть четко указана цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если служебная записка предназначена для ответа или уточнения определенной темы или ситуации, включите это в первый абзац.
Пункт № 1 для перечисления важной информации.
Пункт № 2 для перечисления важной информации.
Пункт № 3 для перечисления важной информации.
Используйте последние несколько предложений, чтобы завершить записку. Убедитесь, что вы включили запрос на любое действие, которое вам нужно, чтобы люди предприняли после прочтения вашей записки.
Спасибо,
Ваше имя
Ваш адрес электронной почтыВаш номер телефона
Вложение: вложение изображения, графика или диаграммы, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.
Загружаемый шаблон памятки
Чтобы отредактировать шаблон в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.
Когда следует написать памятку
По большей части цель написания меморандума — информирование. Тем не менее, записки могут иногда включать призыв к действию или элемент убеждения.
Вот несколько случаев, когда памятка может быть полезна:
Информирование сотрудников об изменениях в политике или процессах компании
Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
Объявление о компании, например о повышении сотрудника или приеме на работу нового сотрудника.
Напоминание сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
Оформление запроса всех сотрудников
Передача сообщения, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация.
Заметки также являются эффективным способом передачи кратких, но важных сообщений широкой аудитории в рамках бизнеса. Это может включать в себя изменения продуктов, расписания собраний, изменения процедур, дополнения к политике, резюме условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить заметку, когда хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или каким-либо образом сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.
Как написать записку
Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ. Как и многие другие профессиональные деловые документызаметки будут включать введение, основную часть и заключение.
Начните с заголовка, в котором четко указано, что сообщение является меморандумом, предполагаемые получатели, отправитель, дата и тема.
Напишите введение, в котором используется повествовательное предложение, чтобы объявить основную тему заметки.
Включите основной абзац с пунктами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой служебной записки. Чтобы облегчить чтение заметки, пишите короткими абзацами и разбивайте информацию на более мелкие, более удобные для понимания фрагменты. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, по возможности следует также использовать подзаголовки и маркированные списки.
Завершите свою записку любой оставшейся информацией после основного абзаца. Это краткое изложение меморандума и должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.
Закрывать с вашим именем, адресом электронной почты и номером телефона на случай, если кому-то понадобится связаться с вами.
Убедитесь, что включены все необходимые вложения, если вашим предполагаемым получателям потребуется сослаться на другую информацию, такую как график, изображение или диаграмма, в конце вашей заметки.
Советы по написанию эффективной заметки
Вот советы, которые следует учитывать, чтобы улучшить вашу заметку:
Всегда учитывайте свою аудиторию при написании меморандума. В то время как акроним или аббревиатура могут широко использоваться в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу. Если вы пишете служебную записку для всей компании, используйте четкий и лаконичный язык, доступный каждому. Будьте профессиональны, используя деловой формальный язык.
Вычитка и проверка перед отправкой. Чтение заметки вслух — полезный способ проверить наличие опечаток, несоответствий и тона. Если у вас есть время, поделитесь им с коллегой, которому доверяете, который может предложить вторую пару глаз. Отправляя записку для всей компании, вы говорите от имени организации, поэтому убедитесь, что стиль и сообщение точны.
Напишите тему, которая проста и ясна. Например, если вам нужно отправить памятку с объявлением о соблюдении праздника, укажите в теме письма название, дату и день недели отмечаемого праздника. Отправьте свое сообщение как минимум за неделю до мероприятия или даты его проведения, чтобы у людей было время скорректировать свои планы.