Полное руководство по эффективным деловым коммуникациям

Есть много аспектов делового общения, от того, как сотрудники внутри компании общаются друг с другом, до того, как бизнес общается со своими клиентами посредством рекламы и продаж.

В этом руководстве мы объясняем, что такое деловое общение, почему важно способствовать эффективному общению на рабочем месте, разделяем внутреннее и внешнее деловое общение, перечисляем примеры распространенных методов общения на рабочем месте и делимся советами по улучшению вашего делового общения.

Что такое деловое общение?

Деловое общение включает каждый раз, когда компания или ее сотрудники участвуют в обмене информацией. Деловое общение часто включает в себя реальные беседы между людьми, но также включает односторонние формы общения, такие как реклама.

Деловое общение включает в себя:

• Когда сотрудники общаются друг с другом

• Когда руководство и сотрудники общаются

• Когда сотрудники и клиенты взаимодействуют

• Когда компания выпускает новый продукт

• Когда компания запускает маркетинговую или рекламную кампанию

Почему деловое общение важно?

Коммуникация жизненно важна для успеха бизнеса. Основные задачи, такие как начисление заработной платы и производство продукции, требуют базового общения, но истинное удовлетворение сотрудников и клиентов достигается только тогда, когда приоритет отдается эффективному деловому общению.

Эффективное деловое общение часто приводит к:

• Повышенная производительность

• Меньше конфликтов на рабочем месте

• Более позитивная и инклюзивная корпоративная культура

• Повышение вовлеченности сотрудников

• Лучшая репутация бренда

• Снижение текучести кадров

Виды делового общения.

Деловое общение можно разделить на две категории: внутреннее и внешнее.

Внутреннее деловое общение

Внутреннее деловое общение происходит между членами команды. Когда сотрудники могут эффективно обмениваться информацией и идеями друг с другом, компания может работать более гладко и быть более организованной.

Существует три типа внутреннего делового общения:

• Восходящая коммуникация: информация передается вверх по цепочке управления, от сотрудника к кому-то вышестоящему в иерархии компании. Примеры включают опросы, формы обратной связи и вопросы и ответы на собраниях.

• Нисходящая коммуникация: информация передается по цепочке управления, от руководителя или более старшего сотрудника до сотрудников ниже в иерархии компании. Примеры этого включают электронные письма всей компании, мгновенные сообщения от менеджера своей команде и информационные бюллетени отдела.

• Боковая коммуникация: информация передается между теми, кто находится на одном уровне в бизнесе. Прозрачность коммуникаций на высшем уровне организации может привести к повышению доверия сотрудников. Примеры боковой коммуникации включают электронные письма между людьми из разных отделов и чаты между менеджерами о своих командах.

Внешнее деловое общение

Внешняя деловая коммуникация включает в себя взаимодействие между сотрудниками и клиентами, а также любое распространение информации внешним заинтересованным сторонам, поставщикам, клиентам, правительствам и широкой общественности. Правильная и точная внешняя деловая коммуникация зависит от организации и эффективности внутренних коммуникаций компании.

Внешнее деловое общение включает в себя:

• Индивидуальные разговоры между сотрудниками и клиентами, как в чате службы поддержки

• Групповые встречи с внешними клиентами и группами

• Массовые сообщения, совместно используемые с целевыми группами аудитории или общественностью, такие как реклама в социальных сетях.

Способы делового общения

Хотя многие компании и организации по-прежнему зависят от личного общения для ведения бизнеса, вполне вероятно, что ваша компания будет использовать различные методы делового общения. Компании, которые в основном работают удаленно, могут в значительной степени зависеть от видеозвонков и инструментов обмена мгновенными сообщениями, а предприятия, которым необходимо регулярно общаться со своими сотрудниками, могут полагаться на телефонные звонки и текстовые сообщения.

Описание изображения

Типы связи

1. Вербальный

• Используйте сильный, уверенный голос.

• Используйте активное слушание.

• Избегайте слов-заполнителей.

• Избегайте отраслевого жаргона, когда это уместно.

1. Невербальный

• Обратите внимание на то, как ваши эмоции ощущаются физически.

• Будьте преднамеренными в своих невербальных коммуникациях.

• Имитируйте невербальные коммуникации, которые вы считаете эффективными.

1. визуальный

• Спросите других, прежде чем включать визуальные эффекты.

• Учитывайте свою аудиторию.

• Используйте визуальные эффекты только в том случае, если они добавляют ценность.

• Сделайте их ясными и легкими для понимания.

1. Написано

• Стремитесь к простоте.

• Не полагайтесь на тон.

• Найдите время, чтобы просмотреть ваши письменные сообщения.

• Сохраните папку с письменными материалами, которые вы считаете эффективными или приятными.

Существует четыре стандартных метода делового общения:

• Вербальная коммуникация это использование языка для передачи информации посредством речи или языка жестов. Активное слушание является ключевой частью словесного обмена. Примеры вербального общения на рабочем месте включают виртуальные встречи, телефонные звонки и личные беседы.

• Невербальная коммуникация Это использование языка тела, жестов и мимики для передачи информации другим. Невербальное общение включает в себя улыбку или хмурый взгляд, скрещивание рук и кивание.

• Письменное сообщение доставляется через печатные или цифровые носители. Примеры включают электронные письма, письма, заметки, отчеты и другую документацию.

• Визуальная связь это использование изображений и графики для передачи информации. Визуальные материалы часто используются наряду с устным или письменным общением, чтобы предоставить полезный контекст и разъяснения. Визуальная коммуникация может включать диаграммы, карты, инфографику и видео.

Примеры делового общения

Существует множество различных видов делового общения, которые компании используют для повышения общей производительности. Вот несколько примеров:

Объявления

Реклама — классический способ общения компаний с потенциальными клиентами. Внешние примеры включают рекламу на телевидении или в потоковом видео, маркетинговые кампании с влиятельными лицами в социальных сетях и спонсируемый контент, распространяемый издателями.

Интранет

Интранет компании — это частный внутренний веб-сайт или портал, который предприятия используют для обмена внутренней информацией и общением. Интранет используется для развития внутренних деловых коммуникаций. Сотрудники могут использовать эту безопасную сеть для создания контента, отправки сообщений, совместной работы, управления задачами, обмена документами и отслеживания проектов.

Живой чат

Удаленные живые чаты используют обмен мгновенными сообщениями через веб-сайты или приложения, когда требуется немедленный ответ. Многие компании предлагают поддержку в чате для клиентов, у которых есть вопросы о продукте или о том, как вернуть товар. Внутри сотрудники могут напрямую общаться друг с другом, используя специальную платформу или инструмент для делового общения, например Slack или Microsoft Teams.

Аккаунты в социальных сетях

Предприятия могут создавать и использовать учетные записи в социальных сетях, чтобы охватить более целевую аудиторию клиентов. Компания может использовать свою учетную запись в социальных сетях, чтобы создать положительную узнаваемость бренда с помощью забавных постов или отметить достижения сотрудников, поделившись ссылками на свой блог компании.

текстовые сообщения

Предприятия и организации могут использовать текстовые сообщения для отправки потребителям информации о продажах или новых продуктах и ​​услугах. Тексты могут отправляться автоматически, не требуя ответа от клиента, или они могут включать запрос на простой ответ от клиента или прямую ссылку на продукт.

Веб-сайты

Веб-сайты являются жизненно важным инструментом для компаний и организаций, позволяющим продавать товары, распространять информацию и способствовать позитивному взаимодействию с клиентами. Например, хорошо продуманная веб-страница о корпоративной культуре и преимуществах может помочь привлечь потенциальных будущих сотрудников.

Советы по улучшению делового общения

Большинство компаний уже занимаются деловыми коммуникациями, просто существуя. Вот несколько советов, которые помогут вывести ваши деловые коммуникации на новый уровень:

1. Сделайте информацию легкодоступной

Сделайте ваш веб-сайт удобным для навигации и перечислите всю необходимую информацию, которую клиент должен знать о вашей компании и продукте. Внутри важно убедиться, что сотрудники могут легко получить доступ к информации, необходимой им для выполнения своей работы.

Вы можете сделать это, предоставив всем сотрудникам разрешение на доступ к соответствующим документам в системе управления документами, четко общаясь в общекорпоративных электронных письмах или мгновенных сообщениях и убедившись, что менеджеры знают об изменениях и обновлениях, чтобы они могли сохранить свою команду. участники в петле.

2. Отдайте предпочтение двусторонней обратной связи

Предоставление сотрудникам и клиентам возможности легко обращаться в вашу компанию с проблемами или вопросами — это простой способ улучшить деловое общение. Сотрудники, которые чувствуют, что их слушают, в целом счастливее и с большей вероятностью будет производить лучшую работу. Обратная связь может быть получена через индивидуальные чаты с менеджерами, формальные обзоры или опросы.

Клиенты, которые могут связываться с компаниями через мгновенные сообщения, электронные письма или телефонные звонки и получать быстрые ответы, с большей вероятностью будут продолжать взаимодействовать с этим бизнесом.

3. Используйте современные формы общения

Если ваш бизнес в настоящее время зависит от личного общения и электронной почты, возможно, пришло время сделать шаг вперед и начать использовать более совершенные инструменты коммуникационных технологий. Существует несколько платформ делового общения, специально созданных для внутреннего общения компании и позволяющих вам создавать различные каналы для организации ваших отделов, команд и рабочего процесса. Организации также полагаются на такие инструменты, как прямой обмен сообщениями и видеозвонки, чтобы улучшить общение с удаленными и удаленными сотрудниками.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.