Полное руководство по бюрократическим организациям (с примером)

24 июня 2021 г.

Традиционные структуры компаний с централизованной властью управления, которых существует несколько различных типов, могут быть выгодны для определенных видов бизнеса. Крупные корпорации и государственные учреждения часто используют бюрократические структуры и приносят прибыль. Если вы или ваш бизнес хотите успешно внедрить такую ​​организационную структуру, важно понимать ее ключевые особенности и то, как использовать их в своих интересах. В этой статье мы определяем бюрократическую организацию, объясняем ее преимущества и недостатки и приводим пример бюрократической организации.

Что такое бюрократическая организация?

Бюрократическая организация — это государственное учреждение или коммерческое предприятие с жесткой цепочкой подчинения и строго регламентированными операционными процедурами. Это административная система, основанная на политике, правилах и иерархии как в государственном, так и в частном секторе. Успешные бюрократические организации эффективны в том, как они работают, и люди часто сравнивают эти структуры с машинами. Операторами этих предприятий являются менеджеры, которые вводят команды для команд отделов, которые могут добиться удовлетворительных результатов, выполняя свою работу в соответствии с определенными схемами.

Руководители, такие как финансовые директора или главные операционные директора, обладают большей частью полномочий по принятию решений в бюрократической организационной структуре. Они распределяют эту власть по цепочке подчинения, часто создавая несколько уровней управления наверху и увеличивая количество сотрудников в нижних группах. Современная бизнес-идеология часто классифицирует этот стиль управления как традиционную организационную структуру. Его общие черты включают в себя:

• Сильная исполнительная команда

• Вертикальные каналы связи

• Большое количество сотрудников

• Строгие процедуры и правила

• Специализированные рабочие роли

• Найм и продвижение по службе на основе заслуг

Хотя бюрократическая система не так популярна среди корпоративных структур, как раньше, она все же может быть полезна при правильном применении.

Преимущества бюрократической организации

Основным преимуществом бюрократической организационной структуры является ясность, являющаяся результатом четко определенной системы управления. Вот некоторые другие преимущества использования бюрократической структуры:

Ясность задачи

Новые сотрудники в рамках бюрократической системы часто получают четкие инструкции относительно своей роли и обязанностей. Это особенно актуально для государственных учреждений, где потенциальные сотрудники часто сдают экзамен на государственную службу, чтобы претендовать на должность. Прежде чем подать заявку, вы часто можете найти в Интернете чрезвычайно подробные описания того, чего ожидать от должности государственного служащего, на которую вы претендуете. Например, Почтовая служба США — это крупная бюрократическая организация со многими местными должностями, которые имеют заранее определенные роли, связанные с обработкой почты.

Меньше ошибок

Наличие стандартизированных процедур и регламентированных протоколов часто приводит к меньшему количеству ошибок для бюрократических организаций. Непредвиденные последствия менее вероятны, а ошибки, вызванные человеческим фактором, довольно легко исправить. Это связано с тем, что проще отследить источник ошибки, когда сотрудники следуют четко определенному набору правил. Например, нефтяная компания, являющаяся бюрократической организацией, может применять строгие процедуры для предотвращения травм. Если происходит несчастный случай, компания может проверить, не соблюдали ли сотрудники протоколы безопасности или они требуют улучшения.

Эффективный поток информации

Благодаря централизованной цепочке команд вертикальный стиль коммуникации бюрократической организации позволяет информации эффективно доходить до сотрудников. Структура «сверху вниз» создает логические линии отчетности, по которым важная информация доходит до предполагаемых получателей. Например, если вы проводите рекламную кампанию, в которой хотите изменить язык печатной рекламы, вы можете избежать путаницы, сообщив об этом только тем, кто работает над печатной версией, а не всему отделу маркетинга.

Специализированные навыки

Роли в бюрократической организации обычно соответствуют определенному набору задач и обязанностей, что побуждает сотрудников развивать специализированный набор навыков. Поскольку инструкции высшего руководства в этих организациях точны, профессионалы могут специализировать свои навыки в определенной области. Навыки, которые вы приобретаете, специфичны для вашей организации, и ваши усилия по улучшению могут напрямую привести к повышению эффективности и производительности.

Здоровый баланс между работой и личной жизнью

Бюрократическая корпоративная культура обычно обеспечивает здоровый баланс между работой и личной жизнью. Постоянные задачи в такой организации устанавливают четкую границу между вашей работой и личной жизнью, что может быть значительным преимуществом для человека, который отдает приоритет этому балансу. В то время как некоторым людям может нравиться работать в бизнесе с разнообразными задачами и изменяющейся средой, другие могут предпочесть работу, где они имеют постоянную работу и могут отделять свое свободное время от своей профессиональной жизни.

Недостатки бюрократической организации

Вот некоторые недостатки бюрократической организации:

Медленно реагируют на изменения

Централизация полномочий по принятию решений часто приводит к более медленному реагированию на социальные, рыночные и отраслевые тенденции. Сотрудникам более низкого уровня может быть сложно внедрять изменения, потому что эти организации редко продвигают общение снизу вверх по иерархии. Одним из решений может быть создание внутри организации групп сотрудников, которые реагируют на изменения.

Правила отдают приоритет результатам

Высшее руководство в бюрократической организации часто отдает предпочтение соблюдению правил и положений, а не получению результатов. Вместо того, чтобы изменять процедуры или проявлять снисходительность, часто важнее следовать процедурам, чем выполнять обязанности. Например, графический дизайнер в рекламном агентстве может захотеть внести изменения, запрошенные клиентом, но их руководитель говорит им, что они не могут изменять цифровой файл, пока клиент не одобрит последнюю версию в соответствии с правилами компании. Вы можете решить такую ​​ситуацию, сделав акцент на большей гибкости ваших стандартных процедур, например, обеспечив, чтобы запросы клиентов имели приоритет над установленным графиком производства.

Способствует микроменеджменту

Власть, которую менеджеры и руководители имеют над своими сотрудниками в этих организациях, часто способствует микроуправлению. Это означает, что сотрудники высшего уровня стремятся чрезмерно контролировать действия и поведение своих сотрудников. Подумайте о том, чтобы предоставить сотрудникам возможность поговорить со своими руководителями о проблемах микроменеджмента, чтобы исправить эту проблему, чтобы они могли понять ожидания и образ мыслей своего руководителя.

Пример бюрократической организации

Вот пример корпоративной бюрократической организации:
Foodsco — многонациональная компания по производству потребительских товаров. Их штаб-квартира находится в Сан-Антонио, штат Калифорния, но у них есть заводы по всему миру. Лидером бизнеса является генеральный директор и президент Майк Бриджес. Его исполнительная команда состоит из следующих людей:

• Сандра Леон (главный операционный директор)

• Мэтт Сантос (главный финансовый директор)

• Эрика Дрейфус (директор по маркетингу)

• Закари Пейнтер (директор по устойчивому развитию)

• Анджела Джонс (директор по продукту)

В то время как эти пять человек утверждают все основные решения в рамках своей ответственности, в каждом регионе, где Foodsco присутствует на рынке, есть свой исполнительный вице-президент (EVP) с командой людей в ролях старшего вице-президента (SVP), которые соответствуют главному исполнительному директору. команда. Сюда входят филиалы в Северной Америке, Европе, Восточной Азии и на островах Тихого океана. EVP подчиняются непосредственно генеральному директору, а каждый руководящий сотрудник управляет сотрудниками SVP.

В подчинении СВП каждого отдела находится от двух до четырех команд, каждую из которых возглавляет один директор. Например, в производственном отделе есть директор по дизайну продукта и директор по производству продукта, а в бухгалтерском отделе четыре разных директора по финансовому анализу, финансовому планированию, решению аудиторских проверок и бюджету. Департаменты внутри одного региона часто сотрудничают, но мало межрегионального сотрудничества.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.