Почему важна приоритизация проектов и как это сделать

При работе над проектом на работе важно знать, как расставлять приоритеты в задачах. Это гарантирует, что вы сможете правильно управлять своим временем и соблюдать любые сроки, которые есть у вас и вашей команды. Это сводит к минимуму неудачи проекта и помогает вам достичь ваших профессиональных целей. В этой статье мы подробнее обсудим, почему важна приоритизация проектов, опишем процесс приоритезации проектов, предложим советы по выбору сбалансированного портфеля проектов и объясним, как улучшить приоритизацию проектов.

Почему важно расставлять приоритеты в проектах

Приоритизация проектов важна, поскольку она повышает вероятность успеха ваших проектов. Если вы и ваша команда определите, какие задачи являются наиболее важными, вы сможете выполнить их вовремя, что повысит вероятность достижения ваших целей. Вот некоторые из других общих преимуществ приоритезации проектов:

• Более высокая окупаемость инвестиций. Приоритизация ваших проектов гарантирует, что все, что вы и ваша команда делаете, соответствует целям компании. Это позволяет вашей команде приносить больше пользы компании и предлагать более высокую отдачу от инвестиций.

• Более качественная работа: определение приоритетов задач и проектов, которые имеют большее значение, позволяет вам тратить больше времени на создание высококачественной работы.

• Исключите устаревшие проекты: анализ вашего портфолио, чтобы определить, каким проектам вы должны отдать приоритет, может помочь вам найти проекты, которые устарели. Вы можете отказаться от проектов, которые не приносят пользы ни вам, ни компании.

• Улучшите мотивацию: когда ваша команда знает, почему важен конкретный проект, это может мотивировать их выполнять свои задачи и работать над достижением тех же целей.

Как расставлять приоритеты в проектах

Чтобы начать расставлять приоритеты в своих проектах, выполните следующие шаги:

1. Определите ценности компании

Прежде чем вы сможете определить, какие проекты важны, вы должны определить ценности компании и присоединиться к ним. Подумайте о том, чтобы назначить встречу с руководством и заинтересованными сторонами компании, чтобы обсудить цели и ценности организации. Это поможет вам определить, соответствует ли конкретный проект этим целям и ценностям, чтобы вы могли правильно расставить приоритеты.

2. Определите, как оценивать каждый проект

На той же встрече вы также можете обсудить, как взвешивать каждый проект. Вам необходимо определить, какие критерии вы будете использовать для измерения ценности каждого проекта. Например, если проект поможет компании заработать более 5000 долларов, вы должны отдать ему приоритет над проектами, которые зарабатывают меньше. Составьте список критериев, которые вы все придумали, чтобы вы могли ссылаться на него при оценке своих проектов.

3. Анализируйте и оценивайте свои проекты

Используя свой список критериев, начните анализировать и оценивать каждый проект. Самый простой способ сделать это — дать проектам оценку, основанную на количестве критериев, которым они соответствуют. Вы также можете учитывать риск и стоимость каждого проекта при подсчете баллов. Например, если это проект с высокой степенью риска, вы можете снизить его общую оценку.

4. Создайте список приоритетных проектов

После того, как каждый проект получит окончательную оценку, вы можете создать список проектов на основе их приоритета. Поместите проекты с наивысшим приоритетом в начало списка, чтобы вы и ваша команда завершили их первыми. Вы можете удалить те, что внизу, или сохранить их на более поздний срок.

Советы по выбору сбалансированного портфеля проектов

При определении приоритетов ваших проектов важно, чтобы ваш портфель оставался сбалансированным. Если этого не произойдет, бизнес может столкнуться с трудностями. Например, если вы отдаете приоритет проектам, которые поддерживают только один отдел, другие отделы могут быть сокращены. Вот несколько советов по выбору сбалансированного портфеля проектов:

• Оцените ресурсы, которые у вас есть: начните с оценки ресурсов, доступных вам и вашей команде, чтобы убедиться, что вы можете справиться с проектом, который хотите взять на себя. Если у вас недостаточно ресурсов, таких как правильный бюджет или нужное количество сотрудников, у вашего проекта может быть меньше шансов на успех.

• Убедитесь, что вы рассматриваете все отделы: проекты, которые вы расставляете по приоритетам, должны поддерживать все отделы, гарантируя, что у всех сотрудников будет достаточно работы, и каждый отдел получит достаточно финансирования.

• Выбирайте ценные проекты: каждый проект должен быть ценным для компании, поскольку он соответствует ее ценностям и приносит финансовую выгоду.

• Учитывайте риск: проекты с высоким риском могут принести компании большую прибыль, но вы не хотите, чтобы ваш портфель состоял только из рискованных проектов. Постарайтесь сбалансировать свой портфель, сочетая проекты с низким, средним и высоким риском.

Способы улучшить приоритезацию проектов

Если в вашем проекте отсутствует процесс определения приоритетов, вот несколько способов его улучшить:

1. Изучите пропускную способность вашей команды

Приоритизация слишком большого количества проектов может привести к перегрузке вас и вашей команды, из-за чего вы не сможете выполнить определенные задачи. Чтобы свести к минимуму вероятность этого, оцените пропускную способность вашей команды, прежде чем браться за какие-либо проекты. Определите объем работы, который, по вашему мнению, может выполнить каждый, исходя из своих навыков и опыта, и берите проекты, над выполнением которых, как вы уверены, каждый сможет работать вместе.

Если вы считаете, что вы или ваша команда не справитесь с проектом, можно сказать «нет». Это покажет вашему руководителю, что вы знаете свои пределы и увлечены своей карьерой, поэтому не хотите брать на себя слишком много работы и рисковать тем, что она окажется некачественной.

2. Будьте гибкими

Даже если у вас есть установленный процесс расстановки приоритетов, вы всегда можете изменить его или адаптировать для каждого проекта. Эта гибкость позволяет вам последовательно пересматривать свои приоритеты, гарантируя, что вы всегда работаете над наиболее важными задачами. Например, вы можете работать над двумя проектами одновременно, и заинтересованная сторона отодвигает крайний срок одного проекта. Это дает вам возможность пересмотреть свои приоритеты и вместо этого начать работу над проектом с более ранним сроком.

3. Всегда ставьте своих клиентов на первое место

Если вы работаете с клиентами или клиентами, они должны быть в центре вашего внимания при определении приоритетов ваших проектов. Если проект состоит из результатов для вашего клиента, он должен быть главным приоритетом, особенно по сравнению с внутренними проектами. Это позволит вам построить более прочные отношения с вашими клиентами, поскольку они будут считать вас надежным и эффективным.