Почему проект отстает от графика? (с советами)

Проекты могут отставать от графика, когда процесс сталкивается с непредвиденными ситуациями как внутри, так и снаружи. Если менеджер проекта понимает потенциальные причины задержек проекта, он может более эффективно устранять их, лучше заранее готовиться к определенным событиям и поддерживать позитивные отношения с членами своей команды и клиентами. Изучив важную информацию о задержках проекта, вы сможете выбрать наиболее подходящую для вас стратегию решения проблем. В этой статье мы обсудим причины, по которым проект может отставать от графика, и дадим несколько советов, которые помогут вам решить эту проблему.

Что заставляет проект отставать от графика?

Вот несколько распространенных примеров ситуаций, с которыми вы можете столкнуться в процессе проекта и которые могут привести к отставанию от графика:

Организация материалов проекта

Для успешного получения результата разным подразделениям компании часто требуется доступ к одним и тем же элементам. Когда один отдел задерживает доставку материалов, его действия могут повлиять на способность другого подразделения своевременно выполнять свои задачи, что приведет к задержке проекта в целом. Например, рассмотрим транспортную группу, которая загружает 200 упаковок в грузовик, предназначенный для распределительного центра. Если у них неэффективный процесс загрузки, они могут отстать от графика. В результате они могут повлиять на способность следующей команды отправлять материалы розничным продавцам к ожидаемой дате.

Проблемы с требованиями проекта

Сбор и разработка качественного набора требований может помочь всем сотрудникам и заинтересованным сторонам лучше понять объем проекта. Важно, чтобы все отделы, участвующие в проекте, сообщали о своих требованиях руководителям проекта, поскольку у отдельных руководителей могут быть разные потребности и точки зрения на решение. Если команда проекта получает противоречивую информацию, они могут чаще повторять шаги, что приводит к задержкам. Полный доступ и подробные этапы проекта могут помочь им эффективно управлять процессами и придерживаться заранее установленного графика.

Изменения области действия

Руководители проектов обычно создают документ о содержании перед официальным запуском проекта, но клиенты могут запросить неожиданные изменения или добавить новые требования. Другой отдел в компании также может раскрыть новую информацию, которая приведет к изменению объема работ. Например, рассмотрим маркетинговую команду, которая обнаруживает, что у конкурирующей компании есть новый продукт с популярной функцией, что увеличивает их продажи в геометрической прогрессии. Если команда переработает стадию выполнения, чтобы включить эту функцию, проект может отстать от графика, чтобы оправдать это ожидание.

Оценка и производительность

На начальных этапах проекта старшие руководители часто разрабатывают графики на основе оценок времени и производительности. Например, важно, чтобы часы смены напрямую соответствовали тому, сколько времени занимает каждый этап проекта, и каким требованиям следует отдавать приоритет с учетом обедов и перерывов. Неточные оценки могут вызвать проблемы с производительностью, поскольку сотрудники могут больше сосредоточиться на менее важных шагах или упустить возможность связаться со своими товарищами по команде. Эффективный график может стать ресурсом управления временем для сотрудников, помогая проекту избежать задержек в целом.

Использование навыков и делегирование

Использование навыков включает в себя назначение задач на основе возможностей проектной группы. Например, менеджер маркетингового проекта может возложить больше обязанностей в социальных сетях на сотрудника, который указал в своем резюме сертификат по работе с социальными сетями. Если старшие руководители делегируют несоответствующие задачи проектной группе, их эффективность может снизиться, что повлияет на их способность соблюдать график. В результате руководители проектов также могут брать на себя больше обязанностей, ограничивая время, необходимое им для выполнения своих первоначальных задач.

Распределение ресурсов

В начале процесса менеджеры обычно изучают объем проекта, цели и набор задач, чтобы определить, куда распределить ресурсы, включая средства, материалы и персонал. Наличие достаточного количества ресурсов может помочь проекту эффективно распределить их, позволяя всем отделам выполнять свои задачи. Если проект потеряет доступ к определенному элементу, это может повлиять на способность команды своевременно производить результат. Например, если руководитель проекта назначает на многоэтажную строительную площадку только члена команды, имеющего лицензию на использование крана, график может отставать, когда этот человек выполняет другие задачи.

Распространение информации

Своевременное получение обновлений по объему или требованиям проекта может помочь проектной группе эффективно решать задачи. Если они получают противоречивую информацию, они могут предоставить клиентам недостаточные результаты, поскольку включают устаревшие инструкции. В результате команда может повторить этапы проекта или столкнуться с конфликтом на рабочем месте, что может привести к общей задержке графика. Когда сотрудники имеют регулярный доступ к точной информации, они могут лучше обеспечивать высококачественные результаты.

Неисправное оборудование

Важное оборудование иногда выходит из строя во время проекта, часто из-за того, что материалы устарели и требуют более частого обслуживания. Если оборудование перестает работать во время проекта, операции могут приостановиться до тех пор, пока команда не оценит ситуацию и не проведет процесс ремонта. В результате проект может отставать от графика, особенно если сбои возникают регулярно и для их устранения требуются внешние ресурсы. Наличие доступа к высококачественному оборудованию может помочь команде сохранить производительность и достичь целей проекта.

Проблемы цепочки поставок

Некоторые проекты требуют участия нескольких компаний в цепочке поставок, включая производителей и поставщиков. Когда другая организация сталкивается с некоторой задержкой, ее ситуация может повлиять на способность группы своевременно выполнять свои задачи. Например, рассмотрим поставщика, который переходит с одного программного обеспечения для инвентаризации на другой бренд. Если они остановят все службы на несколько дней, чтобы завершить этот процесс, команда может снизить свою производительность, чтобы сохранить сырье, что приведет к отставанию проекта от графика.

Кадровые изменения

Ключевые кадровые изменения в процессе проекта могут снизить эффективность команды или остановить выполнение некоторых важных процедур. Приходящий сотрудник обычно проходит формальный процесс обучения или обучения на рабочем месте, что означает, что ему может потребоваться определенное время для выполнения задач с оптимальной скоростью. Связь с другими членами команды также может занять некоторое время, что может привести к большему количеству ошибок в общении. Если новый сотрудник чувствует поддержку в процессе обучения, он может уменьшить вероятность задержек проекта.

Неожиданная погода

Для некоторых проектов требуется размещение на открытом воздухе, например, строительство конструкций на строительной площадке или частое перемещение между двумя объектами. В результате погода часто влияет на производительность команды проекта на ежедневной основе. Например, может быть небезопасно выполнять строительные работы, когда в месте проведения проекта гроза или ливень, особенно если присутствует какое-либо электронное оборудование. Хотя руководители проектов могут учитывать прогнозы погоды при разработке графика, некоторые события могут произойти неожиданно, что приведет к отставанию проекта от графика.

Вопросы бюджетирования

Руководители проектов обычно занимаются многими компонентами процесса планирования бюджета, включая любую переписку между компанией и ее клиентами. Если в процессе составления бюджета непреднамеренно пропущены непредвиденные расходы или какие-либо затраты, проект может потерять доступ к жизненно важным ресурсам для выполнения шагов и выполнения требований. Проблемы с бюджетированием также могут возникать, когда клиент меняет свои требования, поскольку в первоначальный план он включил только затраты на первоначальные ресурсы. Когда участники проекта могут эффективно перерабатывать бюджет, они могут лучше уменьшить вероятность задержек.

Советы по решению проекта с отставанием от графика

Примите во внимание следующие советы, которые помогут разрешить проект, в котором возникли задержки:

• Определите причину задержки. Потратьте некоторое время, чтобы подумать о процессе проекта и изучить любые возможные причины, чтобы вы могли лучше определить идеальное решение. Может быть полезно запланировать встречу с вашей командой, чтобы получить несколько точек зрения.

• Пересмотрите график смен. Если вы обнаружите, что предыдущие оценки времени могли вызвать задержки проекта, рассмотрите возможность пересмотра графика вашей команды вместе с вашими прогнозами. Чтобы помочь выбрать новую стратегию, вы можете попробовать использовать программное обеспечение для управления проектами.

• Разработайте план управления рисками. Эта стратегия включает выявление любых проблем или ситуаций до их возникновения, а затем разработку шагов для их решения. Планы управления рисками могут помочь вашей команде лучше учитывать события, которые могут привести к задержке графика, включая штормовую погоду, сбои в работе оборудования и проблемы с цепочкой поставок.

• Планируйте сверхурочные часы. Если проект требует дополнительного времени или ресурсов, вы можете сообщить членам команды, могут ли они рассмотреть возможность работы сверхурочно. Эта стратегия может особенно принести пользу проектам, в которых происходит изменение объема работ, поскольку вы можете сосредоточиться на конкретном этапе переделки.

• Продлите срок проекта. В зависимости от обстоятельств может оказаться полезным включить задержку в официальное расписание. Продление срока может лучше гарантировать, что у персонала будет достаточно времени для выполнения требований после того, как произойдет непредвиденное событие, такое как изменение объема работ или погодное происшествие.

• Пересмотрите свои кадровые ресурсы. Встретьтесь с отдельными членами команды, чтобы узнать, эффективно ли проект использует наборы навыков. Вы также можете запросить отзыв о делегировании задач, чтобы узнать, могут ли какие-либо компоненты проекта выиграть от дополнительной поддержки, такой как дополнительный сотрудник или другие технические системы.

• Настройте параметры проекта. Если вы уже изменили другие элементы, такие как расписание проекта или стратегию распределения ресурсов, вы можете изменить этап планирования, прежде чем продолжить. Вы можете встретиться с руководителями, чтобы просмотреть исходный документ и определить, какие элементы все еще конструктивны, а какие требуют пересмотра.

• Обеспечьте обновленное расписание в общей зоне. Может быть полезно либо публиковать любые обновления расписания в комнате для персонала, либо рассылать ежедневные обновления по электронной почте, чтобы все члены команды могли получать точную информацию. Не забудьте объявить о своем процессе планирования на начальных этапах, чтобы ответить на вопросы.

• Запланируйте обучающий семинар для членов команды. Чтобы лучше убедиться, что весь персонал понимает параметры проекта, вы можете провести тренинг по объему, требованиям и целям. Вы также можете использовать это время для разрешения любых конфликтов на рабочем месте и стратегий мозгового штурма, чтобы предотвратить новые задержки.

• Регулярно общайтесь с клиентами. Если в проекте есть заинтересованные стороны клиента, важно включать их в каждый шаг процесса, а затем обновлять их при необходимости. В результате они могут уточнить свои ожидания и предоставить ценную информацию, которая может помочь им избежать отставания от графика.

• Привлекайте членов команды на этапе планирования. Чтобы более эффективно делегировать задачи и оценивать временные рамки, рассмотрите возможность привлечения команды на начальном этапе планирования. Они могут сообщить о своих предпочтениях и предоставить дополнительную точку зрения, которая может повысить производительность проекта.

• Покупка нового оборудования. Вы можете получить выгоду от инвестиций в новое оборудование для проекта, особенно если весь прогресс может помешать его рабочему состоянию. Не забудьте включить эту стоимость в план бюджета или переработать план бюджета, чтобы узнать, возможна ли новая покупка.

• Выбирайте альтернативные ресурсы. При решении проблемы с цепочкой поставок часто полезно выбрать хотя бы одну альтернативную компанию, к которой можно обратиться за дополнительными ресурсами и поддержкой. Например, вы можете сотрудничать со вторым поставщиком или связаться с рекрутинговой компанией, если вам требуется больше персонала.

• Разработайте надежный процесс адаптации. Если вы ожидаете каких-либо кадровых изменений в течение проекта, может быть полезно подготовить всесторонний процесс адаптации, чтобы помочь новым членам команды чувствовать себя в безопасности на своем месте. Рассмотрите возможность координации с HR-специалистом в компании, чтобы лучше разработать эффективную процедуру.

• Расставьте приоритеты в отношении сроков и временных ориентиров. Если проект состоит из нескольких этапов, вы можете расставить приоритеты для высокоприоритетных заданий и внимательно наблюдать за ними в ходе процесса. Некоторые примеры могут включать администрирование контрактов, получение средств или тестирование прототипа.

• Часто отслеживайте процесс проекта. После решения проблем планирования проекта не забывайте отслеживать этапы проекта через регулярные промежутки времени. В результате вы можете определить любые затяжные ситуации, прежде чем они снова смогут повлиять на ход проекта.