Планы проекта для использования в вашем следующем проекте (с примерами)

10 марта 2021 г.

Процесс написания плана проекта — простое упражнение, но любой план проекта должен включать все параметры данного проекта, включая потенциальные проблемы. Создание плана проекта перед началом нового проекта поможет вам организовать необходимые шаги и следить за ходом выполнения. Когда вы знаете, как составить план, это может упростить ваш процесс и максимизировать вашу производительность при выполнении любого проекта. В этой статье мы определяем, что такое план проекта, исследуем, что он должен включать, и приводим примеры.

Что включить в план проекта

Планы проектов различаются в зависимости от характера каждого проекта, но все планы проектов должны содержать несколько ключевых элементов:

• Масштаб: Масштаб проекта относится к задачам, которые необходимо выполнить, чтобы проект был завершен.

• Цели: последняя и самая большая цель проекта — это то, что вы надеетесь достичь в конце проекта, но вы также можете установить более мелкие цели, которые представляют собой каждую задачу, которую вам нужно выполнить до завершения.

• Ресурсы. Крайне важно составить список ресурсов, необходимых для завершения проекта, включая физические материалы, цифровое программное обеспечение и людей, которые могут помочь с конкретными областями или задачами, чтобы обеспечить выполнение всей необходимой работы.

• Шаги к действию: они описывают, что вы можете сделать для достижения каждой из ваших небольших целей проекта.

• Временная шкала: график проекта увязывает цели с чувствительными ко времени сроками, чтобы гарантировать, что аспекты будут завершены, когда они должны быть.

• Ограничения. Ограничение — это все, что может стать потенциальной проблемой на любом этапе вашего проекта и повлиять на завершение проекта.

• План на случай непредвиденных обстоятельств. План на случай непредвиденных обстоятельств — это альтернатива вашему первоначальному плану, которую вы можете применить, если что-то пойдет не так на любом этапе процесса.

Как создать план проекта

Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при создании собственного плана проекта:

1. Определите масштаб проекта

Подумайте о масштабах вашего проекта и о том, что он может повлечь за собой. Масштаб проекта указывает на любую задачу, которую необходимо выполнить для дальнейшего продвижения проекта. Это включает в себя небольшие цели производительности, список ресурсов, продолжительность проекта и крайний срок его завершения.

2. Обозначьте, какую работу необходимо выполнить

Опишите работу, которую необходимо выполнить, чтобы проект был успешным. Это включает в себя выписывание практических шагов для выполнения каждой задачи, определение приоритетов задач в зависимости от того, как скоро они должны быть выполнены, установление расписания и крайних сроков для каждой задачи и назначение ресурсов там, где они необходимы в процессе.

3. Составьте временную шкалу задач проекта

Используйте схему необходимой работы, чтобы создать график проекта на основе целей, продолжительности и крайнего срока, определенных в рамках проекта. Временная шкала помогает отслеживать ход выполнения проекта и определяет, опережает ли он, отстает или идет точно по графику.

4. Определите возможные ограничения и составьте план на случай непредвиденных обстоятельств

Рассмотрите любые несоответствия, которые могут возникнуть при выполнении вашего плана, такие как наличие материалов или людей, изменения погоды или проблемы с предыдущими этапами плана. После того, как любые потенциальные проблемы для проекта будут определены, можно сформировать план действий в чрезвычайных ситуациях. Определите возможные решения для каждой потенциальной проблемы. Таким образом, если возникнут какие-либо ограничения, которые усложнят выполнение проекта, у вас уже будет готовый план, который вы можете использовать, и прогресс может оставаться в соответствии с графиком.

5. Начните проект

После создания плана проекта, который вы хотите предпринять, вы можете приступить к первым шагам, изложенным в плане работы. Следуя заранее определенному плану, прогресс должен идти гладко, и все задачи, необходимые для достижения конечной цели проекта, должны быть выполнены.

Примеры плана проекта

Вот несколько примеров планов проекта:

План проекта организации праздника в офисе

Масштаб: Конечная цель этого проекта — устроить праздничную вечеринку в офисе в третью неделю декабря.

• Продолжительность: шесть недель на планирование мероприятия, один день на его проведение.

• Цели: выбрать тему и декорации, выбрать развлечения, заказать напитки, составить список гостей.

• Ресурсы: праздничные украшения, праздничный исполнитель, прохладительные напитки, столовые приборы и посуда, материалы для игр, приглашения, сотрудники для изготовления и отправки приглашений и украшения офиса.

Разбивка работы и график:

• Определитесь с темой до 5 ноября.

• Соберите декорации и игровые материалы к 7 ноября.

• Забронируйте развлекательную программу до 15 ноября.

• Сделать приглашения до 17 ноября

• Разошлите приглашения до 25 ноября.

• Подсчитайте RSVP до 1 декабря.

• Закажите прохладительные напитки до 7 декабря.

• Украсить офис в нерабочее время 17 декабря

• Хозяйственная вечеринка 18 декабря.

Ограничения:

• Доступность сотрудников

• Пищевые аллергии

План действий в непредвиденных обстоятельствах:

• Если большинство сотрудников не будут доступны 18 декабря, вечеринка может быть перенесена на 11 или 21 декабря.

• Если у кого-то из сотрудников есть пищевая аллергия, будут исключены ингредиенты, которые могут быть опасными, и эти блюда будут исключены из меню.

План проекта по найму нового администратора

Масштаб: Конечная цель этого проекта – нанять нового администратора в офис к концу этого месяца.

• Продолжительность: Менее месяца, чтобы нанять нового администратора

• Цели: составить список вакансий, оценить кандидатов, провести собеседования, предложить вакансию кандидату, завершить адаптацию.

• Ресурсы: сотрудник для написания списка вакансий, платформа для размещения списка вакансий, сотрудник для сбора заявлений и материалов приложений, сотрудник для просмотра приложений, сотрудник для проведения собеседований.

Разбивка работы и график:

• Напишите список вакансий к концу дня сегодня

• Опубликуйте вакансию завтра

• Принимаем заявки две недели

• Оценивайте кандидатов

• Проведите собеседование с тремя кандидатами на третьей неделе месяца

• Предложите вакансию одному кандидату в последнюю неделю месяца, чтобы приступить к работе немедленно

• Завершите адаптацию с новым администратором

Ограничения:

• Количество полученных заявок

• Количество квалифицированных кандидатов

План действий в непредвиденных обстоятельствах:

• Если на объявление о вакансии поступило менее трех заявок, продлите сроки проекта на 3 недели, чтобы повторить процесс найма.

• Если кандидатам, подавшим заявку, требуется более высокая квалификация, отредактируйте объявление о вакансии, чтобы оно было более конкретным и включало необходимый опыт, и продлите сроки проекта на 3 недели, чтобы повторить процесс найма.