Планы передачи знаний |

30 декабря 2021 г.

Сбор и сохранение организационных знаний лучше всего осуществляется с помощью скоординированной системы. Когда ключевой сотрудник на рабочем месте уходит, важно, чтобы он не забрал с собой свои жизненно важные знания. Вы можете настроить систему передачи знаний в своей организации для сбора и обмена этой информацией. В этой статье мы обсудим преимущества систем передачи знаний и способы их создания.

Что такое передача знаний?

Передача знаний — это процесс признания, записи и распространения знаний внутри организации. Термин «передача знаний» включает обмен информацией между отдельными лицами, между отделами или внутри организации в целом. Знания могут быть переданы напрямую или загружены в центральный репозиторий и доступны из него.

Информация, включенная в передачу знаний, может быть внутренней, сгенерированной внутри организации, или внешней, полученной извне. Знания также могут быть:

• Явный: эту информацию относительно легко записывать и обменивать в ручной форме или в других аудио- или визуальных файлах. Он включает в себя такие вещи, как пошаговые процессы.

• Неявное: эта информация является результатом накопленного опыта, и ее труднее сохранить в легкодоступной форме. Неявное знание включает в себя потенциальные ловушки определенных задач или процессов и решений, которые организация успешно или безуспешно пробовала раньше.

Система передачи знаний должна быть обдуманной и структурированной, с измеримыми результатами для обеспечения ее эффективной работы.

Почему передача знаний важна на рабочем месте

Передача знаний имеет важное значение, поскольку позволяет сохранить знания в вашей организации, несмотря на текучесть кадров. Хорошая система передачи знаний позволяет индивидуальному опыту стать опытом учреждения. Таким образом, людям не придется заново открывать ранее полученные знания всякий раз, когда кто-то присоединяется к команде или покидает ее. Неформальная система оставляет место для потери знаний, их неэффективной передачи или только отдельным лицам. Формализованная система передачи знаний может помочь гарантировать, что жизненно важная информация будет собираться и передаваться всем по мере необходимости.

Передача знаний полезна на рабочем месте, поскольку позволяет:

Сохраняйте знания, полученные в завершенных проектах

При концептуализации, разработке и реализации проекта могут быть извлечены уроки, которые помогут ускорить будущие проекты. Планы передачи знаний позволяют вам собирать эту информацию.

Применять извлеченные уроки

Помимо помощи в сборе знаний, план передачи знаний также может помочь организовать и распространить эти знания, когда они будут наиболее полезны для следующего проекта. Таким образом, передача знаний делает организацию более отзывчивой.

Повысить эффективность обучения новых сотрудников

Человек, который является новичком в организации, может извлечь выгоду из коллективных знаний прошлых и нынешних сотрудников. Таким образом, они могут быстрее и беспрепятственно интегрироваться в команду.

Ускорить перевод сотрудника в новый отдел или на новую должность

Как и новый сотрудник, сотрудник, который переходит с одной должности на другую, может получить доступ к сохраненным знаниям, чтобы ускорить переход к новым обязанностям. Они также могут использовать систему передачи знаний, чтобы делиться знаниями со своей заменой.

Централизация организационных знаний

Система передачи знаний помогает организации хранить свои институциональные знания в одном общем месте. Рассредоточенную информацию может быть сложно систематизировать, и она может быть безвозвратно утеряна.

Поощряйте организационную культуру обучения

Установленная система передачи знаний, которую все сотрудники используют и в которую вносят свой вклад, может помочь каждому почувствовать себя готовым сохранить коллективные знания организации.

Как разработать план передачи знаний

Ниже приведены шаги, которые вы можете использовать для разработки плана передачи знаний на рабочем месте:

1. Определите людей, обладающих необходимыми знаниями

Подумайте о людях, у которых есть информация, важная для функций организации. Это могут быть люди, к которым все обращаются с определенными вопросами или за помощью в конкретных процессах. Ищите людей, признанных единственными, кто знает, как выполнять конкретную задачу, или чьи обязанности не могут быть выполнены, если они уйдут.

2. Запишите важные знания

Как только вы определили людей, владеющих важной информацией, вы можете стимулировать их делиться ею. Подумайте о том, чтобы выделить им специальное время для выступлений на собраниях или пригласить их принять участие в программах наставничества. Вы также можете оптимизировать процесс сбора информации и внесения ее в свои банки знаний. Вы можете предоставить шаблоны или электронные таблицы, чтобы обладателям знаний было легко поделиться тем, что они знают. Вы можете создать отдельную должность или группу для управления этим процессом.

3. Хранить и распространять знания

Было бы полезно хранить данные в хорошо организованном и легкодоступном виде. Если информацию легко найти, больше людей захотят ее искать. Постарайтесь сделать знания доступными в нескольких форматах. Не все они должны быть цифровыми. Возможна также передача от человека к человеку, что особенно важно для неявных знаний.

Примеры способов обмена информацией включают в себя:

• Стандартные операционные процедуры

• Информационные бюллетени

• Блоги

• Обучающие видеоролики или вебинары

• Вики, базы данных интрасети и библиотеки документов или шаблонов

• Программы наставничества и коучинга или стажировки

• Симуляторы и игры

• Подкасты

При выборе форматов хранения и распространения учитывайте, кому и от кого поступает и уходит информация. Например, по мере того, как знания передаются из поколения в поколение, вам может потребоваться адаптировать стиль отчетности, чтобы сделать его доступным для всех участников. Может быть полезно определить конкретного человека или группу для распространения знаний по мере необходимости. Они также могут следить за тем, чтобы информация была получена и была полезной.

4. Используйте знания

Вы можете подать пример, используя собранные знания и побуждая к этому других сотрудников вашей организации. Рассмотрите возможность проведения учебных занятий, чтобы помочь сотрудникам вашей организации понять, как наилучшим образом использовать хранилище знаний. Пригласите тех, кто имеет доступ к знаниям, оставить отзыв о их качестве и полезности. Вы также можете поощрять анализ собранных данных для получения новых выводов.

5. Продолжайте создавать и накапливать знания

Вы можете добавлять в свой репозиторий внешние знания от отраслевых экспертов и проводить мозговые штурмы для решения проблем с членами вашей организации. Со временем продолжайте поддерживать и обновлять хранилище знаний с текущим планом сбора знаний от определенных должностей или групп и передачи их другим. Таким образом, вы можете сделать частью организационной культуры свободный обмен информацией. Также важно обновлять или заменять информацию по мере ее устаревания.