План удаленной работы: почему это важно и советы по реализации

26 августа 2021 г.

Многие компании, внедряющие удаленную рабочую среду, часто создают комплексный план с подробным описанием конкретных аспектов перехода. Это часто включает в себя такие детали, как политика работы на дому, безопасность данных и стратегические планы для решения меняющихся ситуаций. Понимание того, как составить подробный план удаленной работы, может помочь вашей компании эффективно перейти на виртуальную рабочую среду. В этой статье мы рассмотрим, что такое планы удаленной работы, что в них включено и как составить долгосрочный план.

Что такое план удаленной работы?

План удаленной работы — это комплексное соглашение, которое компания создает, чтобы определить, как сотрудники могут работать удаленно. В этом плане подробно описывается, как компания может внедрить виртуальные варианты работы, и предоставляется руководство для сотрудников при переходе на удаленную среду. Это может помочь избежать путаницы и ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников относительно удаленной работы.

Что входит в план удаленной работы

Есть несколько общих пунктов, включенных в комплексный план удаленной работы. Это гарантирует, что компания определит и полностью решит, как они намерены перейти в виртуальную среду, чтобы предотвратить конфликты и задержки. Многие планы удаленной работы включают политику работы из дома и описывают, как компания намерена поддерживать целостность безопасности данных при переходе своих сотрудников в виртуальную среду. Кроме того, во многих планах подробно описывается, как они намерены выделять ресурсы и оборудование сотрудников для выполнения их повседневных задач.

Как составить план удаленной работы

Вот семь шагов, которые помогут вам создать комплексный план удаленной работы для вашей компании:

1. Установите долгосрочное видение

Создание и распространение долгосрочных целей перехода на удаленную рабочую среду может помочь предотвратить недопонимание и недопонимание. Видение должно четко определять, почему компания внедряет удаленную работу. Он также должен учитывать, как виртуальные рабочие среды могут выполнять миссию компании и какую пользу они приносят как компании, так и сотрудникам. Например, видение компании может заключаться в улучшении здоровья и благополучия сотрудников путем улучшения баланса между работой и личной жизнью.

2. Создайте политику работы на дому

Политика удаленной работы может помочь определить, кто имеет право на удаленную работу. Он также может описывать ожидания и требования для каждой должности, что предотвращает путаницу и может повысить производительность труда сотрудников. Эта политика также может определять изменения компенсации, требования к отслеживанию рабочего времени и порядок запроса привилегий удаленной работы.

3. Определите потребности в ресурсах и оборудовании

Объединение потребностей в ресурсах, поставках и оборудовании для обеспечения эффективного перехода может помочь компании быстро реализовать свои стратегии удаленной работы. В этом разделе плана также может быть рассмотрено, как компания распределяет их, чтобы обеспечить всех сотрудников предметами, необходимыми для выполнения их удаленных обязанностей. Кроме того, в плане могут быть указаны расходы, связанные с поставкой оборудования и ресурсов, чтобы они не превышали бюджетные ассигнования компании.

4. Создавайте ситуационные планы

Многие удаленные планы также включают стратегии для различных ситуаций, чтобы помочь сотрудникам понять, как реагировать на различные обстоятельства. Сотрудники должны иметь контактную информацию своего руководителя и изложенные инструкции, которые информируют их о том, как реагировать на конкретную ситуацию. Например, вы можете составить план с подробным описанием обязанностей сотрудника и того, кому сообщать об отключении Интернета.

5. Установите стандарты производительности

Создание ожиданий производительности для сотрудников может помочь поддерживать уровень производительности в периоды удаленной работы, поскольку оно уточняет точные обязанности каждого сотрудника. Это может включать стандарты для всех членов или стандарты для конкретных должностей. Например, в компании может быть три человека в команде, каждый из которых вносит свой вклад в различные аспекты проекта, поэтому можно уточнить конкретные стандарты производительности для каждой должности члена команды, чтобы каждый знал, что от него ожидается и что ему нужно сделать для достижения успеха. в их соответствующей роли.

6. Повысьте безопасность данных

Внедрение дополнительных мер безопасности данных может снизить факторы риска безопасности. Обеспечение компанией установленных ролей пользователей и разрешений, соответствующих обязанностям сотрудников, может улучшить безопасность данных компании, поскольку ограничивает количество людей, которые могут иметь доступ к важным документам или имуществу компании. Использование средств предотвращения потери данных также может помочь выявить и смягчить риски безопасности.

7. Создайте процедуры обзора и последующих действий

Добавление временных рамок для пересмотра и обновления плана может обеспечить постоянное соответствие удаленных политик компании ее миссии. Это также может дать руководству компании время для переоценки потребности в виртуальных рабочих местах в организации. Просмотр и последующие действия по плану также могут помочь определить любые корректировки, необходимые в текущем плане. Некоторые последующие процедуры, которые компания может внедрить, включают:

• Пересмотр плана через месяц

• Отправка опросов виртуальным сотрудникам

• Сравнение отчетов о производительности сотрудников

• Анализ отчетов по отзывам клиентов

• Проверка производственных отчетов

Советы по реализации плана удаленной работы

Вот несколько советов, которые следует учитывать при создании и реализации плана удаленной работы:

Поддерживать культуру компании

Обнаружение способов сохранения корпоративной культуры при переходе на удаленную среду может повысить удовлетворенность сотрудников и их производительность. Вы можете поддерживать культуру своей компании различными способами, такими как подарочные карты, расширенные пакеты преимуществ, виртуальные корпоративные мероприятия и выходные дни в масштабах всей компании. Например, если ваша компания уделяет первостепенное внимание здоровью и благополучию своих сотрудников, вы можете предоставить льготу на оздоровление, которая включает членство в тренажерном зале или занятия фитнесом.

Внедряйте видеоинструменты

Видеоинструменты могут улучшить общение между сотрудниками компании. Это полезно, если ваши сотрудники любят общение лицом к лицу или учатся визуально. Например, вы можете проводить обучающие видеосеансы, которые предлагают визуальное обучение наряду с письменными методами обучения.

Используйте цифровые инструменты

Если ваша компания еще не использует цифровые инструменты, вы можете внедрить некоторые из них для улучшения повседневных операций. Цифровые инструменты позволяют вашей компании перейти на безбумажные документы, поскольку они позволяют преобразовывать физические документы в виртуальные отчеты. Наличие виртуальных документов также увеличивает доступность информации в вашей компании, поскольку сотрудники должны иметь легкий доступ к этим документам. Это особенно полезно, если сотрудники работают в разное время суток или в разных часовых поясах.

Советы по поддержанию долгосрочного плана

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам создать успешный долгосрочный план удаленной работы:

• Приспосабливайтесь к рабочему графику: у многих удаленных сотрудников могут быть другие задачи в течение дня, такие как уход за детьми, встречи или встречи с детьми из школы. Предоставление сотрудникам возможности создавать гибкий график может повысить производительность труда сотрудников.

• Выделите преимущества для сотрудников: информирование ваших сотрудников о конкретных преимуществах удаленной работы может повысить их уверенность в переходе, поскольку они могут быть незнакомы с удаленной работой, и это может помочь облегчить любые проблемы, которые у них могут возникнуть. Завоевание доверия сотрудников к плану может увеличить вероятность успеха плана.

• Поощряйте коммуникацию компании: активное участие в каналах связи компании может показать сотрудникам, как компания заботится о своих сотрудниках и ценит их. Общение с лучшими работниками и успехами компании в каналах связи компании также может повысить мотивацию отдельных сотрудников.

• Создайте систему обратной связи: создание метода обратной связи для сотрудников может показать ценность, которую компания придает своим сотрудникам. Это также может помочь компании улучшить существующий план за счет определения областей, в которых может потребоваться больше информации, и дать возможность ответить на вопросы сотрудников о самом плане.