Письмо с деловым запросом: определение и пример

Есть много причин, по которым вы можете отправить деловое письмо в течение рабочего дня. Одно письмо, которое вам может понадобиться отправить, — это письмо с деловым запросом, которое можно использовать, чтобы попросить о чем-то другое предприятие. Если вам нужно попросить другую компанию о совместной работе над продуктом, услугой или даже пожертвованием, вам может пригодиться написание письма с деловым запросом. В этой статье мы объясним, что такое письмо с деловым запросом, когда отправлять письмо с деловым запросом, как его написать, и приведем пример письма с деловым запросом.

Что такое деловое письмо-запрос?

Письмо с деловым запросом — это письмо, которое вы отправляете в ходе своей работы, чтобы запросить что-то у другого бизнеса. Ваше письмо может быть простым и прямым, или вы можете писать убедительное письмо, чтобы побудить получателя совершить определенное действие. Письмо с деловым запросом форматируется так же, как и любое другое деловое письмо, которое вы можете отправить, и часто должно быть напечатано на фирменном бланке компании, чтобы оно выглядело официально. Он должен включать любую информацию, необходимую человеку, с которым вы связываетесь, чтобы ответить вам.

Когда вы отправляете письмо с деловым запросом?

Каждый раз, когда вы отправляете письмо с просьбой о чем-то от другой компании, оно считается письмом с деловым запросом. Это может быть запрос на деловое партнерство как с вашим работодателем, так и с компанией, с которой вы связываетесь, или это может быть запрос на услугу или продукт. Если вы надеетесь наладить сотрудничество между вашим бизнесом и другим бизнесом, вы можете отправить письмо с деловым запросом. Вы также можете отправить письмо с деловым запросом, если вы просите компанию сделать пожертвование на ваш сбор средств.

Как написать деловое письмо с запросом

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать эффективное письмо с деловым запросом:

1. Используйте фирменный бланк

Один из лучших способов показать, что ваше письмо является законным письмом с деловым запросом, — напечатать его на фирменном бланке вашей компании. Если вы печатаете на обычной белой бумаге, она может показаться менее официальной или ее будет легче подделать. Это особенно важно, если компания, в которую вы обращаетесь, незнакома ни с вашим работодателем, ни с вами. Используя фирменные бланки, вы добавляете подлинности своему письму и предоставляете получателю подробную информацию о вашей организации, которую он может исследовать дальше.

2. Форматируйте как деловое письмо

Ваше деловое письмо с запросом должно быть отформатировано так же, как и любое другое деловое письмо. Это включает в себя предоставление названия вашей компании и контактной информации, которая может уже присутствовать, если вы используете фирменный бланк. Вы также должны включить:

• Имя человека, с которым вы связываетесь

• Название бизнеса

• Адрес бизнеса

• Приветствие

• Тело вашего письма

• Профессиональное закрытие

• Подпись

Если у вас есть какие-либо вложения, например дополнительные документы или конверт, вы также можете добавить примечание внизу, указывающее на наличие вложений.

3. Подведите итоги

Ваш первый абзац должен обобщать ваш запрос, чтобы получатель сразу понял, почему вы отправляете ему письмо. Это важно, потому что, если получатель не ожидает вашего письма, он может не найти время, чтобы сначала прочитать его полностью. Имея четкое и краткое изложение вашего запроса в начале письма, вы увеличиваете шансы, что получатель продолжит читать. Вы также можете указать, почему ваш запрос важен для вас или вашего работодателя.

4. Объясните, чего вы хотите

Основной текст вашего письма, который является вторым абзацем, должен быть объяснением вашего запроса. Оно должно быть как можно более подробным и ясным, чтобы получатель понял, о чем вы спрашиваете, и как он должен ответить. Однако вы не хотите, чтобы этот абзац был слишком длинным. Если вам нужно много слов, чтобы объяснить ваш запрос, возможно, вам придется разбить этот раздел на два абзаца, чтобы он не был большим текстовым блоком.

5. Заключение

Ваш последний абзац должен быть вежливым завершением и благодарить получателя за то, что он прочитал ваше письмо и, надеюсь, выполнил вашу просьбу. Вы также можете включить любую информацию, которая имеет отношение к вам позже по телефону или электронной почте, а также любую прямую контактную информацию. Таким образом, вы дали им свой запрос и способ задать вопросы, если им нужна дополнительная информация. После последнего абзаца вы захотите закрыть письмо и подписать его.

Пример письма с деловым запросом

Вот пример письма с деловым запросом:

98205 Марвел Роуд.
Джонстон, ИА 52587
26 мая 2021 г.

Смуш Домашние животные
9358 Джейкобстаун ул.
Айова-Сити, ИА 54892

Для предъявления по месту требования:

Я пишу вам сегодня, чтобы спросить, не заинтересован ли ваш зоомагазин в том, чтобы сделать пожертвование в наш приют для животных, поскольку мы входим в наше самое загруженное время года.

Как вы, вероятно, знаете, весна и лето — самое загруженное время для спасения животных, так как это время года, когда дикие и бродячие животные, скорее всего, производят котят и щенков. Нас наводняют животные, нуждающиеся в доме, многие из них молодые и уязвимые. У нас есть большая сеть волонтеров и опекунов, которые помогают нам ухаживать за животными, однако этот приток требует дополнительных ресурсов в виде денег, еды и других материалов.

Мы надеемся, что ваш бизнес будет заинтересован в оказании нам финансовой поддержки, которую вы можете положить в прилагаемый конверт с обратным адресом и маркой, или в виде других ресурсов, к которым у вас может быть доступ, таких как еда, игрушки, постельные принадлежности и многое другое.

Мы хотели бы создать долгосрочное партнерство между нашими двумя организациями и были бы рады признать вас одним из наших спонсоров, если вы заинтересованы. Вы можете связаться со мной по моему рабочему телефону 319-258-4658 в течение рабочего дня или по электронной почте a.ingalls@email.com.

Искренне,
Элли Ингаллс