Перечисление обязанностей регистратора в вашем резюме (с примерами)

17 января 2021 г.

Администратор обычно является первым человеком, с которым клиенты взаимодействуют при контакте или посещении предприятия. Тщательно составленное резюме администратора подчеркнет навыки и опыт, необходимые для успешной работы на этой должности. В этой статье вы узнаете о наиболее распространенных обязанностях администратора, наиболее важных навыках, которыми должен обладать секретарь, и о том, как указать опыт работы администратором в своем резюме.

Что делает ресепшн?

Администраторы работают в качестве помощника на стойке регистрации и несут ответственность за несколько обязанностей административной поддержки, которые обеспечивают эффективную работу офиса. Администраторы могут приветствовать посетителей, обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, вести файлы и записи, выполнять ввод данных, вести офисные календари и расписания, содержать офис в чистоте, безопасности и порядке, а также поддерживать полный запас канцелярских принадлежностей.

Общие обязанности регистратора

Некоторые из наиболее распространенных обязанностей ресепшн включают в себя:

• Телефон и стойка регистрации

• База данных и управление записями

• Обслуживание клиентов

• Исполнительная и административная поддержка

• Управление календарем

• Обслуживание офиса и снабжения

Телефон и стойка регистрации

Администраторы — первые люди, которые приветствуют клиентов как по телефону, так и при посещении предприятия. В их обязанности, связанные с приемом телефонных звонков, входит ответ на входящие звонки, прием сообщений, переадресация звонков нужному абоненту, проверка голосовой почты и ответ на пропущенные звонки. Администраторы могут также отвечать на общие вопросы клиентов и поставщиков о бизнесе.

Когда клиент или поставщик лично посещают предприятие, администратор приветствует посетителя и направляет его в нужное место. Администратор также может попросить посетителя подождать в вестибюле, пока он не свяжется с нужной стороной для сопровождения посетителя. Администратор также может вести гостевой журнал.

База данных и управление записями

Администраторы могут вести общие офисные записи и управлять данными, поддерживая офисную систему хранения документов, записывая информацию, полученную при общении с поставщиками и клиентами, а также собирая и распределяя входящую и исходящую почту.

Администратор может нести ответственность как за физическую почту компании, так и за электронную почту. Администраторы также могут собирать личную информацию от новых клиентов, а также проверять и записывать эту информацию при необходимости. Например, регистратор в медицинском кабинете обычно собирает информацию о новых пациентах и ​​проверяет их страховое покрытие.

Обслуживание клиентов

Роль администратора имеет решающее значение для обслуживания клиентов бизнеса, поскольку администратор часто является человеком, с которым клиент или поставщик общается чаще всего, и первым, с кем они взаимодействуют при контакте или посещении бизнеса. Администраторы должны иметь отличные навыки обслуживания клиентов, в том числе способность сохранять спокойствие и дружелюбие при решении проблем.

Исполнительная и административная поддержка

Администраторы могут оказывать руководящую и административную поддержку, такую ​​как подготовка и представление отчетов и электронных таблиц руководителям, подготовка помещений для собраний и обучения, а также ведение протоколов собраний.

Управление календарем

Администраторы обычно отвечают за ведение календарей и расписаний в офисе. Они могут назначать клиентов и поставщиков для телефонных или личных встреч, подтверждать встречи клиентов и поставщиков, назначать офисный персонал для выполнения обязанностей вне офиса и планировать мероприятия компании. Администраторы также могут планировать и координировать поездки офисного персонала.

Обслуживание офиса и снабжения

Администраторы выполняют общие задачи по обслуживанию офиса, такие как поддержание чистоты, безопасности и порядка в офисе. Они также проверяют запасы канцелярских товаров, заказывают новые и распределяют их по мере необходимости.

Навыки, которые нужно выделить в резюме администратора

Следующие навыки важны для успеха администратора:

Навыки общения

Администраторам необходимы отличные устные и письменные навыки общения, поскольку они приветствуют клиентов и посетителей, отвечают на телефонные звонки и отвечают на электронные письма. Администраторы также должны эффективно общаться с руководителями и персоналом по всему бизнесу.

Навыки управления временем

Навыки управления временем относятся к способности человека выполнять несколько задач и выполнять проекты и задачи вовремя. Администраторы часто выполняют несколько задач в течение дня, и им необходимо расставлять приоритеты для этих задач, чтобы своевременно выполнять свои обязанности.

Технологические навыки

Технологические навыки относятся к способности печатать и использовать офисное оборудование, такое как компьютеры, телефоны, копировальные аппараты, факсимильные аппараты и принтеры. У администраторов часто есть многоканальный телефон, которым они должны управлять, а также выполнять задачи управления офисом, такие как хранение, копирование, печать, отправка факсов и почтовая рассылка. Администраторы также должны иметь как минимум промежуточные навыки использования набора продуктов Microsoft Office.

Навыки обслуживания клиентов

Администраторы часто являются первыми, к кому клиенты и продавцы обращаются, когда у них возникает проблема или проблема. Они должны сохранять спокойствие, признавать и исследовать проблемы и решать проблемы или направлять их нужному лицу для решения, сохраняя при этом профессиональное и дружелюбное поведение.

Конфиденциальность

Администраторы могут иметь доступ к личной и конфиденциальной информации о клиентах и ​​поставщиках, такой как медицинские истории, информация о занятости, семейные истории, контактная информация и многое другое. Для администратора важно проявить профессионализм в сохранении конфиденциальности клиентов и поставщиков.

Организационные навыки

Организационные навыки относятся к способности планировать, расставлять приоритеты и управлять офисными обязанностями. Администраторам нужны отличные организаторские навыки, потому что они планируют и подтверждают встречи, направляют клиентов и посетителей в нужное место, направляют клиентов и посетителей в нужное место, делают заметки на встречах и поддерживают организацию офиса.

Как указать обязанности администратора в резюме

Выполните следующие действия, чтобы указать свой опыт работы администратором в своем резюме:

1. Прочтите описание вакансии

Начните с прочтения описания вакансии, чтобы найти ключевые слова, относящиеся к конкретным навыкам, качествам и опыту, которые ищет работодатель. В описании работы также, вероятно, будут перечислены некоторые из основных обязанностей, которые успешный кандидат будет выполнять на своей должности.

2. Составьте список своего опыта

Напишите список всего опыта, который вы приобрели благодаря работе или волонтерству. Вы также можете включить награды и достижения, которые вы достигли, которые подтверждают ваш опыт и мастерство.

3. Найдите свои сильные стороны

Просмотрите список своего опыта и достижений и найдите опыт, который демонстрирует ваши самые сильные стороны и наиболее соответствует должностной инструкции администратора.

4. Укажите свой опыт в резюме

Подробно опишите свой опыт в резюме. Используйте числа, проценты и значения для количественной оценки опыта, когда это возможно. Постарайтесь показать свой профессиональный рост и развитие с течением времени в разделе вашего опыта.

5. Подготовьтесь ответить на вопросы о своем опыте

Интервьюер или менеджер по найму может задать вам конкретные вопросы об опыте, который вы указали в своем резюме. Приготовьтесь ответить на эти вопросы с подробными объяснениями и примерами вашей работы на предыдущих должностях.

Образец резюме о обязанностях администратора

Вот пример раздела опыта из резюме администратора:

Юридическая фирма Кевина Джеймса, Сарасота, Флорида
август 2018 г. – август 2019 г.

• Приветствуйте и приветствуйте клиентов и посетителей и создавайте положительное первое впечатление о компании

• Собирайте информацию о новых клиентах во время первого телефонного звонка и первой встречи и сохраняйте конфиденциальность

• Предложите посетителям подождать в вестибюле, уведомляя адвокатов и юридический персонал о прибытии посетителя.

• Подготовьте переговорные комнаты и посетите первые встречи с клиентами и показания, чтобы делать заметки

• Отвечайте на входящие телефонные звонки и отвечайте на пропущенные звонки, отвечайте на голосовые сообщения и электронные письма и распределяйте входящую почту

• Назначайте встречи и ведите календари для сотрудников из четырех адвокатов и шести помощников юристов.

• Подготовьте транспортные средства и жилье для адвокатов, клиентов и свидетелей по мере необходимости.

• Поддерживать как физические, так и цифровые системы хранения документов и создавать более эффективный процесс подачи документов.

• Поддерживать порядок в офисе, ежедневно убирая и наводя порядок в офисе, еженедельно проверяя запасы канцелярских товаров и заказывая их по мере необходимости.