Отслеживание хода проекта за 7 шагов

Отслеживание проекта — это метод, который вы можете использовать для измерения общего прогресса проекта с момента его планирования до его завершения вашей командой. Отслеживание хода выполнения проекта позволяет вам отслеживать прогнозируемый прогресс в сравнении с фактически достигнутым прогрессом. Это полезная стратегия, позволяющая команде управления проектом выполнять свои задачи вовремя. В этой статье мы обсудим, почему важно отслеживать ход выполнения проекта, как отслеживать ход выполнения за семь шагов и дадим несколько полезных советов.

Почему важно отслеживать прогресс?

Отслеживание хода выполнения проекта имеет важное значение для вероятности завершения проекта в указанный период времени. Вот четыре причины, по которым важно отслеживать ход проекта:

• Успех проекта: одновременная работа и отслеживание проекта увеличивает вероятность общего успеха проекта.

• Более управляемые цели: отслеживание позволяет вам брать более крупные цели и превращать их в более мелкие задачи, которые легче выполнить.

• Управление временем: отслеживание позволяет определить, выполняет ли ваша команда задачи вовремя, чтобы завершить проект к сроку.

• Ответственность: члены команды с большей вероятностью будут нести ответственность за свою работу, когда вы оба отслеживаете ее.

Как отслеживать прогресс за 7 шагов

Вот список того, как вы можете отслеживать ход текущего проекта в семь шагов:

1. Составьте план проекта

Прежде чем каждый приступит к выполнению своих проектных задач, полезно поработать вместе с командой над созданием плана проекта. Члены команды могут дать представление об идеальном способе выполнения задач и о том, сколько времени, по их оценкам, может занять выполнение каждой задачи. Это также идеальное время для обсуждения командных ожиданий вместе и индивидуально, чтобы все четко понимали, каковы их роли и какие задачи они несут ответственность за выполнение.

2. Ставьте измеримые цели

Постарайтесь ознакомиться с конкретными навыками каждого в группе. Обладая этими знаниями, вы можете создавать индивидуальные цели для каждого человека, чтобы они могли сделать все возможное для достижения своих целей к согласованному сроку.

Цели, которые вы создаете для всего проекта и отдельных членов вашей команды, должны быть реалистичными, четкими и измеримыми. Реалистичные цели – это те, которые достижимы в разумные сроки. Постарайтесь быть ясным, объясняя цели своей команде, чтобы ваши ожидания были понятны всем. Наконец, цели могут быть наиболее полезными, когда они измеримы. Измеримые цели включают данные и числа. Например, вместо того, чтобы говорить, что ваша команда должна закончить задачу в кратчайшие сроки, запишите конкретную дату ее ожидаемого завершения.

3. Установите четкие сроки

При установлении сроков рассмотрите возможность установления четких ограничений для проекта, а также для отдельных задач. Когда у членов команды есть определенные сроки для своей части проекта, им может быть легче сосредоточиться на каждой отдельной задаче, чтобы выполнить свои обязанности к сроку. После того, как вы установили крайние сроки, отслеживать ход выполнения проекта становится намного проще, потому что все четко понимают, когда им нужно выполнить задачи.

4. Соберите данные

Первым шагом в сборе данных является решение, какие методы использовать при их сборе. Ваша команда может решить отправлять письменные отчеты о своем прогрессе, или вы можете счесть более выгодным проведение еженедельных собраний, на которых все одновременно делятся с вами своими обновлениями, а вы собираете данные, которыми они делятся.

Второй шаг в сборе данных — отслеживание данных. Вы можете использовать электронные таблицы для организации и кодирования данных цветом или использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать все. Какой бы метод вы ни выбрали, старайтесь быть последовательным в заполнении информации, чтобы она была актуальной по мере продвижения проекта, и у вас были точные данные, которыми вы могли бы поделиться с заинтересованными сторонами, если они потребуют обновлений. Кроме того, если несколько членов команды вводят данные, убедитесь, что существуют рекомендации, чтобы данные оставались согласованными на протяжении всего проекта.

5. Используйте канбан-доску

Полезным инструментом, позволяющим держать команду в курсе, является использование визуального пособия, которое вы можете обновлять по мере продвижения проекта. Многие компании сейчас используют доски скрама, которые используются командами для отслеживания хода выполнения проекта. Канбан-доски также позволяют им разбивать большие задачи на более мелкие и более управляемые. Он использует такие категории, как «не начатые задачи», «незавершенные задачи» и «задачи завершены», чтобы систематизировать ваш прогресс. По мере выполнения задач они перемещаются по категориям, пока все задачи не окажутся в столбце «Выполненные задачи».

Использование этого наглядного пособия позволяет команде увидеть, что еще предстоит начать, что в настоящее время завершается и что они уже сделали. Каждый может легко увидеть, достигают ли они цели для выполнения своих задач вовремя и что им еще нужно выполнить.

6. Скорректируйте ожидания

В ходе проекта бывают моменты, когда может быть полезно скорректировать ваши ожидания относительно графика проекта. По мере выполнения проекта и сбора данных вы можете заметить, что ваша команда выполняет некоторые задачи с опозданием или раньше срока или что общая стоимость материалов отличается от того, что вы изначально ожидали.

Например, если задачей одного члена команды является создание презентации ближе к концу проекта, он не сможет завершить свою работу, пока не получит готовые данные от других членов команды. Если чей-то прогресс не соответствует вашему ожидаемому прогрессу, скорректируйте некоторые цели вашей команды, чтобы работа каждого была перераспределена эффективно, чтобы они могли выполнить ее к сроку.

7. Регулярно проверяйте

Если вы регулярно общаетесь со своей командой, вы можете проявлять инициативу и следить за тем, чтобы все выполняли свою работу в установленные сроки. Если у вас регулярные встречи, проще предложить помощь, если вы заметите, что кто-то может не уложиться в срок. Вы можете избежать негативных результатов и вместо этого сосредоточиться на достижении общей цели проекта.

Подумайте о том, чтобы поговорить с вашей командой, чтобы установить установленный график проверок. Если вы чувствуете, что вам нужно больше по мере продвижения проекта, вы можете добавить больше. Точно так же вы можете понять, что вам не нужно столько, сколько вы думали, и сможете уменьшить общее количество, которое вы планируете иметь, в зависимости от того, как проект развивается на этапе выполнения.

Советы по отслеживанию хода проекта

Вот несколько советов, которые помогут вам отслеживать ход проекта:

• Планируйте риски. Полезно планировать любые потенциальные проблемы, с которыми может столкнуться проект на любом этапе его выполнения. Если вы знаете и готовы к рискам, вероятность их возникновения снижается.

• Держите наглядное пособие. Наличие визуального представления общего хода проекта помогает держать всех в курсе того, что команда завершила и что им еще нужно сделать. Вы можете обновлять его ежедневно, чтобы у всех была самая актуальная информация о ходе проекта.

• Предложите помощь своей команде. Если вы предложите помощь членам вашей команды, это может создать более продуктивную рабочую среду. Подумайте о том, чтобы дать им полезные советы, чтобы они могли не сбиться с пути, выполняя свои задачи. Расширьте предложение о том, когда вы можете ответить на вопросы или помочь, если вам нужна помощь.

• Создайте систему вознаграждений. Подумайте о создании системы вознаграждения для члена вашей команды или для себя. Каждый раз, когда вы проходите этап правильно и вовремя, вы зарабатываете свою награду и сохраняете мотивацию на этом пути.

• Держи журнал. Старайтесь выделять несколько минут каждый день, чтобы записывать достижения дня и то, над чем вы можете поработать в будущем. Размышления об общем прогрессе могут принести вам пользу, помогая придумать новые стратегии для достижения успеха на этом пути.